10 motivos para trocar a planilha de recrutamento por um sistema inteligente

Você ainda está usando planilhas para fazer processos de recrutamento e seleção?

Contratar pessoas excelentes é a chave para construir um negócio de sucesso. Desse modo, você pensaria que a maioria das empresas usa ferramentas de recrutamento especializadas para gerenciar esta tarefa que é fundamentalmente importante.

Empresários buscam ferramentas especializadas para quase todos os outros aspectos importantes de seus negócios: ferramentas para gerenciamento de projetos, para gestão de mídias sociais, para e-mail marketing, para atendimento ao cliente. Mas quando se trata de acompanhar um investimento de alto risco, como a contratação, muitas empresas ainda contam com uma combinação desarticulada de email e Excel, em vez de um software de recrutamento especializado.

Imagine a cena …

Um currículo chega na sua caixa de e-mails. Você o encaminha e troca e-mails com colegas para obter feedback. Competindo por atenção em uma caixa de entrada ocupada, o currículo desaparece de vista ou é arquivado em uma pasta de e-mail. Você se esquece disso. Alguns dias depois, você se pergunta o que aconteceu com isso. Você gasta tempo pesquisando em sua caixa de entrada e, em seguida, em uma série de pastas de e-mail. Você não consegue encontrá-lo, mas talvez os detalhes do candidato tenham sido inseridos em uma planilha por segurança? Ou não. E o feedback que você recolheu … você salvou com suas próprias anotações? Onde estão suas anotações? O que aconteceu com a planilha de contratação?

É um cenário demorado, frustrante e muito comum, que desvia o verdadeiro objetivo do recrutamento: tomar decisões colaborativas e estratégicas sobre a contratação de pessoas excelentes.

Eliminando as planilhas de RH

Em sua forma mais simples, o recrutamento é uma conversa prolongada entre equipes existentes e futuras contratações. Historicamente, como a ferramenta de referência para conversas on-line, a caixa de entrada de e-mail é onde a maioria das interações com os candidatos começa. Por isso, é fácil entender por que muitas empresas usam o e-mail para compartilhar informações e se comunicar com os candidatos. O Excel é o sistema para registrar dados de candidatos por motivos semelhantes. Instalado por padrão na maioria dos computadores de negócios, é familiar, fornece forma e estrutura e é de fácil acesso.

Tanto o email quanto o Excel tocam nos principais aspectos da contratação – comunicação e informação do candidato. Mas nenhum deles foi projetado com o recrutamento em mente. Eles podem eventualmente conduzir – através da sorte mais do que o design – a uma série de contratações bem-sucedidas. Mas usá-los através do hábito tem um preço.

10 motivos para substituir e-mail e planilhas de recrutamento por um sistema de recrutamento e seleção de candidatos

Planilhas e caixas de entrada fragmentadas e com uso intensivo de mão-de-obra, não podem competir com o sistema de recrutamento especializado e de rastreamento de candidatos (ATS). Aqui estão 10 bons motivos:

  1. Tarefas administrativas sugam recursos e faz perder tempo
    Gerenciar o processo de contratação do dia-a-dia sem as ferramentas corretas de recrutamento significa que você passará muito tempo repetindo tarefas como copiar e colar, pesquisar, armazenar e salvar.
  2. Impossível cultivar talentos ou obter valor a longo prazo com um pool de candidatos
    Existem bons candidatos que podem ser encontrados em candidaturas anteriores, mas enterradas em planilhas e caixas de e-mail, seu valor é perdido.
  3. É difícil criar uma estratégia de recrutamento
    É difícil tomar decisões de longo prazo e orientadas por dados sobre contratações futuras com sistemas diferentes, um processo inconsistente e nenhuma ferramenta de análise de recrutamento.
  4. O tempo para fechar uma contratação é maior
    Uma métrica essencial de eficiência de recrutamento, o tempo de contratação, é uma forte indicação de como uma equipe de recrutamento está se saindo. Gerenciar manualmente as tarefas que podem ser automatizadas significa que leva mais tempo para passar do estágio de aplicação para o de aceitação – e custa mais.
  5. A experiência do candidato falha nas expectativas
    Um sistema de gestão fragmentado não oferecerá um processo contínuo para candidatos.
  6. Marca empregadora enfraquecida
    Uma fraca experiência de candidato reflete mal a reputação de sua empresa e pode afetar os negócios. Empresas com marcas fortes têm menor custo por contratação e atraem melhores candidatos.
  7. A publicidade manual de emprego é ineficaz e demorada
    A publicação de trabalhos manualmente entre painéis de trabalho individuais e sites de mídia social leva tempo, aumenta sua lista de tarefas administrativas e oferece pouca garantia de sucesso.
  8. Candidatos de boa qualidade são esquecidos ou perdem o interesse
    É difícil acompanhar onde os candidatos estão no processo de contratação, então alguns se perdem pelo caminho. Uma comunicação fraca e pouco frequente leva os outros a desistirem ou serem contratados noutro local.
  9. A conformidade fica em risco
    Sem uma abordagem padronizada ou ferramentas especializadas para verificação de antecedentes de contratação, é mais difícil proteger dados confidenciais de candidatos ou demonstrar como você está cumprindo as leis e regulamentações trabalhistas.
  10. Colaboração em equipe precária
    Usar uma abordagem fraturada para gerenciar a contratação significa que é difícil criar uma equipe de contratação coerente e eficiente, com acesso compartilhado a todas as informações e comunicações relevantes.

O que um sistema de recrutamento inteligente pode fazer?

O uso de um sistema de seleção (ATS) para contratação oferece um espaço on-line e colaborativo para todos na sua equipe do RH. Está repleto de funcionalidades concebidas para simplificar, organizar e centralizar o seu recrutamento:

Trabalhando a partir de um painel de contratação central, você pode avaliar rapidamente seu status de contratação atualizado. Veja rapidamente se há candidatos suficientes em seu pipeline ou se você precisa re-anunciar. Uma barra de lançamento para executar tarefas pendentes, pule direto do painel para os candidatos que precisam de sua atenção.

Pipelines visuais oferecem uma visão clara de quantos candidatos você tem em cada estágio do processo, para cada trabalho que você listou. Uma verificação rápida dirá a você onde focar sua atenção. Muitos candidatos no estágio aplicado? Hora de começar a triagem. Fase de triagem concluída e suficiente perspectiva de qualidade identificada? Hora de começar a entrevistar.

Crie uma equipe eficiente e conectada usando notificações automatizadas para que as pessoas saibam que ações precisam tomar e quando.

Integrações com contas populares de e-mail e calendário significam que se você contatar um candidato fora do seu software ATS, a comunicação ainda será rastreada na linha do tempo do seu candidato usando a sincronização de e-mail bidirecional. Use as integrações de calendário para verificar a disponibilidade da equipe e configurar entrevistas e chamadas com vários participantes diretamente de sua plataforma de recrutamento.

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