Os avanços tecnológicos foram de grande importância e influência para a área de recursos humanos. Afinal, a tecnologia proporcionou um setor mais otimizado, ágil e estratégico. A admissão digital é um dos processos que colaboram para esse avanço e desburocratização do RH.
O processo de admissão é o primeiro contato da empresa com o colaborador. Por isso, é preciso evitar erros para gerar experiências positivas. Mas com tantas papeladas e questões burocráticas, a demora e a proporção de falhas aumentam, prejudicando a empresa.
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O uso de softwares e plataformas de admissão se faz cada vez mais essencial nas organizações, pois tornam este processo mais rápido e efetivo. Assim, os colaboradores têm um impacto positivo logo ao início de sua jornada na companhia.
Continue acompanhando a leitura e veja o que é admissão digital, como ela funciona e todos os seus benefícios!
O que é admissão digital?
Quando um novo profissional é contratado, o RH precisa realizar inúmeras tarefas e procedimentos. Segundo as normas da CLT, a organização precisa fazer o registro de todos os funcionários. Para isso, é necessário solicitar diversos documentos ao colaborador, além do preenchimento de outras fichas e formulários.
Em vez de passar os primeiros dias preenchendo formulários pessoalmente com o seu novo funcionário, por que não otimizar todo o processo? Isso é possível através de um processo de admissão automatizado.
A admissão digital permite que você se comunique com seus novos contratados por meio de um portal online, sem perda de tempo. E isso não está restrito a apenas a hora da contratação e registro. A empresa também pode continuar a fazer essa integração durante todo o primeiro mês do colaborador na organização.
Importância da automatização para o RH
Antes de tudo, o processo de admissão online deve estar entre as tendências de gerenciamento e inovação de qualquer setor de RH. Isso pelo simples fato de agregar valor à todas as áreas da empresa. Além do mais, esse modelo de trabalho digital está ligado às tendências do avanço da tecnologia, colocando a empresa muitos passos a frente.
Trata-se de um passo adiante no conceito de smart RH. Ele possui grande relevância e apresenta uma solução diferenciada no mercado, gerando inovação para colocar o setor de RH de qualquer empresa em um patamar mais alto.
Além de ser muito comum que os candidatos sintam que perderam contato com o novo empregador durante o intervalo entre o recebimento da oferta e seus primeiros dias de trabalho. Os processos de integração que já iniciam antes do início do trabalho permitem facilitar a entrada do novo funcionário nos negócios. Assim, eles ficam mais confiantes e vão ser geradas experiências positivas.
Diferente do que muitos pensam, é simples ter um setor de RH digital com foco no fornecimento de experiências totalmente positivas para recém-contratados. Veja a seguir como funciona este modelo.
Admissão tradicional X Admissão digital
Ainda está em dúvida se automatizar o processo de admissão vale a pena? Confira as diferenças:
Admissão tradicional
Este é o modelo que foi o comum durante muito tempo nas empresas. Veja as características:
- Processo longo e nada prático;
- Trabalho manual e repetitivo;
- Atenção redobrada com as questões burocráticas e trabalhistas para não ocorrer erros graves;
- Exige uma grande estrutura para toda a papelada e anexos necessários;
- O setor de RH acaba perdendo seu foco estratégico na empresa.
Admissão digital
Já este modelo é inovador e muitas empresas já têm aderido esta tendência. Confira abaixo suas principais características:
- Traz avanço para as empresas;
- Eleva o RH a um nível de excelência;
- Processo ágil e funcional;
- Produz uma melhor experiência para ambos os lados;
- O RH pode manter seu foco estratégico na organização;
- Eficiente e traz inúmeros benefícios.
Como fazer uma admissão digital?
O primeiro passo antes de iniciar uma admissão digital é a identificação da melhor solução de software de recrutamento e seleção. Neste caso, a plataforma escolhida determinará como será realizado todo o processo.
Durante o processo de R&S, o sistema permite que a jornada do colaborador seja monitorada e qualificada a partir da automação de processos e da mensuração de medidas importantes para o desenvolvimento da empresa. Além da possibilidade de um maior poder analítico para os profissionais de RH.
Em seguida, se inicia de fato a admissão digital. Mas afinal, como funciona este processo? Fizemos um passo a passo para tirar todas as suas dúvidas referentes a admissão online. Confira:
1. Envio da documentação
No primeiro passo, o RH faz o requerimento dos dados e da documentação necessária. Então o candidato inicia o processo de admissão incluindo todas as informações solicitadas para empresa e envia, via celular, fotos de todos os documentos sem a necessidade de deslocamento.
2. Reunião de informações
Durante toda a etapa de seleção e admissão, o RH reúne todas as informações de maneira centralizada em um banco de dados digital, facilitando a procura de qualquer detalhe. Como é feito de forma digital, é possível restringir o acesso apenas a pessoas autorizadas.
3. Análise das informações e documentação
Após o envio dos documentos pelo candidato, uma ferramenta de admissão faz a conferência e a validação de todas as informações fornecidas pelo futuro colaborador.
4. Integração ao departamento pessoal
Após isso, é encaminhado ao DP as informações do novo funcionário para incluí-lo na folha de pagamento. Isso é feito através do mesmo sistema e com apenas alguns cliques. Por isso, toda e qualquer informação ou dados do profissional podem ser encaminhados com facilidade e rapidez.
5. Integração na equipe e boas-vindas
Por fim, é feito a integração do colaborador na empresa. Através do software de admissão digital é possível iniciar este processo de integração antes mesmo dele iniciar sua jornada profissional na organização. Isso é feito através de mensagens de boas-vindas e de informações ou vídeos sobre a empresa e sua cultura. Isso mantém a proximidade e produz uma boa comunicação com o novo contratado.
Quais são as vantagens da admissão digital
Conheça as principais vantagens que a admissão online oferece para empresas e para os novos colaboradores:
Digitalizar é mais econômico e menos trabalhoso
Simples, um processo digital significa menos trabalho. Com a plataforma certa, as empresas podem evitar grandes usos de papel e outros materiais. Em vez disso, utilizam o meio digital para distribuir os formulários de admissão, exigindo menos tempo e esforço tanto da empresa, quanto do colaborador.
E mais, é possível fornecer aos novos funcionários o acesso a um novo portal, onde os documentos podem ser preenchidos e assinados eletronicamente. Além disso, esses documentos são entregues antes mesmo de chegar à empresa.
Quando colocado em prática, esse processo – chamado de pré-admissão – faz com que as empresas estejam 1,6 vezes mais propensas a ter um custo menor por contratação.
As plataformas de integração digital permitem que as empresas economizem dinheiro em pacotes de papel, tornando a empresa mais sustentável. Também é possível se integrar a todas as outras plataformas de RH da sua empresa (folha de pagamento, ERP, etc.), facilitando a vida de toda a equipe.
Torna-se mais pessoal
É raro que você veja os termos “digital” e “mais pessoal” na mesma frase, mas a integração digital libera mais tempo para os gestores terem um contato mais “cara a cara” com os novos funcionários.
No primeiro dia de um novo colaborador, a admissão online ajuda a reduzir o tempo gasto com o preenchimento de fichas. Isso libera o tempo para discussões mais pessoais sobre a cultura da organização, assuntos relacionados ao trabalho, fluxo de trabalho e desempenho da equipe.
Nos dias seguintes, a integração feita através de um processo de admissão digital permite que os novos funcionários e seus gerentes acompanhem o progresso do treinamento, comuniquem-se abertamente sobre as expectativas, desenvolva as metas de execução e, ao executá-las, a métrica do tempo de execução é reduzida.
A integração se torna mais envolvente
Você acredita que um novo colaborador prefere sentar e olhar enquanto o profissional de RH de sua empresa passa os valores e solicitações de missão da empresa ou que ele prefere assistir a uma apresentação interativa e rica em mídia que exibe essa cultura por meio de vídeos ao vivo, exemplos e depoimentos de pessoas com quem ele trabalha?
A primeira opção parece típica. O último é apenas um exemplo de como as organizações são capazes de aproveitar a tecnologia atual para criar uma estratégia de integração e admissão digital mais envolvente.
Você pode achar importante e essencial que todas as comunicações ocorram cara a cara ou por telefone, mas a participação online é capaz de envolver toques mais pessoais. Claro, se isso estiver de acordo com a cultura de sua organização.
Você também pode estar preocupado com o custo de projetar um processo de integração online. Isso varia de organização para organização, mas muitos empregadores concordam que o custo inicial da criação é compensado pela execução e produtividade gerada.
Quais ferramentas podem ser usadas na admissão online?
Todas as etapas de um processo de admissão podem contar com a ajuda de alguma tecnologia. Por isso, é importante conhecer as ferramentas que podem ser usadas nesse tipo de situação e que vão facilitar todo o processo. Conheça as principais:
Redes sociais
Redes sociais são uma ótima ferramenta de contato entre empresas e candidatos. Atualmente, o Linkedin é uma das principais redes de conexões profissionais, com mais de 500 milhões de usuários em todo o mundo.
Estima-se que atualmente, mais de 90% dos profissionais de nível superior fazem parte desta rede social, se tornando um dos melhores lugares para encontrar candidatos. Além de ser possível usar currículos, publicar vagas, gerar conteúdo e participar de fóruns de discussões.
Softwares de recrutamento e seleção
Os softwares de recrutamento e seleção podem (e devem) fazer parte desse processo, uma vez que eles são possíveis de criar, reproduzir candidatos, filtrar informações e aumentar a assertividade de um processo de seleção. Tudo isso de maneira remota, online e funcional.
Armazenamento na nuvem
O uso de armazenamento na nuvem é essencial para um processo de admissão digital. Através dele, o RH é capaz de manter todos os documentos dos funcionários em um espaço online ilimitado que pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar.
As vantagens de usar esta ferramenta são muitas. A principal é a economia de espaço. Como os documentos digitais são armazenados na web, não há necessidade de ocupar o ambiente físico do escritório com armários, estantes ou gavetas, por exemplo. Outro benefício é a segurança das informações, uma vez que os documentos físicos são mais fáceis de serem perdidos, violados e desorganizados.
Com o armazenamento na nuvem, não há hipóteses de um contrato importante desaparecer. Além disso, quando o RH precisar de um arquivo determinado, ele estará lá, pronto para ser acessado em um ambiente virtual, protegido e de fácil acesso.
Assinaturas digitais
A admissão digital envolve também a criação de arquivos digitais originais. Documentos que são criados em um ambiente virtual sem a necessidade de uma versão física.
Nesses casos, a assinatura digital é uma ferramenta que garante a validade jurídica necessária, permitindo que eles sejam usados como provas em eventuais ações legais. Esse tipo de tecnologia, faz uso de criptografia e vincula um certificado digital ao documento que foi assinado, atestando assim, sua autenticidade.
Softwares de admissão digital
Utilizar um software de automação é uma das ferramentas mais importantes e necessárias do processo de admissão digital. Utilizá-las permite que os próprios colaboradores preencham seus dados e enviem seus documentos digitalizados para o cadastro de admissão.
Com isso, tanto o RH – com a redução do trabalho operacional do departamento – quanto o colaborador – informa seus de uma maneira muito mais dinâmica – são beneficiados.
O uso desses softwares têm sido cada vez mais de grande importância para as organizações, pois tornam mais eficientes diversos procedimentos. A plataforma da JobConvo, por exemplo, conta não apenas com todas as funcionalidades anteriores para admissão, mas também dispõe de recursos para processos de recrutamento, seleção e desligamento online.
Confira os principais benefícios de um software que oferece o serviço de admissão online:
- A plataforma permite que o usuário visualize o número total de colaboradores em admissão;
- Confira o progresso de cada admissão e os detalhes sobre cada profissional nessa situação;
- Realize a integração de dados entre RH e contabilidade;
- Proporciona a troca de informações entre os departamentos se torna mais simples;
- Garante que o novo colaborador seja incluído corretamente na folha de pagamento e no plano de benefícios.
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