ATS é a sigla para Applicant Tracking System, e sua tradução é Sistema de Rastreamento de Candidatos.
Trata-se de um software de gestão dos processos de recrutamento e seleção de pessoal.
Por isso, dentre suas funcionalidades, podemos dizer que ele ajuda em todas as fases de um processo seletivo, desde a atração de potenciais candidatos até a contratação de um novo colaborador.
Precisamos ressaltar que esse sistema possui filtros estratégicos que ajudam a automatizar todo o processo de recrutamento e seleção, e ainda permite identificar os candidatos mais alinhados às necessidades e valores de sua empresa.
Definição de Applicant Tracking System (ATS)
Como dito, ATS significa Applicant Tracking System, que em português, corresponde a um Sistema de Rastreamento de Candidatos. É um software que automatiza o processo de recrutamento e seleção, desde a coleta de currículos até a entrevista final.
Para se ter uma ideia da importância desse sistema, de acordo com um estudo da Jobscan, em torno de 98,2% das empresas do ranking Fortune 500 fazem uso do ATS.
Evolução e origens do ATS
Os primeiros ATSs surgiram na década de 1990, como sistemas simples que armazenavam e organizavam currículos. No início da década de 2000, os ATSs começaram a se tornar mais sofisticados, com recursos de análise e classificação de currículos.
Ou seja, a partir dos anos 2000, a internet popularizou o uso do ATS, permitindo que as empresas recebessem currículos online de candidatos de todo o mundo.
Assim, esses sistemas se tornaram ainda mais completos, com recursos de inteligência artificial e machine learning, dentre outros.
Desde então, esses sistemas têm evoluído de modo constante e vêm incorporando novas funcionalidades para otimizar a eficiência dos processos de atração e contratação de candidatos.
Por exemplo, um Applicant Tracking System permite fazer a busca de currículos com os termos-chaves desejados para certas vagas, tais como: analista de marketing, gestor de tráfego, estagiário de BI, ou seja, o sistema entrega somente os perfis alinhados a essas palavras.
Atualmente, os ATSs são ferramentas essenciais para o processo de recrutamento e seleção em empresas de todos os portes.
Agora, você já sabe mais sobre essa ferramenta. Vamos ver como ele funciona?
Como um Sistema de Rastreamento de Candidatos funciona?
Primeiramente, observamos que um Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS) é um software que automatiza o processo de recrutamento e seleção, abrangendo desde a coleta de currículos até a entrevista final e a contratação. Confira algumas de suas funcionalidades:
1. Coleta e armazenamento de currículos
Antes de tudo, saiba que a coleta de currículos representa a primeira etapa do processo de recrutamento. O ATS facilita que os candidatos enviem seus currículos online, por meio de um formulário ou portal de recrutamento.
Além disso, o ATS armazena os currículos em um banco de dados acessível a recrutadores e gerentes de contratação. Esse banco de dados possibilita que os recrutadores pesquisem currículos por palavras-chave, filtros ou critérios personalizados.
2. Triagem automática de candidatos
Há ainda a funcionalidade da triagem automática de candidatos, que é uma ferramenta poderosa que pode ajudar os recrutadores a economizar tempo e reduzir o viés humano.
Ou seja, o ATS pode analisar os currículos dos candidatos com base em critérios pré-definidos, como as habilidades e experiência exigidas para a vaga. Essa análise ocorre por meio de palavras-chave, filtros ou algoritmos de inteligência artificial. A triagem automática de candidatos pode ser empregada para:
Eliminar candidatos que não atendem aos requisitos da vaga;
Priorizar candidatos que são mais qualificados para a vaga;
Identificar aqueles que podem ser interessantes para futuras oportunidades.
A seguir, vamos conhecer sobre o processo de rastreamento feito através dessa ferramenta.
3. Rastreamento do processo de recrutamento
Antes de tudo, é importante dizer que o ATS pode ajudar os recrutadores a rastrear o processo de recrutamento, desde a inscrição do candidato até a contratação.
Esse sistema possibilita aos recrutadores visualizar o status de cada candidato, as tarefas realizadas e as próximas etapas do processo de recrutamento.
Logo, essa funcionalidade é útil para assegurar a eficiência e eficácia do processo, evitando a perda de candidatos.
4. Integração com outras ferramentas de RH
Vale ressaltar que o ATS pode integrar-se com outras ferramentas de RH, como sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) e sistemas de gerenciamento de desempenho (PMS). Essa integração auxilia as empresas a aprimorar a eficiência e eficácia do processo de recrutamento.
Por exemplo, o ATS pode integrar-se a um HRMS, permitindo que os recrutadores visualizem informações do candidato, como histórico de emprego e educação. Da mesma forma, a integração com um PMS possibilita que os recrutadores monitorem o desempenho dos candidatos após a contratação.
Qual é a importância do ATS em sua empresa?
Vale ressaltar que um ATS é importante para uma organização por esses motivos a seguir:
Aumento da eficiência no recrutamento
O Applicant Tracking System automatiza muitas das tarefas manuais envolvidas no processo de recrutamento digital, como triagem de currículos, agendamento de entrevistas e envio de e-mails de acompanhamento.
Isso economiza tempo e recursos, permitindo que os recrutadores se concentrem em tarefas mais importantes, como a seleção de candidatos.
Melhoria na qualidade dos candidatos
O ATS também ajuda a garantir que os candidatos mais qualificados sejam selecionados para as vagas disponíveis. Ele faz isso por meio de recursos como triagem de currículos, testes de habilidades e entrevistas em vídeo.
Por sua vez, esses recursos ajudam a identificar os candidatos que melhor se encaixam no perfil da empresa, reduzindo o tempo e o custo associados à contratação de candidatos inadequados.
Padronização dos processos de seleção
Pois bem, o ATS ajuda a garantir que os recrutadores avaliem todos os candidatos de maneira justa e objetiva.
É importante ressaltar que essa abordagem assegura que todos os candidatos sejam avaliados com base nos mesmos critérios, reduzindo o risco de preconceito ou discriminação, por exemplo.
Redução de erros e vieses
De modo complementar, esse sistema ajuda a reduzir erros e vieses no processo de recrutamento, garantindo que os recrutadores avaliem todos os candidatos com base nos mesmos critérios.
Ele realiza essa função por meio da padronização dos processos de seleção e da automação de muitas das tarefas manuais envolvidas no recrutamento.
É importante frisar que essa abordagem contribui para garantir que todos os candidatos sejam avaliados de maneira justa e objetiva, reduzindo o risco de erros e vieses no processo de recrutamento.
Quais as vantagens de utilizar o ATS no recrutamento?
Como destacamos, o Applicant Tracking System (ATS) é um software que auxilia as empresas a automatizar e organizar todo o processo de recrutamento e seleção.
Esse sistema proporciona uma série de benefícios que podem aprimorar significativamente a eficiência dos processos de contratação.
Vamos explorar algumas vantagens de utilizar o ATS no recrutamento?
Acompanhe!
1. Economia de tempo
Primeiramente, saiba que o ATS automatiza tarefas administrativas, como triagem de currículos, agendamento de entrevistas e envio de e-mails aos candidatos.
E essa oportunidade economiza tempo e permite que os recrutadores se concentrem em tarefas mais importantes, como avaliar candidatos qualificados.
2. Melhor experiência do candidato
O ATS oferece uma experiência de candidato mais agradável e eficiente. Os candidatos podem se inscrever facilmente para vagas, enviar currículos e acompanhar o status de suas inscrições. E essa condição ajuda a melhorar a imagem da empresa e a atrair candidatos de alta qualidade.
3. Melhores decisões baseadas em dados
Esse sistema também coleta e analisa dados sobre candidatos e processos de contratação. Isso ajuda os recrutadores a tomar decisões mais informadas e baseadas em dados, em vez de confiar na intuição ou suposições equivocadas.
4. Maior alcance e diversidade de candidatos
Da mesma forma, o ATS permite que as empresas alcancem um público mais amplo de candidatos, incluindo aqueles que podem não ter encontrado a vaga por outros meios.
E essa possibilidade ajuda a aumentar a diversidade de candidatos e a encontrar os melhores talentos para sua empresa.
5. Otimização dos processos de contratação
Por último, esse sistema ATS permite otimizar todo o processo de contratação, desde a triagem de currículos até a oferta de emprego.
Isto é, ele ajuda a garantir que o processo seja eficiente, justo e consistente, e que os candidatos sejam avaliados com base em critérios objetivos.
Recrutamento inteligente x Recrutamento tradicional
Para diferenciar o sistema de Recrutamento inteligente e o Recrutamento tradicional, vamos fazer algumas considerações a seguir.
Assim, você irá perceber se vale a pena ter um sistema de recrutamento inteligente como o ATS, veja:
Contraste entre os métodos tradicionais e inteligentes
Inicialmente, precisamos dizer que o recrutamento inteligente é uma abordagem moderna para o recrutamento que utiliza tecnologias avançadas, como o ATS, para melhorar a eficiência e a eficácia do processo de recrutamento.
Em contraste, o recrutamento tradicional é geralmente baseado em currículos impressos e entrevistas presenciais, o que demanda mais tempo, deslocamentos, maiores custos e outras limitações.
Enquanto isso, o recrutamento inteligente, por meio do ATS, utiliza uma variedade de ferramentas, tecnologias e técnicas para identificar e selecionar os candidatos mais qualificados para as vagas disponíveis.
Vamos entender melhor a seguir.
Adoção de tecnologias avançadas no recrutamento
Uma das principais vantagens do recrutamento inteligente, por meio do ATS, é a adoção de tecnologias avançadas no processo de recrutamento.
Ou seja, o ATS é uma das ferramentas mais importantes do recrutamento inteligente, pois ele ajuda a automatizar muitas das tarefas manuais envolvidas no processo de recrutamento, como: triagem de currículos, agendamento e realização de entrevistas e envio de e-mails.
E isso economiza tempo e recursos, permitindo que os recrutadores se concentrem em tarefas mais importantes.
Flexibilidade e adaptação às mudanças no mercado de trabalho
Outra vantagem do recrutamento inteligente é a flexibilidade e a adaptação às mudanças no mercado de trabalho.
Com o ATS, os recrutadores podem facilmente ajustar seus processos de recrutamento para atender às necessidades em constante mudança do mercado de trabalho.
Logo, essa condição ajuda a garantir que as empresas possam recrutar os melhores talentos, independentemente das mudanças no mercado de trabalho.
Vantagens competitivas do recrutamento inteligente
Além desses fatores todos, o recrutamento inteligente oferece várias vantagens competitivas em relação ao recrutamento tradicional.
Por exemplo, esse tipo de recrutamento ajuda a garantir que os candidatos mais qualificados sejam selecionados para as vagas disponíveis, reduzindo o tempo e o custo associados à contratação de candidatos inadequados.
Além disso, essa abordagem inteligente ajuda a padronizar os processos de seleção e a reduzir erros e vieses no processo de recrutamento, garantindo que todos os candidatos sejam avaliados de maneira justa e objetiva.
Como utilizar o Sistema de Rastreamento de Candidatos?
Agora, você sabe que o Applicant Tracking System é uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar a eficiência e a eficácia do processo de contratação.
E para utilizar o ATS, é necessário seguir alguns passos importantes, observe:
1. Implementação e integração do sistema
À primeira vista, a implementação do ATS envolve a instalação do software e a integração com outros sistemas de RH, como o sistema de gerenciamento de folha de pagamento.
É importante garantir que o ATS seja configurado corretamente e que os dados sejam migrados com precisão.
2. Treinamento de equipes de recrutamento
É preciso também que os recrutadores sejam treinados no uso do ATS para aproveitar ao máximo seus recursos.
E esse treinamento deve incluir a navegação no sistema, a criação de vagas, a triagem de currículos e a comunicação com os candidatos, dentre outros.
3. Personalização de fluxos de trabalho
O ATS pode também ser personalizado para atender às necessidades específicas da empresa.
E precisamos informar que isso inclui a criação de fluxos de trabalho personalizados para diferentes tipos de vagas, a configuração de alertas de e-mail e a personalização de formulários de inscrição.
4. Monitoramento e análise de desempenho
Esse sistema também coleta dados sobre o processo de contratação, incluindo o tempo médio de preenchimento de vagas, a taxa de conversão de candidatos e a qualidade de contratação.
Logo, vale ressaltar que é importante monitorar esses dados e analisá-los regularmente para identificar áreas de melhoria e otimizar o processo de contratação.
Métricas e Indicadores de Desempenho em ATS
Como podemos notar, o ATS além de automatizar e organizar o processo de recrutamento, oferece uma série de recursos que podem ajudar a medir e avaliar o desempenho do processo de contratação.
Veja como isso é possível:
Tempo médio de preenchimento de uma vaga
Antes de tudo, precisamos dizer que essa métrica mede o tempo médio necessário para preencher uma vaga, desde a publicação da vaga até a contratação do candidato.
E um tempo médio de preenchimento de vagas mais curto pode indicar um processo de contratação mais eficiente e eficaz.
Taxa de conversão de candidatos
Já essa métrica de conversão mede a proporção de candidatos que avançam no processo de contratação, desde a inscrição até a contratação.
E uma taxa de conversão mais alta pode indicar um processo de contratação mais eficiente e eficaz. Por isso, fique de olho nesse indicador, certo?
Qualidade de contratação
Enquanto isso, esse indicador mostra a qualidade dos candidatos contratados, com base em fatores como desempenho, retenção e ajuste cultural.
Por sua vez, saiba que uma alta qualidade de contratação pode indicar um processo de contratação mais eficiente e eficaz.
Análise de fontes de recrutamento mais eficazes
Finalmente, essa métrica traz a eficácia das diferentes fontes de recrutamento, como sites de emprego, redes sociais e indicações de funcionários.
E identificar as fontes de recrutamento mais eficazes pode ajudar a otimizar o processo de contratação e atrair os melhores candidatos.
Em resumo, o ATS pode ajudar a medir e avaliar o desempenho do processo de contratação por meio de uma variedade de métricas e indicadores de desempenho.
Como escolher o melhor ATS?
Foi visto que os Sistemas de Rastreamento de Candidatos são ferramentas essenciais para o processo de recrutamento e seleção em empresas de todos os portes.
No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher o melhor sistema para sua empresa.
Veja então algumas dicas para ajudá-lo a escolher o melhor ATS:
1. Avaliação das necessidades da empresa
Primeiro, avalie as necessidades específicas da sua empresa.
Se pergunte: Quais são suas metas de recrutamento? Qual é o tamanho da sua empresa? Qual é o seu orçamento disponível?
Respondendo a essas perguntas, você poderá identificar os recursos e funcionalidades que são mais importantes para você.
Por exemplo, se você precisa de um ATS que possa lidar com um grande volume de candidatos, você precisará de um sistema com recursos de automação robustos.
2. Compatibilidade com sistemas existentes
É importante verificar também se o ATS escolhido é compatível com seus sistemas existentes. Tais como seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
Então, o pessoal da sua área de TI pode te orientar sobre isso.
3. Considerações de custo e ROI
Os ATSs podem variar bastante de preço. É importante considerar o seu orçamento e o retorno sobre o investimento (ROI) esperado antes de tomar uma decisão.
Para tanto, na hora de estimar o ROI, você pode considerar fatores como: a redução do tempo gasto com tarefas de recrutamento, a melhoria da precisão do processo de recrutamento e a redução dos custos de contratação.
Para estimar esse retorno corretamente, pode ser preciso que você colete dados sobre os custos atuais de recrutamento e as metas de recrutamento que você espera alcançar com o uso de um ATS.
Por fim, use uma calculadora de ROI de ATS para estimar o retorno esperado. Existem várias calculadoras disponíveis online que você pode usar.
4. Testes de funcionalidade e suporte ao cliente
Antes de comprar um ATS, é importante também testá-lo para garantir que ele atenda às suas necessidades. E a maioria dos fornecedores desse sistema oferece uma versão de teste gratuita ou com desconto.
Portanto, é importante verificar o suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor. Isso porque você precisará de ajuda se tiver problemas com o sistema ou se precisar de orientação sobre como usá-lo.
Tendências em ATS e Recrutamento
E não podemos esquecer de dizer que os Sistema de Rastreamento de Candidatos estão se tornando cada vez mais sofisticados e integrados, oferecendo novas funcionalidades e possibilidades para as empresas.
Por isso, algumas das principais tendências em ATS e recrutamento incluem estas a seguir, veja:
Abordagens centradas no candidato
As empresas estão, cada vez mais, focadas em criar experiências positivas para os candidatos durante o processo de recrutamento.
E isso inclui o uso de ATSs que são fáceis de usar e que fornecem aos candidatos feedback sobre seu progresso.
Os ATSs podem ser usados para simplificar o processo de inscrição de candidatos, fornecendo um formulário online simples e fácil de preencher.
Por sua vez, eles também podem ser usados para fornecer aos candidatos feedback sobre seu progresso, informando-os sobre o status de sua inscrição e sobre as próximas etapas do processo.
Integração de IA (Inteligência Artificial) e Machine Learning
De modo complementar, a integração de inteligência artificial (IA) e Machine Learning nos ATSs está revolucionando o processo de recrutamento e seleção. Você sabia disso?
Saiba que a IA pode ser usada para analisar currículos e identificar candidatos qualificados, enquanto o Machine Learning pode ser usado para prever o desempenho dos candidatos no trabalho.
E essas tecnologias podem ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, contratando os candidatos mais adequados para as vagas abertas.
Por exemplo, a IA pode ser utilizada para identificar candidatos que possuem as habilidades, valores e experiência necessárias para uma determinada vaga.
Já o Machine Learning pode ser usado para antecipar o desempenho dos candidatos em uma determinada vaga, com base em dados como histórico de emprego, educação e resultados de testes.
Recrutamento preditivo
Para quem não sabe, o recrutamento preditivo é uma abordagem que usa dados e análises para identificar candidatos que são mais propensos a ter sucesso em uma determinada vaga.
Essa abordagem pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, contratando os candidatos mais adequados para as vagas abertas.
Então, o recrutamento preditivo pode ser usado para identificar candidatos com as habilidades e experiência necessárias para uma determinada vaga, bem como com a probabilidade de permanecer na empresa por um longo período.
Automação de processos repetitivos
A automação de processos repetitivos também é uma tendência que está se espalhando por todas as áreas das empresas, incluindo o recrutamento.
E os ATSs podem ser usados para automatizar tarefas como a triagem de currículos, o agendamento de entrevistas e a geração de relatórios.
Precisamos ressaltar que a automação dessas tarefas pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, liberando os recrutadores para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
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