É cada vez mais evidente que o mundo corporativo está passando por uma ampla transformação digital. Isso implica que o setor de Recursos Humanos está concentrado nessa fase de transição e, portanto, cresce gradativamente a busca da inclusão de tecnologia e automatização nos procedimentos do RH.
Antes de entender como realizar essa automatização, vamos visar as causas da transformação. Com um dia-a-dia muito corrido, a rotina cada vez mais acelerada. É nesse momento que as empresas percebem que precisam achar meios de facilitar o trabalho de seus colaboradores.
Ter os processos de RH automatizados faz com que seja possível ter insights, ou seja, a compreensão mais rápida de como os procedimentos seletivos estão sendo desempenhados, permitindo aos profissionais acompanhá-los à distância e entre diversos departamentos da empresa. Saber o sucesso do método de recrutamento e seleção é fundamental pois é possível entender o que é preciso melhorar, o que funciona e o que influencia na imagem que os candidatos vão construir da empresa.
Com a automatização nas estratégias de recrutamento, as equipes de RH ganham rotinas com menos burocracias, tarefas manuais e repetitivas, e também, outra vantagem que não é tão pensada óbvia, a segurança de dados, um risco menor de erros e perda de informações durante a realização dos processos. Isso porque é possível atualizar rapidamente as informações dos candidatos, fazer uma triagem dos currículos e realizar entrevistas de vídeo online que ajudam, também, a detectar os melhores talentos sem precisar que estejam no mesmo local.
Diversos softwares de gestão de processos seletivos que auxiliam na automatização estão disponíveis no mercado. Com o avanço da tecnologia, essas ferramentas dão a possibilidade de que todo o procedimento de seleção, portanto, possa ser feito online. Evidentemente, isso fica a critério de cada equipe de RH e empresa.
Quais as vantagens de automatizar o Processo Seletivo?
Seleção de currículo
Geralmente, em cada vaga, cerca de 75% dos currículos enviados não correspondem aos requisitos pedidos. Isso faz com que a avaliação manual desses currículos possa tomar quase 24h do um profissional de RH por vaga.
Com a ajuda das tecnologias digitais, o sistema consegue cruzar as informações e fazer uma triagem dos currículos que correspondem melhor aos requisitos da vaga. Isso reduz significamente o tempo gasto pelo recrutador e faz com que ele consiga detectar os candidatos mais indicados para as vagas mais facilmente.
Segurança de dados
O registro de dados online diminui os riscos de perda de informações, uso ou manipulação de dados por pessoas não autorizadas. Geralmente, os softwares proporcionam garantias de segurança nas informações dos candidatos,às quais apenas os profissionais autorizados devem ter acesso. Além disso, a tecnologia em nuvem evita a dispersão de dados em caso de problemas no sistema.
Redução de custos
Por ser um processo burocrático e demorado onde o profissional deve receber currículo, avaliar um por um, qualificar por vaga, entrevistar e fazer todo o follow-up com os candidatos e, também com os funcionários envolvidos na vaga , o custo de uma equipe de recrutamento normalmente é bem alto.
Ao optar pelo uso de um software de automatização de processos seletivos, o tempo entre as etapas é reduzido e, assim, o custo das atividades no geral, também.
Contratação de maior qualidade
No caso dos processos de recrutamento e seleção, a tecnologia tem papel fundamental no amplo controle e administração de um banco de dados e análise dos candidatos. Sem esse banco de dados, fica difícil de coletar, acessar e analisar ao longo dos anos o nível de qualidade de contratação.
Essa qualidade de contratação (quanto tempo o recém-empregado fica na empresa, como ele atua, índice de turnover, feedbacks) atualmente é um dos KPIs mais importantes de um recrutador. A inteligência artificial ajuda ainda nesse quesito já que usa os dados para padronizar as combinações entre experiências dos candidatos, conhecimentos, competências e requisitos para vaga com o que já é conhecido pela empresa ao longo dos anos.
O que é possível fazer através de softwares de RH em processos seletivos?
Templates de Etapas de Processos Seletivos
Para evitar que, ao criar cada vaga, o profissional deve reprogramar todas as etapas e perguntas, é possível criar templates de etapas de processos seletivos. Assim, ao criar uma nova vaga, o recrutador pode apenas pegar os templates e adaptar a vaga se for necessário.
Formulário de candidatura customizável
Os formulários podem ser criados a critério da equipe de recrutamento. Pode-se optar por apenas perguntas, ou formulário, adicionar vídeos ou testes. Por exemplo, é possível que seja programado na candidatura de apresentar perguntas que, se o candidato responde de forma errada, pode desqualificá-lo dos processos.
Testes de conhecimento online
Quando a vaga divulgada exigir do candidato uma certa experiência ou domínio de língua, por exemplo, utilizar o método de teste de conhecimentos é uma válida opção pois auxilia a equipe de RH de compreender melhor as competências e conhecimentos do candidato, além do que está exposto no currículo.
Entrevistas online
É possível utilizar a ferramenta para fazer entrevistas de vídeo gravadas com os candidatos. Os recrutadores elaboram perguntas e os candidatos respondem em formato de vídeo na hora.
Além disso, há a possibilidade de fazer entrevistas online e dinâmicas em grupo pelas plataformas. Isso facilita o agendamento de entrevistas e a experiência do candidato por ser tudo em um único meio.
Com a inteligência artificial, pode-se também fazer uma análise das expressões faciais, palavras usadas e padrão de fala dos candidatos. Isso auxilia na hora do conhecimento pessoal do futuro possível funcionário e se ele se encaixa com a vaga e na empresa.
Divulgação das vagas em redes sociais e plataformas
A integração dos softwares com redes sociais e plataforma de vagas auxilia na redução de custo e tempo dos profissionais no momento da divulgação de vagas. Com alguns cliques, é possível concretizar essa comunicação nos diferentes canais e ter um alcance maior sobre os efeitos da divulgação.
Feedbacks automáticos
Os recrutadores podem programar dentro da ferramentas feedbacks e mensagens prontas para envio com a possibilidade de mandar para múltiplos candidatos, o que economiza muito o tempo do recrutador ao invés de mandar um por um.
Admissão digital
Além de toda a burocracia do início da seleção- triagem de currículos, entrevistas, testes – assim que o processo seletivo é fechado há ainda uma outra fase burocrática: a admissão, na qual o profissional selecionado para a vaga deve enviar a documentação e todas as informações e dados pedidos pela empresa. O Onboarding online auxilia e agiliza esse processo para os funcionários, já que os candidatos finais podem enviar os arquivos pelo próprio celular por uma ferramenta já conhecida por eles.
Relatórios
O que seria de todas essas ferramentas se não houvesse os relatórios para medir o sucesso delas? Os relatórios são fundamentais para analisar e entender o comportamento dos candidatos durante as seleções.
Com esses dados, o recrutador pode tomar decisões e fazer alterações, de acordo com a experiência dos candidatos em relação aos processos seletivos.
Empresas que já adotaram softwares de Inteligência Artificial para recursos humanos já viram o custo das equipes de RH diminuir em 75% e o turnover de funcionários em 35%. São resultados altamente positivos que estimulam os recrutadores a mudar sua rotina para uma opção mais estratégica, com mais qualidade em relação ao processo de recrutamento e seleção de novos funcionários. Além disso, a tecnologia acelera o processo de recrutamento, fazendo com que a chance de perder um candidato muito qualificado para uma empresa concorrente seja menor.
Por fim, a tecnologia oferecida pela inteligência artificial nesses softwares, não só pode automatizar uma parte do fluxo de trabalho da sua empresa como pode se integrar com o procedimento atual de recrutamento para que não atrapalhe o fluxo já utilizado pela equipe anteriormente. A automatização de processos de RH já é uma realidade para melhorias e evolução no setor.
