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Como avaliar e dar feedback de desempenho

Como avaliar e dar feedback de desempenho
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No setor de RH e gestão de pessoas, é frequente o surgimento de dúvidas sobre como avaliar e dar feedback de desempenho, já que parte das estratégias de evolução de um negócio está em verificar os problemas existentes e solucioná-los.

O feedback serve como uma ferramenta de análise de desempenho. Sua meta é fazer com que a empresa atinja sempre melhores resultados, elevando a performance dos colaboradores em geral.

Existem diversas maneiras de aplicar o feedback nas suas equipes. Neste artigo, você conhecerá os diferentes tipos de feedback para análise de desempenho, suas aplicações e importância. Continue a leitura!

O que é feedback em uma avaliação de desempenho?

O feedback e a avaliação de desempenho são conceitos diferentes, porém podem ser complementares. 

O feedback de desempenho funciona como uma medida de otimização de performance e solução de problemas. Já a avaliação de desempenho sugere uma análise mais aprofundada sobre os resultados extraídos dos colaboradores.

A avaliação de desempenho normalmente mede de forma prolongada e minuciosa diversas áreas profissionais do funcionário, comparando os indicadores-chave de performance ou os KPIs. Já o feedback corresponde aos dados, comentários, opiniões ou críticas sobre algo a ser resolvido ou reproduzido, se concentrando em situações mais técnicas da rotina da empresa. 

A importância do feedback de desempenho

Atualmente, as empresas têm buscado se tornar cada vez mais competitivas no mercado, desenvolvendo estratégias para o aperfeiçoamento dos colaboradores, direcionando o foco para a gestão de pessoas. Para atingir esse objetivo, é importante que a organização tenha um processo avaliativo eficaz, com um sistema de feedback que auxilie no processo.

O setor de Recursos Humanos busca avaliar os colaboradores para o aperfeiçoamento, desenvolvendo um plano de aperfeiçoamento com base no feedback adquirido por meio da percepção dos itens avaliados, comunicando ao avaliado seus resultados e posição.

Para a avaliação de desempenho, é importante investir em uma boa comunicação, pois o feedback é uma ferramenta que possibilita à empresa construir um relacionamento de união com seus colaboradores.

Para desenvolver um modelo cooperativo entre a organização e os funcionários, é preciso construir um relacionamento onde todos saiam ganhando.

O feedback possibilita que o colaborador trace suas próprias metas para alcançar objetivos pessoais. Ao obter conhecimento da sua avaliação, o profissional pode planejar seu futuro na empresa.

A cultura do pensamento positivo, também pode ser cultivada pela aplicação do hábito de dar feedback. Seja por gestos, palavras ou linguagem corporal, é essencial que se construa um ambiente leve e confortável, melhorando a absorção das avaliações por parte dos colaboradores.

Como dar feedback no processo de avaliação de desempenho?

Para dar feedback na avaliação de desempenho, é necessário definir o que será avaliado e os critérios utilizados para a avaliação.

Os desempenhos podem ser classificados como quantitativos, qualitativos ou em cada competência por níveis. Confira abaixo:

Avaliação de desempenho por critérios quantitativos

Para o sucesso da empresa, é importante ter colaboradores efetivos e que saibam como melhorar suas performances. Neste caso, é possível medir alguns indicadores, como número de telefonemas realizados, reuniões feitas, novos clientes conquistados etc.

Em algumas situações, é necessário definir esses indicadores, como KPIs (Key Performance Indicator) ou Indicadores-Chave de Desempenho, de acordo com  os interesses de cada empresa.

Para um restaurante, por exemplo, o tempo que o cozinheiro leva para realizar cada receita talvez não seja tão importante calcular, mas sim a quantidade de clientes satisfeitos com o prato. Aqui, pode ser estipulado um tempo limite de preparo, mas o importante é a satisfação do maior número de consumidores.

Assim como para o engenheiro, a quantidade de programas bem desenvolvidos é mais importante do que o número de linhas de código digitados por ele.

Diante disso, indicadores de vendas e pesquisas de satisfação podem ser utilizados nas duas situações promovendo motivação e aumento de produtividade.

Avaliação de desempenho por critérios qualitativos

É necessário entender quais são as competências que cada colaborador precisa ter. Dessa forma, é possível segmentar melhor os direcionamentos para cada profissional. Assim, um gerente terá algumas competências que o analista não precisa e o diretor poderá ter a mesma competência que ambos, porém, mais avançada.

Alguns exemplos de competências profissionais e técnicas:

  • Visão do todo;
  • Habilidade com cálculos;
  • Uso de planilhas eletrônicas;
  • Conhecimento de contabilidade;
  • Boa relação interpessoal;
  • Dar foco ao cliente;
  • Domínio de idiomas;
  • Trabalhar em equipe;
  • Conhecimento de normas ou leis;
  • Trabalhar de forma colaborativa;
  • Domínio em programação;
  • Tomada decisão assertiva.

Para cada um dos itens, o feedback e a avaliação de desempenho precisam levar em conta o nível que cada competência atingiu.

Avaliação de desempenho em cada competência por níveis

Veja abaixo como funciona a avaliação de desempenho por níveis:

  • Em desenvolvimento: ainda não domina a competência, sendo capaz de resolver problemas e situações corriqueiras, porém necessita de acompanhamento;
  • Sabe aplicar: já começou a fazer as primeiras operações de forma mais independente, porém seu desempenho ainda é previsível, não atingindo destaque no uso da competência;
  • Em otimização: totalmente independente no uso da competência, buscando colaboração apenas quando necessário, superando as expectativas e padrões de qualidade esperados;
  • Nível de excelência: domínio total da competência, buscando criar e inovar, desenvolvendo suas próprias metodologias e formas de aplicação, podendo treinar equipes dentro de sua área e se tornar um líder de setor.

Exemplo de feedback de avaliação de desempenho

Para realizar a avaliação de desempenho e feedback, basta desenvolver um roteiro definindo as perguntas ideais. Baseie-se nas competências que cada setor e cargo precisa ter, buscando obter 3 elementos na resposta do avaliado:

  • Contexto: em qual situação a competência foi aplicada e o que o levou a empregá-la?
  • Ação: qual foi a tomada de decisão e qual ação prática foi escolhida para a implementação?
  • Resultado: o que mudou em relação ao contexto inicial após a aplicação da competência e os resultados práticos?

Dessa forma, é possível avaliar em qual dos quatros níveis citados anteriormente cada colaborador se encontra.

Dicas práticas para dar feedback de desempenho

Antes de aplicar qualquer feedback, é necessário conhecer na prática a melhor forma de execução para um melhor aproveitamento e resultado. Confira agora algumas dicas finais:

1. Não use críticas pessoais

Esse é um dos erros mais comuns entre os gestores ao se irritar de forma pessoal com determinado erro ou equívoco cometido pelos colaboradores.

Por isso, é importante ter cautela ao dar um feedback, buscando nunca corrigir  o profissional quando estiver irritado. Portanto, é essencial controlar o tom de voz e as palavras utilizadas na comunicação.

É importante ter em mente que o objetivo não é criticar nem atingir a autoconfiança do colaborador. Nunca critique o indivíduo, mas aponte para o trabalho com a postura de um líder na situação, baseando as análises e comentários no desenvolvimento pessoal do profissional.

2. Utilize como uma ferramenta construtiva

Ao desenvolver um feedback de desempenho, é importante estar bem-intencionado. Seja negativo ou positivo, busque ser construtivo em sua avaliação.

O feedback serve como uma contribuição para a melhoria no trabalho do colaborador, utilizando-o como uma ferramenta construtiva e transmitindo esse conceito para os profissionais.

3. Dê feedbacks de forma equilibrada

Outro erro comum entre gestores é dar apenas feedbacks negativos quando algo vai mal. Não destacar os pontos positivos e bons resultados do colaborador pode tornar o feedback em algo destrutivo, ao invés de ser um incentivador da melhora do profissional.

Em contrapartida, existem gestores que temem dar feedbacks negativos, fugindo da situação, tornando mais uma vez o processo destrutivo.

Neste caso, o ideal é extremamente importante que o gestor seja um líder equilibrado, que vai discernir a situação para encontrar o melhor momento para cada feedback e a forma mais assertiva de aplicá-lo a cada colaborador.

Para auxiliar no processo, é necessário preparar os colaboradores para receber o feedback, criando um hábito dentro do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação.

4. Seja transparente

Para uma aplicação mais assertiva, é importante que o feedback seja feito de maneira objetiva e transparente.

Ao observar determinado comportamento ou forma de operação no trabalho, onde é necessário que o colaborador tome alguma providência, seja direto e específico na forma de transmitir isso.

Além disso, evite julgar situações, ofereça sempre um feedback claro e embasado em análises e observações.

5. Utilize a regra de três do feedback de desempenho

Para aplicar um feedback de sucesso, é possível seguir uma regra em três dimensões, bem simples:

  • Explique o contexto;
  • Descreva o comportamento ou procedimento analisado;
  • Mostre as consequências, indicando as mudanças necessárias.

6. Seja resiliente

Por fim, para obter sucesso na aplicação do feedback de desempenho, é necessário ter empatia, se colocando no lugar do profissional e tentando imaginar como seria sua reação e sentimentos ao receber aquele feedback.

Além disso, é importante saber ouvir e receber qualquer ressalva ou observação da parte do colaborador, sempre com sinceridade e atenção.

Caso haja alguma resistência, não rebata de imediato, mas mostre compreensão e  busque ter uma nova conversa em uma nova oportunidade.

Vale lembrar que o feedback não é instrumento de crítica e hostilização, muito menos um mecanismo para resolver problemas pessoais, mas sim um ato de comunicação clara, que tem como objetivo aperfeiçoar o trabalho e as competências dos colaboradores com a orientação e o incentivo.

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