Para toda empresa, ouvir as palavrinhas “redução de custos”, é um caminho direto para o coração, afinal, qual organização não almeja ver seus processos mais eficientes e ainda custando menos? Pois nesse caso não seria diferente: reduzir custos no processo de contratação de pessoas.
Como parte fundamental do ecossistema da empresa, o processo de contratação é algo relativamente complexo, pois é composto de muitas camadas de execução, demanda tempo e exige um conjunto de habilidades variadas dos contratantes para solucionar com a subjetividade e a precisão necessária o preenchimento de uma vaga, e tudo isso pode acabar custando caro para organização.
Portanto, para quem pensa que o RH está aí só pra contratar pessoas, já pode ir repensando essa ideia. Além de atuar em diversas funções sociais e comunicativas dentro da empresa, o RH é responsável pela elaboração de um processo de contratação completo que vai da atração de talentos à admissão jurídica do novo contratado. No meio disso tudo, podemos dizer que está contido a preocupação constante com a otimização deste processo ao ponto da redução de custos.
Sabendo disso, desenvolvemos este artigo visando ajudar o profissional de RH nessa tarefa. Aqui destacamos a importância de equilibrar os gastos com recursos e a busca pelos maiores talentos do mercado desde o momento de divulgação das suas vagas.
Para entender os custos do processo de contratação, precisamos entender detalhadamente quais são as etapas desse processo. Assim podemos identificar pontos de melhoria de forma objetiva e elaborar estratégias que estejam de acordo com a realidade do processo.
Para acontecer de fato, o processo de contratação de novas pessoas colaboradoras depende das seguintes etapas:
Descrição da vaga em aberto e Divulgação da vaga nos canais adequados
É preciso que os profissionais responsáveis pelo recrutamento e seleção se dediquem a construir uma descrição de vaga completa, informativa, clara e atrativa. Esse é o primeiro ponto de contato com os candidatos e deve conter todas as informações pertinentes ao mesmo para compreender a vaga e deseja-la. Em seguida, essa descrição deve ser divulgada nos canais identificados como mais propícios para ter um bom alcance dos profissionais almejados.
Seleções compatíveis com a vaga e Comunicação com os selecionados
Uma vez divulgada, a vaga deve receber aplicações as quais devem ser selecionadas pelo RH, preferencialmente em conjunto com o gestor do setor ao qual a vaga se refere. A partir dessa seleção, tendo identificado os candidatos mais adequados para a função em aberto, é feito um primeiro contato com os mesmos a fim de convidá-los a participar das próximas etapas do processo de recrutamento e seleção.
Aplicação de testes de perfil e Entrevistas
Inicia-se a aplicação dos testes necessários para determinar a compatibilidade dos candidatos selecionados com a vaga em aberto. Essa fase costuma ser composta por mais de um tipo de teste e serve para eliminar os perfis mais distantes daquele que a empresa está buscando, afim de culminar nas entrevistas diretas com os candidatos remanescentes. O ideal é que essas entrevistas sejam realizadas pelo RH em conjunto com o gestor do setor da vaga disponível. O desfecho é encontrar um colaborador satisfatório para ocupação do cargo vago.
Definição da pessoa colaboradora que vai ocupar a vaga
Quando definido o profissional que irá ocupar a vaga divulgada, ocorre o movimento de dispensa dos concorrentes, por meio do envio de feedback negativo para o restante dos participantes do processo seletivo. Em seguida, a pessoa selecionada segue para parte burocrática do processo de contratação, a admissão.
Nota: Caso não tenha sido encontrado nenhum candidato compatível até esta etapa o processo de recrutamento e seleção deve ser reiniciado.
Admissão do talento escolhido para a vaga
A admissão, nada mais é do que o processo de formalizar a contratação de uma pessoa colaboradora. Ela acontece depois que todas as etapas da contratação, que citamos anteriormente, já foram finalizadas.
Para realizar a admissão é necessário considerar uma série de procedimentos que visam, alcançar de fato, a autorização de uma prestação de serviços via pessoa física ou pessoa jurídica. Sendo assim, dessa necessidade, nasce o contrato de trabalho, que pode variar de acordo com a lei e necessidade da empresa, mas é imprescindível sua elaboração.
Além do contrato, existem outras etapas a serem cumpridas para tornar o processo de admissão completo. São elas: a solicitação dos documentos necessários para a admissão da pessoa colaboradora, a organização e verificação dessa documentação recebida e a integração da pessoa colaboradora na empresa, sendo esta última o marco de conclusão de todo o processo de contratação.
O papel do RH
Considerando todos os tópicos tratados para realização do processo de recrutamento e seleção, destacamos que, durante sua realização, o papel do time de RH é o de economizar recursos, tempo e esforço da equipe nas tarefas mais operacionais, maximizar a redução de riscos jurídicos nos tramites burocráticos, garantir a adaptação e integração da pessoa colaboradora e, claro, a redução de custos de todo o processo.
Logo, para desempenhar suas funções com eficiência, o time de RH deve conhecer não só as etapas de um processo de contratação, como também toda sua estrutura de gastos.
Dados Relevantes
Diferentes fontes trazem diferentes dados sobre o valor de contratação de um funcionário. Na pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas e pela Confederação Nacional das Indústrias, o custo máximo de um funcionário para a empresa pode chega até 3 vezes o valor do salário pago ao trabalhador. Já conforme um artigo publicado em 2022 no portal JusBrasil, uma empresa optante pelo Simples Nacional deve desembolsar pelo menos 33,77% do valor do salário bruto com encargos trabalhistas. E empresas que fazem parte de outros regimes podem gastar até 96,75% do salário bruto do colaborador com estes encargos.
Outro levantamento feito em 2020 pelo Núcleo de Estudos e Pesquisas da Consultoria Legislativa do Senado Federal traz números distintos. Segundo Luiz Ricardo Cavalcanti, professor de mestrado em Administração Pública e consultor legislativo, o estudo revela que os encargos trabalhistas podem chegar a 102,6% do salário contratual. Ou seja, considerando os percentuais máximos deste estudo, um funcionário que tenha um salário bruto mensal de R$ 2 mil pode chegar a custar R$ 4.052,00.
Mas, algo em que todos estes estudos concordam, independentemente dos cálculos e percentuais aplicados, é que é preciso conhecer os valores de contratação da sua empresa para administrá-los da melhor forma possível. Existe uma sequência de fatores que pode vir a influenciar o gasto final de contratação de um novo colaborador. Fatores esses que vão variar de empresa para empresa conforme suas decisões pessoais, como onboardings e treinamentos. Cabe ao departamento de RH de uma organização realizar os cálculos necessários para se manter por dentro desses custos.
Como calcular o custo de contratação
Para ajudar os profissionais de RH nessa missão de determinação de custos vamos trazer algumas dicas e orientações desse cálculo.
Primeiro, é preciso entender que existem custos fixos e variáveis. Esses custos variáveis dependem dos benefícios específicos oferecidos pela sua organização e também de como determinados processos internos são realizados.
Em seguida, para calcular os custos fixos de uma contratação é preciso considerar diferentes regimes tributários.
Ao optar pelo regime Simples Nacional é preciso arcar com os seguintes encargos tributários:
Valor Anual
– 13º salário
– Férias remuneradas
– ⅓ sobre férias remuneradas
– FGTS anual (8%)
Valor Mensal
– Vale-refeição/alimentação
– Vale-transporte
Na hora de fazer esse cálculo também é preciso desconsiderar valores que fazem parte da contribuição do colaborador:
– 8% de INSS descontado da folha de pagamento
– 6% sobre o salário descontado da folha de pagamento
Com a soma dos valores mensais e anuais, e a dedução dos valores de contribuição é possível chegar ao valor total gasto com um funcionário contratado. Lembrando que esse cálculo depende do valor salarial do cargo e deve incluir os benefícios exclusivos da sua organização.
Nota: Para o cálculo de lucro presumido ou lucro real considerasse os mesmos gastos das empresas que optam pelo Simples Nacional. A única diferença, é ser adicionado ao valor total a alíquota de terceiros:
– 20% de INSS (contribuição patronal);
– De 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
– 2,5% de salário educação;
– 20% correspondente ao descanso semanal remunerado;
– 8,33% correspondem ao 13º salário;
– 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);
– 11,11% correspondente às férias, levando em conta um salário por ano somado de 1/3 de abono.
O valor desses tributos pode variar dependendo da organização.
Enfim, a Redução de Custos
Etapas compreendidas, cálculos feitos, gastos com o processo de contratação de um novo funcionário determinados, inicia-se então o movimento de redução dos custos.
A redução de custos não quer dizer cortar verba deliberadamente, a “torto e a direito”, fazendo economias “porcas” a ponto de perder qualidade na hora do processo e comprometer a captação de talentos profissionais de destaque para a empresa.
Esse processo é, na verdade, sobre otimizar a contratação e viabilizar investimentos naquilo que realmente irá fazer a diferença na atração de talentos. Então confira aqui algumas estratégias de otimização para o seu processo.
O employer branding
Ou seja, contar pra todo mundo porque sua empresa é o melhor lugar para se trabalhar.
Um levantamento feito pelo LinkedIn aponta que empresas que investem em employer branding conseguem reduzir até 43% de custos de contratação. De acordo com essa pesquisa e outras pesquisas da área, as empresas que são conhecidas, faladas e indicadas, tendem a chamar mais atenção dos candidatos. Estes até mesmo se dedicam a esperar por vagas naquelas que apresentam melhor reputação entre atuais e antigos colaboradores.
Uma Descrição Completa
Uma etapa que vai ser fundamental na hora de divulgar as vagas da sua empresa é fazer boas descrições de cargo, que mostrem todas as competências técnicas e necessidades que aquela posição exige. Essa objetividade facilita a comunicação com os possíveis candidatos e evita perguntações desnecessárias e profissionais perdidos em um anúncio incompatível com as habilidades deles.
Suas vagas nos canais certos
Para que saber onde o profissional ideal para a sua vaga está, é necessário mapear os lugares de divulgação que tenham mais fit com aquele cargo. Ou seja, determine bem o perfil do candidato perfeito para a vaga disponível e pense, onde esse perfil de candidato procura por oportunidades de emprego, assim que identificar essas plataformas busque formas de inserir o seu anúncio de contratação nelas, além dos canais básicos nos quais você já costuma veicular.
As necessidades de cada área
A sua equipe de RH precisa conhecer a fundo as necessidades de cada área da empresa, para determinar de forma assertiva exatamente as etapas avaliativas necessárias para aquela contratação específica. Entender que áreas mais técnicas precisam de testes específicos e áreas mais comunicativas demandam boa adequação ao clima organizacional ajuda a eliminar etapas desnecessárias e, consequentemente, a economizar recursos.
Dados relevantes
Ficar atento às métricas e indicadores de recrutamento e seleção que dizem respeito a eficiência dos seus processos seletivos irá te auxiliar a identificar falhas, o que ajuda a determinar os pontos de melhoria no trabalho da sua equipe.
Dos indicadores disponíveis, são essenciais para se acompanhar, o tempo de preenchimento de uma vaga, o tempo de contratação de uma pessoa colaboradora, o Turnover, a aderência de candidatos ao perfil da empresa, e, por fim, qualidade e diversidade das contratações.
Recrutamento interno
O talento ideal para determinada vaga pode já fazer parte do seu time. Para garantir que nenhum colaborador fique de fora, é ideal realizar processos de recrutamento interno. Pois além de assertivos, esses processos possibilitam reduzir grande parte dos custos de contratação.
Outros formatos de contratação
Desde a Reforma Trabalhista de 2017 existem novas formas de contratação que podem aliviar o custo dos funcionários para a empresa, dependendo das necessidades da mesma, como:
Contratar um estagiário;
Contratar um profissional temporário ou intermitente;
Terceirizar profissionais;
Contratar freelancers ou profissionais autônomos como prestadores de serviços;
Contratar em regime Home Office.
Todas essas modalidades oferecem algum tipo de redução nos custos de contratação do novo colaborador, portanto, avalie bem as necessidades do setor ao qual sua vaga disponível faz referência e, se fizer sentido dentro das exigências da vaga, estude as outras possibilidades de contratação, você pode se deparar com soluções interessantes para sua organização.
A tecnologia como aliada
Utilizar a tecnologia em processos seletivos é a melhor solução para reduzir tarefas operacionais e ganhar tempo para focar em estratégias assertivas para o recrutamento e seleção, admissão e retenção de talentos, o que leva, inevitavelmente, a uma melhoria extraordinária de todo o processo.
Com a Job Convo, por exemplo, sua equipe de RH pode:
Centralizar todas as vagas abertas da sua empresa em uma única plataforma;
Divulgar as oportunidades nos principais job boards do mercado e redes sociais;
Definir com precisão o perfil de contratação ideal com base em competências;
Fazer a triagem dos currículos de forma online e rápida;
Reduzir tempo geral de contratação;
Reduzir o turnover com um processo seletivo muito mais ágil;
Criar etapas como testes e entrevistas;
E basicamente, ter tudo que um processo de contratação precisa, mas de forma muito mais prática, descomplicada, rápida e eficiente.
Com tudo isso inclusive existe uma redução considerável de gastos em vários níveis do processo, pois acontece um direcionamento estratégico de verba para resultados ainda mais assertivos.
