Comunicação interna: entenda o que é e os seus benefícios para a organização

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O que é comunicação interna?

A comunicação interna é a chave para o sucesso de qualquer organização. A comunicação entre empresa e colaboradores é crucial para o avanço de qualquer organização. A comunicação interna são todos os processos envolvidos na transmissão e recepção de informações entre todos os membros de uma organização. A comunicação pode ser vertical, diagonal ou horizontal, dependendo das partes envolvidas. Tecnicamente, deve ocorrer em vários níveis da organização.

Em relação às diferentes maneiras que a comunicação interna pode ser, destacamos:

A comunicação vertical é a comunicação para cima ou para baixo na hierarquia formal estabelecida em um negócio. A mensagem pode descer a hierarquia até o nível mais baixo e o feedback volta na mesma hierarquia.

A comunicação horizontal está entre as pessoas no mesmo nível da organização. Também chamado de comunicação lateral. É importante ser utilizada quando as pessoas na mesma hierarquia organizacional precisam colaborar em um mesmo projeto.

A comunicação formal é quando a informação é passada através dos canais formais de comunicação predefinidos na organização. Como portal intranet, e-mail interno, mural no escritório dentre outros meios de comunicação interna.

Qual é a importância da comunicação interna para a empresa?

Importância da Comunicação Interna

Agora que você já sabe a definição do termo, você já deve entender o valor dela para a organização. Agora por que a comunicação interna é importante para as empresas?

• A comunicação interna garante o entendimento mútuo entre a gerência e a equipe. Isso elimina a possibilidade de mal-entendido.

• É através da comunicação interna que os objetivos da empresa podem ser explicados a todos os membros da organização, para que cada indivíduo possa alinhar seus objetivos e metas pessoais de acordo. Isso ocorre porque cada funcionário reconhecerá como seu trabalho individual contribui para alcançar o objetivo geral do negócio.

• Os funcionários serão motivados quando perceberem que são o sucesso da empresa.

• Mantém a força de trabalho engajada, portanto, os funcionários se sentem valorizados. Isso ocorre porque os funcionários estão envolvidos no funcionamento da empresa. Quanto maiores os níveis de envolvimento dos funcionários, maiores os níveis de moral nos mesmos funcionários. Eles sabem como engajar totalmente suas habilidades para melhorar a produtividade máxima da empresa como um todo.

Comunicação interna nas organizações: Objetivos

1 – Informar o público interno

Um dos principais objetivos desta comunicação é de divulgar conteúdos importantes para no dia a dia dos colaboradores da organização. O tipo de conteúdo, a relevância e como será publicado serão os fatores que vão definir o impacto e a aceitação dos canais de comunicação.

A comunicação interna pode servir para divulgar diferentes tipos de conteúdos como notícias da empresa, eventos, treinamentos, dentre outros. Pode ser segmentado por área ou empresa como um todo.

2 – Engajamento com os colaboradores

Uma equipe bem informada tem maiores chances de se um time engajado e “na mesma página”, resultando em uma maior produtividade com alta qualidade de resultados .  Quando a organização entende a necessidade de estar sempre interagindo com os colaboradores e compartilhando as decisões e fatos que ocorreram com os negócios, isso os motiva e passa um sentimento de pertencimento por saber que a empresa a qual eles trabalham está disposta a ser transparente e sempre deixá-los antenados no que está acontecendo.

3 – Dar voz aos funcionários

A comunicação interna pode ser além de apenas um canal de informações corporativas, pode se abrir para colaborações de todos os funcionários como uma maneira de receber sugestões, críticas, opiniões e histórias. É uma forma de reconhecer os talentos dentro da própria empresa e acabar contribuindo para a vida profissional de outros.

4 – Aproximação de contato

Comunicação sempre é um problema dentro de empresas, não importa o tamanho. Quanto maior o número de pessoas que compõem uma organização, maior a dificuldade de estabelecer contatos diretos, independente do nível hierárquico.

Seguindo essa linha de pensamento, a comunicação interna pode ser pensada como uma ferramenta que auxilie a aproximação direta de colaboradores, além de ficar sabendo o que acontece na empresa sem precisar sair de seu escritório.

 

Riscos da falta de comunicação interna

Você já sabe qual a importância dessa comunicação, agora imagine o riscos da falta dela numa organização. Pode acabar causando perdas financeiras para a empresa. Inclusive, se não há na sua empresa esse tipo de estratégia, você já pode perceber alguns desses problemas no seu ambiente de trabalho.

1- Queda da produtividade

Uma comunicação ineficaz pode significar que os funcionários não tem uma orientação sobre projetos e tarefas, já que não possuem conhecimento de suas metas e objetivos em sua função.

Além da queda da produtividade por falta de comunicação, a grande chance de seus resultados não serem de boa qualidade pelo o mesmo motivo.

2- Falha nos projetos

Pela falta de comunicação interna e funcionários sem uma orientação de seus projetos, há grandes falhas e furos. As equipes fazem suas tarefas com baixa qualidade e, dependendo do nível do impacto do projeto, pode causar grandes danos.

3- Problemas internos

Uma comunicação interna ineficaz pode causar problemas internos entre os colaboradores. Quando as pessoas não sabem muito bem o que está acontecendo, podem rolar fofocas e boatos que acabam se tornando a comunicação oficial. Fica uma abertura para as pessoas fazerem interpretações próprias das situações que estão acontecendo. Por exemplo, se o indivíduo fica muito tem sem um feedback ele pode questionar o porquê disso e começar a suspeitar que está fazendo um trabalho ruim, o que pode gerar uma desmotivação do mesmo.

4- Aumento do turnover

A comunicação faz parte de todos os processos de uma empresa. Uma comunicação interna ineficaz que deixe os profissionais desalinhados com os projetos, estratégias e objetivos da empresa, sem feedbacks, sem a oportunidade de uma diálogo entre seus superiores pode gerar insatisfação no profissional e levar à uma demissão, assim, com uma alta taxa de turnover. Esse aumento do turnover  fica entre as principais preocupações dos profissionais do setor de recursos humanos.

5- Problemas no atendimento ao cliente

Com uma comunicação falha internamente, os profissionais da empresa não estão preparados para realizarem suas funções e acabam prejudicando no atendimento ao cliente, pois são eles que são impactados com a queda na qualidade de serviços e atraso de prazos. Um exemplo é com empresas que possuem telemarketing ou suporte por telefone que quando o cliente entra em contato e transferido de um departamento para outro sem nenhuma solução prevista.

Comunicação interna: ferramentas

Quais são os canais que podem ser utilizados para comunicação dentro da empresa e suas vantagens.

1- Mural

É uma das formas mais tradicionais e baratas para a comunicação da empresa com seu público interno. Esses murais geralmente são atualizados periodicamente com panfletos e cartazes. O ideal é colocar esses tipos de mural em locais de grande circulação, como refeitório, na copa, fila do elevador, e designar um colaborador de cada setor para se responsabilizar com a atualização necessária. Infelizmente, esse tipo de comunicação vêm perdendo espaço para outros tipos de canais por não serem muito atrativos e tomarem um grande esforço de atualização.

3- Intranet

A intranet é uma rede privada dentro de uma organização onde apenas quem consta no quadro de funcionários possuem permissão de acesso. Alguns sistemas de Intranet disponibilizam espaços de interação com os colaboradores, algumas vezes parecidas com as redes sociais as quais estamos acostumados, onde os colaboradores podem partilhar informação, engajar, e comunicar com sua equipe por lá. É uma maneira mais fácil de conseguir feedback, pesquisas e engajamento.

É um ótima opção para a divulgação de comunicações internamente, além de ser um espaço onde os profissionais podem armazenar arquivos e documentos de uma maneira mais segura.

4- E-mail Corporativo

Os e-mails corporativos são bem comuns no intuito de comunicação interna. A equipe responsável pela comunicação interna pode alcançar os colaboradores internos através de listas de e-mail de acordo com os setores específicos.

Um grande problema dessa comunicação por e-mail é que como é um grande meio de comunicação entre equipes, clientes, fornecedores, há uma grande chance das mensagens serem ignoradas ou ter um baixo nível de engajamento.

Caso você decida investir nesse tipo de comunicação, use a criatividade para dispertar o interesse dos profissionais e elabore o conteúdo de forma atrativa e clara.

5 – TV Corporativa

A TV corporativa é uma ótima forma de elaborar uma comunicação mais dinâmica, atraente e efetiva. Os aparelhos devem ficar posicionados estrategicamente dentro da organização para ter um maior alcance. O tipo de conteúdo pode ser desde de notícias da empresa, como novidades, divulgação de treinamentos e capacitações.

Você necessita de um planejamento de gerenciamento de conteúdos e constante atualização.

6 – Jornais e Revistas

Esse meio de comunicação pode ser organizados de forma a destacar as notícias mais importantes da empresa e também ter um espaço para cada setor. Porém, é um dos materiais mais difíceis, caros e demorados a ser produzido, por causa do desenvolvimento do conteúdo, edição, impressão, ele tem perdido espaço dentro das empresas, que procuram economizar tempo e dinheiro.

 

Como desenvolver uma boa comunicação interna?

  • Planeje e crie estratégias antes de qualquer coisa

O que você quer que a comunicação interna faça por você e sua empresa? Como alcançar estes objetivos? Como é o momento atual e o que pode ser melhorado? Em quanto tempo você gostaria de alcançar seus objetivos?

Antes de mais nada, use suas respostas para esses tipos de perguntas para criar um plano de comunicação interna. A maneira como você decide é tão simples ou elaborada, geral ou específica como você gosta. Uma estratégia bem formulada deve mantê-lo no caminho certo e torná-lo mais eficiente no alcance do sucesso da comunicação interna. No mínimo, ele dará uma ideia de por onde começar.

 

  • Use as ferramentas certas

Como falamos anteriormente dos diferentes canais de comunicação interna, uma ótima opção seria incluir algo do mundo online para facilitar ambos colaboradores e a equipe responsável pela comunicação interna.

Sua equipe está ocupada, então a última coisa que eles precisam é de um sistema interno de comunicação que seja incômodo e cheio de atrito. Felizmente, com o crescente foco nas melhores práticas de comunicações internas, vários programas de software tornaram-se simples e indolores. Foque em meios que garantam a participação, engajamento e atenção de todos os colaboradores.

  • Seja visual

Uma estatística comumente citada diz que 65% da população são aprendizes visuais, então é bem provável que haja muitos deles em seu local de trabalho. Quando feito corretamente, os visuais transmitem informações de maneira fácil de digerir e têm uma impressão mais duradoura do que o texto.

Aproveite os materiais visuais para Informar sua equipe sobre comunicados da empresa, vagas de emprego, métricas de vendas e marketing, ou informações específicas de terceiros, como notícias de última hora e previsão do tempo

  • Divulgue de maneira descontraída e divertida

Cada vez mais as empresas procuram acabar com o clima do ambiente de trabalho como um formal, onde há muitas regras e pouca liberdade. De acordo com uma pesquisa de 2013 da PGi, 88% dos millennials querem trabalhar em um “ambiente de trabalho social e divertido”. Assim o ambiente de trabalho pode ser divertido, mas também produtivo, e isso inclui as comunicações internas para o público interno.

Por exemplo, há empresas que possuem, dentro de suas ferramentas de comunicação interna que possui um layout como rede social, grupos, onde os membros da equipe podem compartilhar notícias malucas, vídeos engraçados do YouTube e qualquer outra coisa que achem divertida. É uma maneira divertida onde os trabalhadores ficam mais descontraídos e criar um relacionamento melhor com seus colegas.

  • Inclua métricas sempre que possível

Ser capaz de quantificar e ver como a empresa está se saindo pode fazer maravilhas pela ética de trabalho de sua equipe. As métricas devem informar os funcionários sobre o desempenho atual e passado da empresa, as tendências de desempenho, as metas a serem alcançadas e o progresso alcançado em relação a essas metas. Motive sua equipe em diferentes níveis, mostrando métricas para a empresa, diferentes departamentos ou até mesmo indivíduos.

Essas métricas vão ser benéficas para ambos lados, os colaboradores vão ver que, realmente, com a essas ações de comunicação interna eles ficam mais satisfeitos e produtivos com melhores resultados e a empresa percebe a importância dessa prática na rotina da organização.

  • Fornecer canais para feedback e ideias

O feedback é vital para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empresa. O feedback dos funcionários é tão importante quanto feedback de clientes.

Certifique-se de fornecer canais para que sua equipe forneça feedback e compartilhe ideias, seja sobre o local de trabalho, o produto atual, os futuros produtos em potencial ou a empresa como um todo. Pode ser um fórum da empresa, um canal designado dentro do software de bate-papo da sua empresa, um quadro branco no escritório ou um serviço baseado na nuvem. Sem esses canais, idéias brilhantes e críticas úteis podem ser perdidas, que nenhuma empresa deve se dar ao luxo de perder. Além de incentivar o colaborador a fazer parte da empresa e se sentir ouvido.

  • Mantenha a comunicação simples e clara

A era da internet nos deu acesso a mais informações e correspondências instantâneas do que nunca, o que pode ser uma bênção e uma maldição. As pessoas têm uma rotina pesada com muito trabalho e não é sempre que eels podem se dar o luxo de para e ler o que está acontecendo na organização como um todo.

Então com as comunicações internas, pense que menos é mais. Mantenha as coisas simples, breves e diretas. Considere enviar seu boletim informativo interno com menos frequência ou mostrar menos métricas. Concentre-se em enviar as informações certas para as pessoas certas no momento certo.

  • Não apenas divulgue informação, incentive a ação

É claro que a comunicação interna deve ajudar na divulgação de informações da organização, mas tente fazer com que as práticas de comunicação interna levem à ação.As comunicações internas devem envolver, motivar e inspirar sua equipe a ir além.

Você pode fazer isso por:

  • Incluindo calls-to-action nas mensagens
  • Compartilhar frases motivacionais, a missão e as metas da sua empresa etc.
  • Oferta para recompensar indivíduos ou equipes por certas conquistas
  • Gamification

  • Mantenha a transparência

A transparência é crucial para suas comunicações internas pois gera confiança, responsabilidade e diálogo aberto. Se sua equipe achar que está sendo deixada no escuro em certos assuntos, pode ter medo de fazer perguntas e compartilhar seus pensamentos sobre esses assuntos. Nem todas as informações podem ser disponibilizadas para todos, é claro, mas manter pelo menos alguma transparência pode ter efeitos tremendos na harmonia e no relacionamento de sua empresa.

  • Reconhecimento de funcionários

Os elogios para um colaborador pode ir longe e fazer com que os funcionários se sintam valorizados e apreciados. O reconhecimento pode ser simples como sucessos individuais ou departamentais através da intranet, redes sociais corporativas, boletim interno e outros canais como, por exemplo, alguém da equipe fechou uma nova conta e foi comunicado para as outras equipes. Os profissionais sentem a sua moral elevada, reconhecidos pelos colegas, gerando uma maior produtividade e crescimento da empresa.

 

  • Compartilhe notícias, novidades e tendências do setor

Sua equipe não é apenas parte de uma empresa, ela faz parte de um setor. Todos os membros da empresa devem ficar atualizados sobre as últimas novidades da indústria, do seu CEO ao designer. Incentive-os a compartilhar notícias, tendências de mercado, artigos de opinião e outros anuncios relacionados ao setor uns com os outros. Você quer que sua equipe se sinta como se estivesse contribuindo para algo maior do que eles e que eles são agentes de mudança e farão a diferença na empresa.

Espero que tenha compreendido como a comunicação é uma ferramenta essencial para o sucesso de uma organização. Como com algumas pequenas mudanças e investimentos é possível mudar a realidade dos colaboradores, confiança e credibilidade em relação à organização a qual faz parte.

Você já investe em comunicação interna na sua empresa? Espero que depois do nosso artigo você veja que é uma boa ideia. Veja quais são as melhores opções de canais de divulgação, ações. Mas não se esqueça: um funcionário satisfeito é o funcionário que veste a camisa!