Documentos para admissão: Confira o Checklist completo [Atualizado 2019]

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A solicitação de documentos para admissão é o primeiro passo para realizar o registro do novo colaborador. Existe uma relação de documentos para admissão eSocial que precisa ser solicitada antes do funcionário iniciar as suas atividades.

Manter o registro do funcionário em dia é muito importante. Para fins legais, fiscais e, até mesmo para resguardar a empresa caso tenha problemas futuros com o indivíduo, os documentos de admissão são de extrema importância.

A solicitação dos documentos para admissão deve ser realizada logo após a empresa pré-estabelecer a data de início do colaborador. Muitas organizações erram na hora do registro, pois não seguem o prazo estipulados por lei. Pois, de acordo com a Lei 5.553/68, a empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas.

Sabendo que o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro deste prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT, é preciso saber exatamente quando e quais documentos solicitar ao colaborador.

Qual é a finalidade dos documentos de admissão?

A contratação de um novo colaborador demanda uma série de processos. Para que o recém-contratado inicie suas atividades na empresa é necessário a apresentação de uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal. O processo de admissão é trabalhoso e requer muita atenção.

Há várias razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos. Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador. Além disso, o registro torna legal o vínculo entre a empresa e o colaborador.

Os documentos para admissão são utilizados para garantir ao funcionário alguns direitos trabalhistas e contribuições, como salário-família, pensão alimentícia e IRRF. Além disso, o Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização.

Documentos para admissão: Quais são os documentos necessários para contratar um funcionário?

Existe uma série de documentos para admissão que devem ser apresentados pelo colaborador para que seja efetuado seu registro legal na empresa. A falta de documentos para admissão pode causar multa para a organização, por isso, é preciso ficar atento se os documentos necessários para admissão CLT estão de acordo.

Muitos têm dúvida se é necessário autenticar os documentos para admissão de emprego. Mas, a relação de documentos para admissão 2018/2019 pode ser entregue na empresa sem autenticação, pois apenas a cópia já é o suficiente.

Confira o CheckList completo:

  • original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • cópia do RG;
  • cópia do CPF;
  • título de eleitor para maiores de 18 anos;
  • comprovante de residência;
  • inscrição no PIS/Pasep;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
  • certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
  • declaração de concubinato na CTPS, no caso de a pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
  • certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
  • cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
  • comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
  • caso haja, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;

fotos;

  • CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

Documentos para admissão: Quais documentos não podem ser exigidos?

Agora que já sabe quais são os documentos necessários para admissão de funcionário 2018/2019, é preciso se atentar aos documentos que não podem ser exigidos. A empresa não pode exigir declarações que atestem dívidas, presença de vírus HIV, esterilização ou gravidez, ou ausência de ações trabalhistas. Para evitar a violação da ética e o constrangimento do colaborador, veja quais documentos não podem ser exigidos:

 

  • Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
  • Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
  • Dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;
  • Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • Exame de HIV.

A proibição para solicitação desses documentos se dá, pois seria uma ação discriminatória, o que pode provocar o constrangimento do empregado. A empresa que solicita essas declaraçõe aos seus colaboradores pode sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.

Documentos para admissão: Regulamentação

Existe uma série de leis que regem a exigência de cada um dos documentos para admissão. A empresa não pode abrir mão de receber nenhum deles, pois a fiscalização pode solicitar a apresentação de cada um deles. Além disso, o sindicato exige que o trabalhador esteja com a documentação em dia, para realizar a homologação. Veja algumas leis e exigências legais:

1- Retenção de Documentos: Lei 5.553/68

A empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. Por isso, o setor responsável deve registrar as informações necessárias e devolver as certidões dentro do prazo.

2- Registro na Carteira de Trabalho: Artigo 29 da CLT

De acordo com o artigo 29 da CLT, o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo.

As informações necessárias para registro:

  • Data de admissão;
  • Remuneração;
  • Banco em que o FGTS é recolhido;
  • Prazo do contrato.

3- Informar a nova contratação ao CAGED

Até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações, a empresa deve informar ao CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que realizou uma nova contratação.

4- Atestado de Saúde Ocupacional: Artigo 168 da CLT

Outro documento importante para a admissão é o atestado de saúde ocupacional. Previstos no artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), eles são necessários para a comprovação do estado de saúde do colaborador.

Conhecido como exame admissional, ele deve ser realizado pelo colaborador e apresentado a empresa antes da admissão. O atestado de saúde ocupacional pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho.

5- Direitos Trabalhistas e Contribuições

Os documentos para admissão são necessários sobretudo para que o colaborador tenha seus direitos trabalhistas e contribuições. Salário-família, pensão alimentícia e IRRF, são alguns dos direitos do trabalhador que demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado.

Agora que você já sabe quais documentos exigir, pode seguir com a contratação dos novos funcionários!