Documentos para admissão: Confira o checklist completo!

Documentos para admissão: Confira o checklist completo!

A solicitação de documentos para admissão é o primeiro passo para realizar o registro de um novo colaborador. Existe uma relação de documentos que precisam ser solicitados antes mesmo do funcionário dar início às suas atividades. 

Manter o registro do funcionário em dia é fundamental. Os documentos de admissão são de grande importância, seja para fins legais, fiscais e até mesmo para resguardar a empresa caso tenha problemas futuros com o indivíduo.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE DOCUMENTOS PARA ADMISSÃO?

A contratação de um novo funcionário demanda muitos processos. Para que o novo colaborador possa iniciar suas atividades na empresa, é necessário a apresentação de uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal. 

Existem diversas razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos. Os registros servem para identificar o profissional e informar dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o novo funcionário. Além disso, o registro torna legal o vínculo entre a empresa e o colaborador.

Dados sobre dependentes financeiros são importantes nos casos em que é necessário calcular direitos trabalhistas, salário-família, pensão alimentícia e IRRF. Há também as situações em que o colaborador deseja incluir dependentes aos benefícios concedidos pela empresa, como convênio médico e odontológico.

Os documentos para admissão também são utilizados para garantir ao funcionário os direitos trabalhistas e contribuições obrigatórias. Lembre-se que a admissão só poderá ser efetivada com os dados necessários contidos nas certidões, pois o Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização.

QUANDO OS DOCUMENTOS PARA ADMISSÃO DEVEM SER SOLICITADOS?

A solicitação dos documentos admissionais deve ser realizada logo após a empresa preestabelecer a data de início do colaborador. Muitas organizações erram na hora do registro, pois não seguem o prazo estipulado por lei. Pois, de acordo com a Lei 5.553/68, a empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas.

Sabendo que o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro deste prazo. De acordo com o artigo 29 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), é preciso saber exatamente quando e quais documentos solicitar ao colaborador. Iremos listar quais são eles no próximo tópico, continue acompanhando!

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA CONTRATAR UM FUNCIONÁRIO: CHECKLIST DE DOCUMENTOS PARA ADMISSÃO

Existem muitos documentos necessários para contratar um funcionário, inclusive, a falta de documentos para admissão pode causar multas à empresa. Por isso, é preciso ficar atento se todos os documentos foram solicitados e devidamente entregues.

Para sanar de vez qualquer questionamento, segue a lista de documentos para admissão completa que será necessário para admitir funcionários:

  • Cartão de identificação do contribuinte no cadastro de pessoa física (CPF);
  • cópia da certidão de casamento no caso do trabalhador ser casado;
  • cópia do certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • cópia do comprovante de residência;
  • cópia do RG, CNH ou carteiras de órgãos profissionais;
  • cópia do título de eleitor para maiores de 18 anos;
  • declaração de concubinato na CTPS, no caso da pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
  • inscrição no PIS/Pasep;
  • original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • registro profissional emitido pelo órgão de classe.

ESTAGIÁRIO

Os principais documentos solicitados para a contratação de um estagiário são:

  • CPF;
  • Histórico escolar;
  • Carteira de Identidade;
  • Comprovante de residência;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Termo de Compromisso de Estágio (TCE) (tipo de contrato que contém informações sobre o estagiário, como o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio, etc).

JOVEM APRENDIZ

Como esse tipo de admissão difere da feita no estágio, alguns documentos são acrescentados. A documentação que formaliza a contratação do jovem aprendiz é:

  • Carteira de Trabalho;
  • Carteira de Identidade;
  • Certificado de conclusão do ensino médio;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • CPF (se for menor de idade, é aceito o documento do responsável).

QUAIS DOCUMENTOS NÃO PODEM SER EXIGIDOS NO PROCESSO DE ADMISSÃO?

Agora que você já sabe quais são os documentos para admissão, é hora de descobrir quais documentos não podem ser exigidos pela organização na hora de contratar um funcionário. São eles:

  • Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
  • Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
  • Dados sobre antecedentes criminais, exceto em determinadas circunstâncias, como por exemplo, em casos onde o profissional irá trabalhar com dinheiro e/ou pessoas frágeis, ou até mesmo com telemarketing.
  • Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • Exame de HIV.

Esses documentos não podem ser exigidos, uma vez que configuram ação discriminatória, capaz de provocar constrangimento ao colaborador. A empresa que os solicita, pode inclusive sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.

Como checar documentos pelo e-Social?

Com a implantação obrigatória do e-Social nas organizações, se tornou uma tarefa difícil evitar possíveis erros de digitação e conferir de forma detalhada os dados obrigatórios antes de lançá-los no sistema de folha de pagamento, pois com o envio automático das informações para os órgãos envolvidos, é extremamente importante ter atenção total nessa etapa para evitar retrabalho e concluir o processo com eficiência.

Confira neste outro artigo mais sobre o e-Social e como ele funciona!

QUAL A REGULAMENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMISSIONAIS?

Existem muitas leis que regem a exigência de cada um dos documentos para admissão. Como já foi abordado, a empresa não pode abrir mão de receber nenhum, pois a fiscalização pode solicitar a apresentação deles. Além disso, os sindicatos exigem que o trabalhador esteja com a documentação em dia, para realização de sua homologação. Veja algumas leis e exigências legais:

1. RETENÇÃO DE DOCUMENTOS: LEI 5.553/68

Como já foi citado aqui, a empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, como rege a lei 5.553/68. Por isso, o setor responsável deve registrar as informações necessárias e devolver a documentação dentro do prazo.

2. REGISTRO NA CARTEIRA DE TRABALHO: ARTIGO 29 DA CLT

Outro prazo que também já foi abordado aqui, é o que está previsto no artigo 29 da CLT, que estabelece que o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo.

As informações necessárias para registro são:

  • Data de admissão;
  • Remuneração;
  • Banco em que o FGTS é recolhido;
  • Prazo do contrato.

3. INFORMAR A NOVA CONTRATAÇÃO AO CAGED 

Até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações, a empresa deve informar ao CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que  uma nova contratação foi feita.

Contudo, com a chegada do eSocial, as empresas dos grupos 1, 2 e 3 não precisam mais realizar a declaração do CAGED, desde que algumas exigências sejam atendidas. Você pode conferir mais sobre essa substituição e quais são as exigências na Portaria n° 1.127 publicada pelo DOU (Diário Oficial da União) em outubro de 2019.

4. ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL: ARTIGO 168 DA CLT

Outro documento importante para a admissão é o atestado de saúde ocupacional. Previsto no artigo 168 da CLT, ele é necessário para a comprovação do estado de saúde do colaborador antes da sua efetivação na empresa. O atestado de saúde ocupacional pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho.

Veja abaixo que diz a lei:

Art. 168 – Será obrigatório exame médico, por conta do empregador, nas condições estabelecidas neste artigo e nas instruções complementares a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho: (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

I – a admissão; (Incluído pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

(…)

Além disso, o artigo também prevê que a organização pode solicitar outros exames complementares:

2º – Outros exames complementares poderão ser exigidos, a critério médico, para apuração da capacidade ou aptidão física e mental do empregado para a função que deva exercer. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

5. DIREITOS TRABALHISTAS E CONTRIBUIÇÕES 

Os documentos para admissão são importantes e necessários sobretudo para que o colaborador tenha seus direitos trabalhistas e contribuições. Salário-família, pensão alimentícia e Imposto de renda, são alguns dos direitos do trabalhador que a lei demanda que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado. 

DOCUMENTOS A SEREM PREENCHIDOS PELA EMPRESA NO ATO DA ADMISSÃO

Por fim, no ato do processo de admissão, a empresa também precisa preencher alguns documentos (alguns dependem da situação de cada colaborador). A lista é a seguinte:

  • Carteira de Trabalho;
  • Ficha de Registro de Empregados;
  • Contrato de Experiência;
  • Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
  • Registro de Ponto;
  • Ficha de salário-família;
  • Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

Toda essa documentação admissional precisa ser preenchida antes da iniciação do colaborador nas atividades diárias.

DICAS PARA OTIMIZAR O PROCESSO BUROCRÁTICO DA ADMISSÃO

Agora que você já sabe tudo sobre os documentos necessários para a admissão de funcionários, separamos algumas dicas essenciais para que essa etapa burocrática seja otimizada. Veja abaixo:

FAZER A SOLICITAÇÃO DOS DOCUMENTOS COM ANTECEDÊNCIA

Um dos principais cuidados que a empresa deve ter para otimizar o processo de entrega de documentação é enviar a lista para o novo colaborador com antecedência. Assim que o RH informar sobre a aprovação de novos profissionais,  o ideal é que a lista de documentos, fichas de preenchimentos e as informações sobre o agendamento do exame médico admissional já sejam enviadas por e-mail. 

Dessa forma, o colaborador terá mais tempo para separar a sua documentação e preencher tudo o que for necessário, comparecendo à empresa na data estipulada para o seu início sem que nada esteja faltando.

É importante que o RH tenha um canal de comunicação com o profissional para verificar como está o andamento do processo e tirar possíveis dúvidas que venham a surgir.

CONTROLAR O RECEBIMENTO DOS DOCUMENTOS

Outro ponto fundamental para otimizar o processo de entrega de documentação é ter um controle eficiente do recebimento das informações. É preciso conferir minuciosamente cada detalhe para que o processo seja finalizado com sucesso. Uma dica essencial é utilizar checklists para ir marcando tudo aquilo que já foi entregue e o que ainda falta para concluir esta etapa da admissão. 

MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA

Esse é um fator determinante em qualquer área da organização. No processo de admissão, por exemplo, geralmente a equipe responsável pelo recrutamento e seleção não é a mesma que cadastra o colaborador no sistema. Se não houver uma boa comunicação de ambas as partes antes e durante as etapas, todo o processo pode ser comprometido, prejudicando o cronograma do RH e a efetivação do colaborador em seu cargo.

Por isso, o gestor deve estar sempre atento e engajar toda a equipe, unificando as informações e monitorando todas as etapas, para que os procedimentos possam ser realizados de forma efetiva.

Além disso, a comunicação interna eficiente gera maior produtividade e lucratividade para a empresa, evitando conflitos, falhas e a desmotivação dos profissionais.

ENGAJAR A EQUIPE

A equipe de RH deve estar sempre incentivada e engajada com os objetivos da empresa, o que melhora a execução das tarefas e a gestão dos documentos admissionais.

Para isso, é possível que os gestores façam algumas ações motivacionais, como:

  • Elogiar o desempenho do time;
  • Oferecer benefícios para a equipe.
  • Desenvolver competências e habilidades;
  • Conversar sobre melhorias na execução dos serviços;
  • Conceder treinamentos que ensinam metodologias e tecnologias que melhoram os processos e atividades do setor.

INVESTIR EM NOVAS TECNOLOGIAS

A tecnologia se tornou uma grande aliada das empresas, principalmente nos setores de RH e departamento pessoal. Por meio dela, é possível otimizar todo o processo de admissão, inclusive a parte de entrega dos documentos solicitados. 

Por exemplo, durante a contratação, alguns formulários precisam ser preenchidos. Com a tecnologia, esses formulários podem ser enviados por e-mail ou por meio de plataformas online. Com isso, o funcionário contratado pode preenchê-los até mesmo pelo celular e encaminhá-los junto com os documentos digitalizados.

Existem diversas opções de softwares de admissão digital no mercado que permitem que os documentos sejam escaneados com facilidade e agilidade, alimentando o banco de dados do colaborador.

A empresa terá acesso às informações com muito mais rapidez, beneficiando ambos os lados, seja a organização ou o novo colaborador. A utilização de softwares também garante a segurança das informações e a redução de erros, que costumavam acontecer com frequência devido às tarefas burocráticas e repetitivas do setor.

O auxílio das ferramentas tecnológicas tornam o processo mais dinâmico e eficiente, proporcionando experiências positivas que colaboram positivamente em inúmeros pontos, como o engajamento dos profissionais, melhora do clima organizacional, aumento da produtividade, dentre outros benefícios. 

Agora você tem todos os passos para realizar esta etapa da admissão com sucesso! Para te ajudar ainda mais nesse processo, preparamos um checklist completo com todos os documentos necessários para admissão. É só baixar a nossa planilha GRATUITA!

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