10 razones para cambiar la planilla o la hoja de cálculo de reclutamiento por un sistema inteligente

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¿Sigue usando hojas de cálculo para realizar procesos de reclutamiento y selección?

Contratar personal de calidad es la clave para construir un negocio exitoso. De esta manera, usted pensaría que la mayoría de las compañías utilizan herramientas especializadas de reclutamiento para manejar esta tarea que es de real importancia.

Los empresarios buscan herramientas especializadas para casi todos los otros aspectos importantes de sus negocios: herramientas para la gestión de proyectos, para la gestión de medios sociales, para marketing, para servicio al cliente, entre otras. Pero cuando se trata de acompañar una inversión de alto riesgo, como la contratación, muchas empresas todavía cuentan con una combinación desarticulada de correos electrónicos y Excel, en lugar de un software de reclutamiento especializado.

Imagine la escena…

Un curriculum llega a su correo electrónico. Usted lo reenvía e intercambia correos con colegas para obtener una retroalimentación. Al competir por la atención en una bandeja de entrada agitada, el curriculum desaparece de la vista o es archivado en una carpeta del correo electrónico. Usted olvida el curriculum. Unos días después, se pregunta qué pasó con eso. Gasta tiempo buscando en su bandeja de entrada y luego en una serie de carpetas de su correo electrónico. No lo puede encontrar, pero tal vez los detalles del candidato se han introducido en una hoja de cálculo por seguridad? O no. Y la retroalimentación que recibió de sus colegas… ¿la guardó en sus notas? ¿Dónde están sus apuntes? ¿Qué pasó con la planilla de contratación?

Es un escenario torpe, frustrante y muy común, que desvía el verdadero objetivo del reclutamiento: tomar decisiones conjuntas y estratégicas sobre la contratación de personas excelentes.

Eliminando las hojas de cálculo de RH

En su forma más simple, el reclutamiento es una conversación prolongada entre equipos corporativos y los futuros contratados. Históricamente, como herramienta de referencia para las conversaciones en línea, la bandeja de entrada del correo electrónico es donde comienzan la mayoría de las interacciones con los candidatos. Por eso es fácil entender por qué muchas empresas utilizan el correo electrónico para compartir información y comunicarse con los candidatos. Excel es el sistema para registrar datos de los candidatos por razones similares. Instalado por defecto en la mayoría de los computadores de las empresas, es familiar, proporciona forma y estructura y es de fácil acceso.

Tanto el correo electrónico como el Excel tienen su rol en los principales aspectos de la contratación-comunicación e información del candidato. Pero ninguno de ellos fue diseñado pensando en el reclutamiento. Pueden eventualmente conducir – a través de la suerte más que el diseño – a una serie de contrataciones exitosas. Pero usarlos a través del hábito tiene un precio.

10 razones para reemplazar las hojas de cálculo y correos electrónicos por un sistema de reclutamiento y selección de personal

Las planillas y las bandejas de entrada por más diseñadas y trabajadas que sean, no pueden competir con el sistema de reclutamiento especializado y seguimiento de candidatos (ATS). Aquí hay 10 buenas razones:

  1. Las tareas administrativas consumen recursos y mal gastan el tiempo
    Administrar el proceso de contratación diario sin las herramientas correctas de reclutamiento significa que pasará mucho tiempo repitiendo tareas como copiar y pegar, buscar, almacenar y guardar.
  2. Imposible cultivar talentos y obtener valor a largo plazo con un grupo de candidatos
    Existen buenos candidatos que se postularon a vacantes pasadas, pero están olvidados en planillas y correos electrónicos, su valor acaba perdiéndose.
  3. Es difícil crear una estrategia de reclutamiento y selección de personal
    Es difícil tomar decisiones a largo plazo y orientadas en datos sobre contrataciones futuras con diferentes sistemas, un proceso incoherente y sin herramientas de análisis de reclutamiento.
  4. El tiempo para cerrar una contratación es mayor
    Una métrica esencial de la eficiencia de reclutamiento, el tiempo de contratación, es un fuerte indicio de cómo se está desempeñando un equipo de reclutamiento. Administrar manualmente tareas que se pueden automatizar significa que el candidato tarda más tiempo en pasar de la etapa de aplicación a la de aceptación, y cuesta más.
  5. La experiencia del candidato no cumple las expectativas
    Un sistema de gestión fragmentado no ofrecerá un proceso continuo para los candidatos.
  6. Imagen de la empresa debilitada
    Una mala experiencia del candidato se verá reflejada en la reputación de su compañía y puede afectar sus negocios. Empresas con marcas fuertes y reconocidas en el mercado tienen menor costo por contratación y atraen mejores candidatos.
  7. La publicidad y divulgación manual de vacantes es demorada
    La divulgación de empleos manualmente entre canales, páginas web y redes sociales lleva tiempo, aumenta su lista de tareas administrativas y ofrece poca garantía de éxito.
  8. Los candidatos de buena calificación son olvidados o pierden interés
    Es difícil rastrear y hacer seguimiento al proceso de los candidatos, así que algunos se pierden a lo largo del proceso. La comunicación poco frecuente lleva a otros a desistir o ser contratados en otro lugar.
  9. El cumplimiento de la ley está en riesgo
    Sin un enfoque estandarizado o herramientas especializadas para verificar antecedentes de contratación, es más difícil proteger los datos confidenciales de los candidatos o demostrar cómo usted está cumpliendo con las leyes y regulaciones laborales.
  10. Pobre colaboración y trabajo en equipo
    Usar un enfoque fracturado para gestionar la contratación significa que es difícil crear un equipo de contratación coherente y eficiente, con acceso compartido a toda la información y comunicación relevante.

¿Qué puede hacer un sistema de reclutamiento inteligente?

El uso de un sistema de selección (ATS) para la contratación ofrece un espacio en línea y colaborativo para todos los integrantes de su equipo de RH. Está repleto de funcionalidades diseñadas para simplificar, organizar y centralizar su reclutamiento:

Trabajando a partir de un panel de contratación principal, usted puede evaluar rápidamente su estado de contratación actual. Vea rápidamente si hay suficientes candidatos aplicando a una determinada vacante o si necesita volver a divulgarla. Ejecutar tareas pendientes en el proceso o ir directamente al panel de los candidatos para saber cuáles de ellos necesitan de su atención.

Las canalizaciones y filtros visuales proporcionan una visión clara de cuántos candidatos tiene en cada etapa del proceso, por cada vacante que haya creado. Una verificación rápida le dirá donde enfocar su atención. ¿Muchos candidatos aplicaron a una vacante? Hora de empezar la clasificación. Fase de clasificación concluida y una perspectiva de calidad identificada? Hora de empezar las entrevistas.

Crear un equipo eficiente y conectado utilizando notificaciones automáticas para que las personas sepan qué acciones deben tomar y cuándo.

Integraciones con cuentas de correos electrónicos y calendario significan que si usted entra en contacto con un candidato fuera del software ATS, la comunicación todavía será rastreada en la línea de tiempo de su candidato usando la sincronización bidireccional del email. Utilice las integraciones de calendario para comprobar la disponibilidad del equipo y configurar entrevistas y llamadas con múltiples participantes desde su plataforma de reclutamiento.