Para toda empresa, escuchar las palabras “reducción de costos” es un camino directo al corazón, después de todo, ¿qué organización no quiere ver sus procesos más eficientes y aún costando menos?
Pues en este caso no sería diferente.
Como parte fundamental del ecosistema de la empresa, el proceso de contratación es relativamente complejo, ya que está compuesto por muchas capas de ejecución, demanda tiempo y requiere de un conjunto de habilidades variadas por parte de los contratistas para resolver con la subjetividad y precisión necesarias para llenar un vacante, y todo esto puede terminar costándole muy caro a la organización.
Por lo tanto, para aquellos que piensan que Recursos Humanos solo está ahí para contratar personas, pueden repensar esta idea. Además de realizar diversas funciones sociales y comunicativas dentro de la empresa, RRHH se encarga de diseñar un completo proceso de contratación que va desde la captación de talento, hasta la admisión legal de la nueva contratación, y en medio de todo ello podemos decir que está contenida en las acciones del sector la constante preocupación por la optimización de este proceso hasta la reducción de costos.
Sabiendo esto, desarrollamos este artículo para ayudar al profesional de RRHH en esta tarea. Aquí destacamos la importancia de equilibrar los gastos de recursos y la búsqueda del mejor talento del mercado desde el momento de divulgación de sus vacantes.
Para comprender los costos del proceso de contratación, necesitamos comprender en detalle las etapas de este proceso, para que podamos identificar objetivamente los puntos de mejora y desarrollar estrategias que estén de acuerdo con la realidad del proceso.
Para que realmente suceda, el proceso de contratación de nuevos colaboradores depende de los siguientes pasos:
Descripción de la vacante abierta y Publicación de la vacante en los canales correspondientes
Es necesario que los profesionales encargados del reclutamiento y la selección se dediquen a construir un descripción de la vacante completa, informativa, clara y atractiva, este es el primer punto de contacto con los candidatos y debe contener toda la información relevante para que el candidato comprenda la vacante y la desee. Luego, esta descripción debe ser difundida en los canales identificados como más propicios para tener un buen alcance de los profesionales deseados.
Selecciones compatibles con la vacante y Comunicación con los seleccionados
Una vez anunciada, la vacante deberá recibir postulaciones las cuales deberán ser seleccionadas por RRHH, preferentemente junto con el responsable del sector al que se refiere la vacante. En base a esta selección, una vez identificados los candidatos más idóneos para el puesto vacante, se realiza un primer contacto con ellos para invitarlos a participar en las siguientes etapas del proceso de reclutamiento y selección.
Aplicación de pruebas de perfil y Entrevistas
Se inicia la aplicación de las pruebas necesarias para determinar la compatibilidad de los candidatos seleccionados con el puesto vacante. Esta fase suele estar compuesta por más de un tipo de test y sirve para eliminar los perfiles más alejados del que busca la empresa, para culminar con entrevistas directas con el resto de candidatos. Lo ideal es que estas entrevistas sean realizadas por RRHH en conjunto con el gerente del sector de la vacante disponible, y su resultado es encontrar un empleado satisfactorio para cubrir el puesto vacante.
Definición de la persona colaboradora que cubrirá la vacante
Cuando se define el profesional que ocupará la vacante anunciada, se produce el movimiento de despido de los concursantes, mediante el envío de feedback negativo al resto de los participantes del proceso de selección. Luego, la persona seleccionada pasa a la parte burocrática del proceso de contratación, la admisión.
Nota: Si en esta etapa no se ha encontrado ningún candidato adecuado, se debe reiniciar el proceso de reclutamiento y selección.
Admisión del talento escogido para la vacante
La admisión no es más que el proceso de formalización de la contratación de una persona colaboradora y se produce una vez cumplidas todas las etapas de la contratación, como se ha mencionado anteriormente.
Para realizar la admisión, es necesario considerar una serie de procedimientos que tienen como objetivo, de hecho, obtener la autorización de una prestación de servicios a través de una persona física o jurídica. Así, de esta necesidad nace el contrato de trabajo, que puede variar según la ley y la necesidad de la empresa, pero su elaboración es fundamental.
Además del contrato, existen otros pasos a realizar para que el proceso de admisión sea completo, son: solicitar los documentos necesarios para la admisión de la persona colaboradora, organizar y verificar esta documentación recibida y la integración de la persona colaboradora en la empresa, siendo este último el hito de culminación de todo el proceso de contratación.
Considerando todos los temas tratados para llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección, destacamos que, durante su ejecución, el rol del equipo de RRHH es ahorrar recursos, tiempo y esfuerzo del equipo en las tareas más operativas, maximizar la reducción de riesgos legales en los trámites burocráticos, garantizan la adaptación e integración de la persona colaboradora y, por supuesto, la reducción de costos de todo el proceso.
Por lo tanto, para desempeñar sus funciones de manera eficiente, el equipo de RRHH debe conocer no sólo las etapas de un proceso de contratación, sino también toda su estructura de gastos.
Diferentes fuentes aportan diferentes datos sobre el valor de contratar a un empleado. En la investigación realizada por la Fundación Getúlio Vargas y la Confederación Nacional de las Industrias, el costo máximo de un empleado para la empresa puede alcanzar hasta 3 veces el valor del salario pagado al trabajador. Ya según un artículo publicado en 2022 en el portal JusBrasil, una empresa que opte por Simples Nacional debe pagar por lo menos el 33,77% del monto del salario bruto con cargos laborales, y las empresas que hacen parte de otros esquemas pueden gastar hasta el 96,75% del salario bruto del empleado con estos cargos
Otro informe hecho en 2020 por el Núcleo de Estudios e investigaciones de la Consultoría Legislativa del Senado Federal arrojó números distintos. Según Luiz Ricardo Cavalcanti, profesor de la Maestría en Administración Pública y consultor legislativo, el estudio revela que las cargas laborales pueden alcanzar el 102,6% del salario contractual. Es decir, considerando los porcentajes máximos de este estudio, un empleado que tenga un salario bruto mensual de R$ 2 mil puede costar R$ 4.052,00.
Pero, en algo coinciden todos estos estudios, independientemente de los cálculos y porcentajes aplicados, es que necesita conocer los valores de contratación de su empresa para gestionarlos de la mejor manera posible. Existe una secuencia de factores que pueden influir en el costo final de contratar a un nuevo empleado, que variará de una empresa a otra según sus decisiones personales, como la incorporación y la capacitación, y corresponde al departamento de recursos humanos de una organización realizar los cálculos necesarios para estar al tanto de esos costos.
Cómo calcular el costo de contratar
Para ayudar a los profesionales de recursos humanos en esta misión de determinar los costos, traeremos algunos consejos y pautas para este cálculo.
Primero, debe comprender que hay costos fijos y variables. Estos costos variables dependen de los beneficios específicos que ofrece su organización y también de cómo se realizan ciertos procesos internos, como mencionamos anteriormente.
Entonces, para calcular los costos fijos de un contrato, es necesario considerar diferentes regímenes fiscales.
Al realizar este cálculo, también es necesario prescindir de valores que forman parte de la cotización del trabajador:
Con la suma de los valores mensuales y anuales, y la deducción de los montos de cotización, es posible llegar al monto total gastado en un empleado contratado, recordando que este cálculo depende del valor del salario del puesto y debe incluir la exclusiva beneficios de su organización.
Nota: Para el cálculo de la ganancia presumida o ganancia real, se consideran los mismos gastos de las empresas que optan por Simples Nacional. La única diferencia es que al importe total se le suma la tarifa de terceros:
El valor de estos impuestos puede variar dependiendo de la organización.
En fin, la Reducción de Costos
Etapas entendidas, cálculos realizados, gastos con el proceso de contratación de un nuevo empleado determinados, entonces comienza el movimiento de reducción de costos.
Reducir costos no significa recortar fondos deliberadamente, “a diestro y siniestro”, haciendo ahorros innecesarios hasta el punto de perder calidad en el momento del proceso y comprometer la captación de talento profesional destacado para la empresa.
Este proceso se trata en realidad de optimizar la contratación y permitir inversiones en lo que realmente marcará la diferencia en la atracción de talento. Vea aquí algunas estrategias de optimización para su proceso.
El employer branding
O sea, cuéntele a todos por qué su empresa es el mejor lugar para trabajar.
Un análisis hecho por LinkedIn señala que las empresas que invierten en employer branding pueden reducir los costos de contratación hasta en un 43%. De acuerdo con esta encuesta y otras encuestas en el campo, las empresas que son conocidas, comentadas y referidas tienden a atraer más la atención de los candidatos. Estos incluso se dedican a esperar vacantes en aquellos con mejor reputación entre los empleados actuales y anteriores.
Una Descripción Completa
Un paso que será fundamental a la hora de dar a conocer las vacantes de tu empresa es realizar unas buenas descripciones de puestos, que muestren todas las habilidades técnicas y necesidades que requiere ese puesto. Esta objetividad facilita la comunicación con los posibles candidatos y evita preguntas innecesarias y profesionales perdidos en un anuncio incompatible con sus competencias.
Sus vacantes en los canales correctos
Para saber dónde está el profesional ideal para su vacante, es necesario mapear los lugares publicitarios que más se adaptan a ese puesto. O sea, determina bien el perfil del candidato perfecto para la vacante disponible y piensa, donde ese perfil de candidato busca oportunidades laborales, una vez que identifiques estas plataformas, busca formas de insertar tu anuncio de contratación en ellas, además de la canales básicos en los que ya se encuentra.
Las necesidades de cada área
Su equipo de RRHH necesita conocer a profundidad las necesidades de cada área de la empresa, para determinar asertivamente con exactitud los pasos de evaluación necesarios para esa contratación específica. Entender que áreas más técnicas necesitan pruebas específicas y áreas más comunicativas exigen una buena adaptación al clima organizacional ayuda a eliminar pasos innecesarios y, en consecuencia, a ahorrar recursos.
Datos relevantes
Estar atento a las métricas e indicadores de reclutamiento y selección que se relacionan con la eficiencia de sus procesos de selección le ayudará a identificar brechas, lo que ayuda a determinar los puntos de mejora en el trabajo de su equipo.
De los indicadores disponibles, el tiempo para cubrir una vacante, el tiempo para contratar a un colaborador, Turnover, la adherencia de los candidatos al perfil de la empresa y, por último, la calidad y diversidad de las contrataciones son fundamentales para el seguimiento.
Reclutamiento Interno
El talento ideal para un determinado puesto puede que ya forme parte de tu equipo. Para asegurar que ningún empleado se quede fuera, es ideal llevar a cabo procesos internos de selección. Además de ser asertivos, estos procesos permiten reducir gran parte de los costos de contratación.
Otros formatos de contratación
Corrientemente, existen nuevas formas de contratación que pueden aliviar el costo de los empleados para la empresa, dependiendo de las necesidades de la empresa, tales como:
Contratar un pasante.
Contratar a un profesional temporal o intermitente.
Subcontratar profesionales.
Contratar trabajadores independientes o autónomos como proveedores de servicios.
Contratar en régimen Home Office.
Todas estas modalidades ofrecen algún tipo de reducción en los costos de contratación del nuevo empleado, por lo tanto, evalúe cuidadosamente las necesidades del sector al que se refiere su vacante disponible y, si tiene sentido dentro de los requisitos de la vacante, estudie las otras posibilidades de contratación. Usted puede encontrar soluciones interesantes para su organización.
La tecnología como aliada
Utilizar la tecnología en los procesos de selección es la mejor solución para reducir las tareas operativas y ganar tiempo para enfocarse en estrategias asertivas de reclutamiento y selección, admisión y retención del talento, lo que inevitablemente conduce a una mejora extraordinaria en todo el proceso.
Con JobConvo, por ejemplo, su equipo de recursos humanos puede:
Centralizar todas las posiciones abiertas de su empresa en una sola plataforma.
Divilgar las oportunidades en los principales portales de trabajo del mercado y redes sociales.
Defina con precisión el perfil ideal de contratación basado en competencias.
La evaluación se reanuda en línea y rápidamente.
Reducir el tiempo total de contratación.
Reducir la rotación con un proceso de selección mucho más ágil.
Crear etapas como pruebas y entrevistas.
Y básicamente, tener todo lo que necesita un proceso de contratación, pero de una manera mucho más práctica, sin complicaciones, rápida y eficiente.
Con todo esto, también hay una reducción considerable de gastos en varios niveles del proceso, ya que hay una asignación estratégica de fondos para resultados aún más asertivos.
