La preocupación por el medio ambiente ha pasado de ser un interés secundario de pocas personas, a uno de los principales puntos en la agenda de casi todas las empresas.
Esto no son buenas noticias: quiere decir que es necesaria una acción urgente por parte de todos ya que la contaminación está llegando a niveles muy altos y causando estragos en el ambiente.
Por eso, no es extraño encontrar que cada vez son más las empresas que tienen entre sus objetivos la reducción del impacto negativo en el medio ambiente que tiene su actividad.
El papel representa uno de los mayores residuos que genera una empresa. A diario toneladas y toneladas de papel son utilizados y tirados al poco tiempo ―o, a veces, incluso inmediatamente― creando más y más residuos.
Si bien el tiempo de degradación del papel no es excesivo ―aproximadamente un año― teniendo en cuenta las cantidades que se utilizan a diario, se trata de un problema importante.
Existen varios motivos, además del medio ambiente, por lo cual es conveniente reducir o eliminar el uso de papel en una empresa. A continuación encontrarás varios junto con unos pasos que pueden ayudarte a llevarlo a cabo.
Si tenemos unos mínimos conocimientos de inglés, solamente con leer las palabras paper free, ya sepamos de qué estamos hablando: paper significa papel, free significa libre. Por tanto, paper free hace referencia al abandono del uso de papel físico.
No se trata solamente de una expresión, es más bien una filosofía y una manera de trabajar tratando de utilizar el menor papel posible o, en el mejor de los casos, prescindir completamente de él.
Todo esto puede ser fácilmente evitado implementando una política de impresión o de ahorro de papel en la empresa. También educar a nuestros trabajadores para que sean conscientes de los residuos generados y puedan aportar soluciones puede ser una buena idea.
En pleno siglo XXI, afortunadamente, podemos encontrar muchas alternativas al uso de papel en casi la mayoría de las actividades u operaciones que realiza nuestra empresa.
Simplemente hace falta concientizar sobre el tema y empezar a tomar cartas en el asunto para poner nuestro granito de arena y empezar a ser una empresa paper free.
Beneficios de prescindir del papel
Hemos hablado mucho hasta ahora de cómo la reducción del uso del papel puede afectar positivamente al medio ambiente y al impacto que la actividad que realiza nuestra empresa puede tener en él.
Sin embargo, no solamente se trata de un gesto ecológico, también hay varios beneficios que pueden afectar directamente en la empresa.
Procesos más ágiles e inmediatos
Al prescindir del papel y volcarnos de lleno a los documentos digitales, se puede conseguir ahorrar mucho tiempo en gestiones que se vuelven innecesarias.
La transmisión de información a través de documentos digitales es inmediata. Podemos enviarlos por email para que lleguen en ese mismo instante, enviar un enlace de descarga o incluso enviar un enlace desde el cual se puede modificar el documento en sí.
Todo esto en milésimas de segundo y sin importar donde te encuentres. Con tener una conexión a internet es suficiente.
Archivos más seguros
Contrariamente a lo que se puede pensar, un documento digital es mucho más seguro que un documento en papel.
Un documento digital es menos susceptible a ir perdiendo impresión con el tiempo, a romperse, dañarse o extraviarse. Es incluso más difícil de robar, en el caso de que alguien esté interesado en hacerlo.
Un archivo digital, sobre todo si existe un protocolo de seguridad, puede estar cifrado y protegido de accesos desconocidos.
Esto, además, no influye en su facilidad de transmisión. Incluso aunque enviemos un archivo, podemos estar tranquilos de que solo accederá a él quien tenga nuestra autorización.
Almacenamiento más ágil
Para almacenar documentos en papel necesitamos espacio físico. A menudo no disponemos de él y terminamos con oficinas repletas de documentos mal organizados debido a la falta de un espacio adecuado.
Los documentos digitales no ocupan espacio. De hecho, esto se convierte literal si utilizamos un servidor en la nube.
Son fácilmente indexables, se pueden organizar utilizando distintos criterios y acceder a ellos a través de una sencilla búsqueda.
Su eliminación, en caso de que sea necesario, también es mucho más sencilla y definitiva que un documento en papel, además de más segura.
Facilita la automatización
La digitalización y el uso de softwares para gestionar empresas es cada día mayor. El uso de documentos y archivos en papel no es más que un obstáculo en el proceso de transformación digital.
Una empresa que funciona de manera digital, podrá aprovechar sus recursos para instalar programas que puedanautomatizar tareas diarias y reducir su carga de trabajo.
Esto es posible exclusivamente si los software y sus respectivas IA pueden acceder a la información necesaria. Si esta información se encuentra en formato papel, será imposible implementar nuevas herramientas que faciliten nuestro trabajo.
Reducción en costes
Eliminar el papel puede conllevar una de las expresiones preferidas de cualquier persona que gestiona una empresa: reducir costes.
A priori podemos pensar que sustituir al papel por un software digital no implica reducción de costes. El precio de una licencia es mayor que lo que puede costar una o varias resmas de papel.
Sin embargo hay que mirar de forma más global. El papel físico implica espacio de almacenamiento, impresoras y toner, archivadores y cajas, etc.
A largo plazo, además, el precio de uso de una licencia de software se ve largamente amortizado. Suele ser un pago único, a menudo anual, que probablemente no equivalga al gasto que pueden generar los documentos en papel en apenas unos meses.
Cómo implementar el paper free en nuestra empresa
Más allá de que este cambio afecte directamente a la manera de funcionar de la empresa, lo primero que debemos llevar a cabo es un cambio en la mentalidad.
Debemos estar convencidos de que lo que llevaremos a cabo es importante y realmente necesario, de lo contrario, no tienen sentido.
Además, al ser un cambio de tales magnitudes, tendremos que concientizar e incluir a todos los trabajadores de la empresa.
Para que realmente sea efectivo, debemos conseguir convencer a todos a estar comprometidos con la causa y aportar su granito de arena a que se cumplan los objetivos.
Además, es importante trazar un plan para acabar con el uso de papel con varios objetivos que nos ayuden a llevarlo a cabo.
No podemos pretender prescindir del papel de un día para otro, debe ser un proceso gradual que vaya incluyendo paulatinamente a todos los sectores de la empresa.
Herramientas que nos pueden ser de gran ayuda para eliminar el papel
Software OCR
Sin duda, nuestro principal aliado a la hora de convertirnos en una empresa paper free.
Si no sabes qué es OCR, se trata de una tecnología que reconoce ópticamente los caracteres de una foto o imágen.
Esto quiere decir que no se limita a escanear, sino que convierte documentos físicos en digitales editables en pocos pasos.
Ticket digital
El uso de ticket digital frente al ticket de papel puede representar un gran cambio en el día a día.
Si bien no todas las empresas generan tickets o facturas simplificadas, esto también puede aplicarse a las facturas y presupuestos que se realizan a diario.
Firma digital
Los programas de firma digital pueden ser muy útiles para evitar el uso de papel.
La firma digital tiene la misma validez que la manual, de modo que podemos evitar tener que imprimir documentos solamente para su firma y almacenamiento
Servidor en la nube
Lo hemos mencionado previamente, pero de nuevo queremos hacer hincapié en la importancia de tener un buen servidor con almacenamiento en la nube.
Gran parte de la comodidad y accesibilidad que tienen los documentos digitales se ve aumentada si lo almacenamos en un servidor en la nube.
Conclusión
Encontrándonos en el año 2022 no hay realmente excusas para seguir aferrados al papel. La motivación principal en la mayoría de los casos es el impacto negativo en el medio ambiente.
Junto con el tema residual, el solo proceso de producción y transformación del papel genera miles de partículas de CO2 que en esas cantidades resultan dañinas para el medio ambiente.
Sin embargo, si eso no fuera suficiente, hemos enumerado otros varios motivos por los cuales el uso de papel puede resultar también beneficiosos para la empresa en sí.
Además, podemos aprovechar la gran oferta de herramientas digitales que encontramos en el mercado y hacen que sea más sencillo prescindir del papel.
Ya sea por el bien común o por el propio de la empresa, es hora de pasarse al bando de las miles de empresas paper free del mundo.
