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Indicadores de reclutamiento y selección: Conozca las 6 mejores métricas

Indicadores de reclutamiento y selección: Conozca las 6 mejores métricas

Entender cómo funciona el proceso de reclutamiento y selección dentro de su empresa es el primer paso para desarrollar nuevas técnicas de contratación. Una buena manera de medir la calidad de los métodos es a través de los indicadores de proceso selectivo, construidos y establecidos de acuerdo a las necesidades de su equipo y de la organización en su conjunto.

La definición de indicadores de reclutamiento y selección es tan importante que este es uno de los criterios para la obtención de sellos de gestión de calidad, certificaciones que aseguran el alto nivel organizacional de su empresa y hacen que se convierta en una referencia en el mercado.

A lo largo de este artículo, comprenderá cuáles son los indicadores de efectividad del proceso de selección, cuáles son las principales métricas que debe tener en cuenta, cómo analizar cada resultado y cuál es la importancia de esto para la calidad del reclutamiento.

Así que asegúrese de seguir el artículo hasta el final!

¿Cuáles son los indicadores de reclutamiento y selección?

Los indicadores de reclutamiento son métricas utilizadas para determinar la eficiencia de un proceso. Por ejemplo, si trabaja con un blog, puede ser la cantidad de visitantes que entran en su página, los comentarios, las veces que se compartieron sus artículos y el tiempo de permanencia en la página.

¿Cuál es la función de los indicadores de reclutamiento y selección de personal?

Los indicadores son datos que comprueban la eficiencia de sus estrategias y el éxito de los resultados. Existen algunos criterios que definen la calidad de los mismos. De esa forma, usted podría hacerse algunas preguntas antes de comenzar la valorización, como por ejemplo:

    • ¿Puedo calcular esa métrica fácilmente? ¿Cuánto tiempo gasto para recopilar los datos y ese retorno de inversión vale la pena?
    • ¿Todas las personas involucradas en el proceso logran entender mi indicador y todos los resultados?
    • ¿Existe un plan de acción que se puede definir de acuerdo con los resultados obtenidos?
    • ¿Es posible generar un historial, haciendo una revisión periódica de los resultados alcanzados?
  • ¿Mi indicador genera valor para mi proceso?

Si la respuesta a las preguntas fue positiva, entonces el indicador que estableció realmente traerá resultados positivos para mejorar el flujo de trabajo.

Esas métricas se utilizan para medir la calidad de los candidatos contratados, el esfuerzo exigido de cada profesional de su equipo y los costos que involucran cada proceso.

Con esa información en sus manos, es posible establecer planes de acción para mejorar el proceso e identificar eventuales fallas.

¿A cuáles métricas los profesionales deben hacer seguimiento?

Conozca las principales métricas:

1- Indicador de reclutamiento y selección: tiempo de contratación

En primer lugar, usted debe tener en cuenta que las vacantes requieren distintos modelos. Eso significa que no existe una fórmula universal para la contratación, y debe tenerlo en cuenta en el análisis.

No hay una respuesta correcta de cuánto tiempo debe gastarse en cada proceso: al mismo tiempo que completa rápidamente una vacante que implica una decisión errónea de contratación, la demora puede entorpecer la ejecución de las actividades diarias de la empresa.

El tiempo de contratación debe medirse desde el momento en que la vacante es abierta y considerar todas las etapas del proceso selectivo, como:

    • El tiempo transcurrido al divulgar la vacante en los canales de comunicación.
    • El período disponible para que los candidatos interesados se pongan en contacto y envíen los curriculums.
    • La duración del proceso, considerando etapas como conexión, envío de e-mails, programación de dinámicas de grupo y entrevistas de empleo, envío de feedbacks y etc.
  • El tiempo de contratación, considerando la recepción de la retroalimentación, el envío de documentos y la firma de contratos.

La conteo del tiempo debe ser hecho para todos los procesos selectivos que usted realiza, posibilitando el cálculo de la duración promedio del flujo completo. Puede ser definido por la siguiente ecuación:

Tiempo requerido para completar las vacantes / número de vacantes disponibles = tiempo de contratación.

2- Indicador de reclutamiento y selección: costo de contratación

Todos los procesos generan costos para el presupuesto de la empresa, como el alquiler de salas de reuniones para dinámicas de grupo y entrevistas individuales, el costo de llamadas, asignación de empleados, contratación de agencias y headhunters, inversión en software, etc.

El cálculo de esos costos es definido por la ecuación::

Total gasto en los procesos de reclutamiento / Vacantes completas = Costo de contratación

Optimizar el dinero gastado en procesos selectivos es una forma de ahorrar y garantizar el mejor costo / beneficio.

3- Indicador de reclutamiento y selección: filtros de contratación

Encarar el proceso de contratación como un embudo ayuda a crear una visión sistémica del proceso e identificar puntos por mejorar.

En el embudo son consideradas las siguientes etapas, desde el tope hasta el fondo:

    • Recepción de curriculums.
    • Clasificación de currículums.
    • Dinámicas de grupo.
    • Entrevistas con personal de RR. HH. (Recursos Humanos)
    • Entrevistas con el gestor de la vacante.
  • Contrataciones.

Recuerde que estas etapas pueden variar de acuerdo con el proceso de cada empresa, considerando que muchas organizaciones requieren etapas de pruebas, entrevistas con diferentes niveles de jerarquía, recopilación de datos sobre los candidatos, etc.

Definir su propio embudo de contratación permite que su departamento de Gestión de Talento Humano visualice indicadores específicos para cada etapa y también métricas interconectadas, ayudando a medir el éxito del proceso.

El embudo también está íntimamente ligado con el tiempo de contratación. La visualización ayuda a entender mejor los indicadores utilizados para la elaboración de planes de acción que ataquen los puntos débiles del proceso.

4- Indicador de reclutamiento y selección: porcentaje de vacantes cerradas dentro del plazo

Un indicador muy fácil de analizar y controlar es el porcentaje de vacantes cerradas en un plazo establecido antes de comenzar el proceso. Es decir, hace referencia a la cantidad de vacantes que se abren en el período preestablecido y cuánto tiempo tardan para ser completadas creando una relación entre los procesos.

Por medio de este indicador, es posible analizar cuántos procesos fueron concluidos dentro del plazo y cuántos superaron el deadline.

El cumplimiento de plazos es esencial no sólo por cuestiones burocráticas, sino también porque una vacante abierta significa que la empresa está siendo perjudicada en lo que se refiere a la ejecución de actividades internas que influyen en el desarrollo de los negocios y las ganancias.

El atraso significa fallas operativas y/o dificultad en la atracción de candidatos, lo que hace necesaria la implantación de un plan de acción desarrollado para remediar la situación.

5- Indicador de reclutamiento y selección: motivos del cierre fuera del plazo

Para calcular el porcentaje de vacantes cerradas en atraso, basta dividir el número de ocurrencias por el total de vacantes y luego multiplicar el resultado por 100.

Los software también permiten la automatización de ese cálculo, eliminando operaciones manuales y administrando eficientemente el tiempo de su equipo de trabajo.

Recuerde también analizar los motivos del atraso. Sistematizar esa información facilita la identificación de problemas y la creación de soluciones innovadoras para que las próximas vacantes no se vean afectadas por retrasos en la contratación.

6- Indicador de reclutamiento y selección: turnover en contrataciones recientes

Turnover es un término en inglés que significa renovación. En el caso del reclutamiento, generalmente es un indicador negativo, ya que el turnover representa el porcentaje de personas que dejaron la empresa durante el período de experiencia.

El análisis del turnover indica la calidad del proceso selectivo, es decir, si el departamento de recursos humanos logró atraer y contratar al candidato correcto de acuerdo con todo lo que se esperaba para la vacante.

Es por eso que resaltamos la importancia de analizar diferentes criterios además del impecable curriculum: la experiencia previa de un candidato y los conocimientos técnicos que él posee no siempre es suficiente para el perfil y la elección ideal.

La cultura de la empresa es uno de los factores que mas aumentan la taza de renovación o turnover. Al contratar un candidato, es necesario tener la seguridad de que encaja en el perfil de la empresa y concuerda con la misión, visión y valores definidos por la organización.

Las pruebas de personalidad son excelentes aliados para garantizar esa integración, conocida como fit cultural. Al conocer mejor la personalidad de los profesionales, es posible definir si realmente concuerda con la identidad de la organización.

Además, hay que considerar también el perfil del equipo de personas con las que ese profesional trabajará. La sinergia es esencial para el trabajo en equipo y el buen funcionamiento de las actividades, por lo que no puede dejarse de lado durante el proceso.

Otra forma de disminuir el turnover es mantener contacto con el gestor de la vacante durante todo el proceso. Él será capaz de identificar a los mejores profesionales de acuerdo con lo que espera, así como proporcionar información relevante sobre las funciones del cargo.

Un turnover muy alto implica hacer de nuevo el trabajo, o sea, la vacante quedará nuevamente abierta y será necesario repetir todo el proceso de contratación, aumentando los costos para la organización.

Esos son algunos de los principales indicadores que usted puede comenzar a analizar para mejorar la forma en que los empleados son contratados. Además de los ítems citados anteriormente, puede analizar también la rotación de sus empleados, que se refiere no sólo al proceso selectivo, sino también al número de personas que dejan la empresa por motivos diversos.

¿Cómo realizar seguimiento a los indicadores de reclutamiento y selección?

1- Plantilla y software para el seguimiento


¿Hacer una hoja de cálculos de indicadores de reclutamiento y selección en excel o invertir en software? Ambas opciones son importantes y pueden ayudar a su empresa.

Los programas y plataformas para RR. HH. ayudan a su equipo a ahorrar mucho tiempo, liberando espacio para el análisis cualitativo de los candidatos.

Al final, a través de esas plataformas es posible eliminar etapas presenciales, como por ejemplo en la aplicación de pruebas online y el envío de preguntas en video. Usted también puede enviar feedbacks a gran escala por correo electrónico, reduciendo los gastos con las llamadas telefónicas.

El software también puede sustituir la terciarización del proceso, eliminando los costos de contratación de headhunters y agencias. Contar con la ayuda de la tecnología es una gran sugerencia para disminuir los gastos con los procesos.

O en excel, usted puede llevar el control de reclutamiento y selección del personal. Con el programa es posible crear una planilla de indicadores de reclutamiento y selección. Con la planilla reclutamiento y selección es más fácil entender cada una de las métricas.

2- Plan de acción de acuerdo con los indicadores

Cuando usted comienza a analizar indicadores periódicamente (puede ser algo hecho semanalmente, mensualmente, por trimestre, en fin, todo depende de su necesidad), usted comienza a identificar puntos por mejorar en los procesos.

Los planes de acción se desarrollan justamente para corregir esas “fallas”, garantizando la calidad del proceso selectivo, disminuyendo costos, evitando la necesidad de recontrataciones y de perjuicios en las actividades de la empresa.

Afrontar los puntos de mejora es algo muy particular de cada empresa, entonces es imprescindible que usted conozca a fondo todos los procesos de la organización para entender qué se puede hacer para mejorar las contrataciones.

Como ya mencionamos anteriormente, una sugerencia para mejorar los indicadores definidos por usted es la inversión en un software. Estas plataformas automatizan el proceso y evitan errores operativos, además de disminuir significativamente el tiempo y el costo de contratación.

Existen diversos modelos disponibles en el mercado con funcionalidades diferentes para satisfacer las necesidades de todas las empresas. La investigación y análisis de cuál es la mejor opción para su departamento puede ser el primer paso para la mejora de las métricas establecidas y la creación de equipos eficientes y competitivos dentro de la empresa.

Ahora que ya conoce la importancia de los indicadores de reclutamiento y selección, cuáles son las métricas más utilizadas por los profesionales de recursos humanos y cómo es posible crear un plan de acción para mejorar los flujos internos, ha llegado el momento de conversar con sus colegas de trabajo sobre las mejores prácticas de análisis y control de los procesos selectivos.

En poco tiempo, usted será capaz de percibir cambios significativos en la gestión de talento humano y la calidad de sus empleados. ¡De verdad, vale la pena!

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