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Onboarding: ¿qué es y cómo se implementa?

Onboarding: ¿qué es y cómo se implementa?

La necesidad de abrir una nueva vacante en la empresa puede venir acompañada de una preocupación: organizar de manera efectiva el inicio del trabajo para los nuevos empleados. Al final, las etapas de una nueva contratación son- o deberían ser-, solo el comienzo de una serie de fases a completar para que el empleado se vuelva efectivo. Este proceso es llamado de onboarding.

Por más tentador que sea no hacer el monitoreo y organizar la entrada de los empleados, son estas acciones las que resultan cada vez más efectivas cuando el objetivo es retener el talento. Pensando en la mejor manera de ayudarte con esta integración, preparamos este contenido. ¡Sigue leyendo y conoce más sobre ella!

¿Qué es el Onboarding?

El onboarding es el proceso que engloba varias acciones que tienen como objetivo reducir el tiempo que demora un nuevo empleado en alcanzar su potencial en una organización, integrándolo al equipo, cultura y forma de trabajo de la empresa, además de asegurar su adaptación.

La integración de nuevos talentos en una organización asegura que tengan los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios, haciéndolos, en efecto, parte del equipo.

El onboarding envuelve varios pasos, como: orientación, supervisión, seguimiento y capacitación.

El período indicado para la aplicación de este proceso es justo después de la contratación, momento en el que el profesional está más motivado, interesado en demostrar sus habilidades, haciendo un buen trabajo y abierto a recibir indicaciones y retroalimentación.

Beneficios del Onboarding para una empresa

Para una comprensión más detallada del onboarding, ahora vamos a mostrar los principales beneficios para la empresa:

Motivación

Los empleados que pasan por un proceso de integración se sienten más motivados. Eso es porque empiezan a sentirse realmente parte de la empresa, dejando de lado la ansiedad y la inseguridad, dando paso a la motivación. ¡Un nuevo empleado motivado puede contagiar a todo el equipo!

Integración

El onboarding es favorable para promover la integración del nuevo empleado al equipo. Una excelente forma de hacerlo es realizar una reunión para presentar a los nuevos empleados del mes, promoviendo así un acercamiento, capaz de superar la incomodidad y la timidez.

Retención de talentos

Talentos integrados y motivados normalmente permanecen en la empresa. Esto se debe a que ya iniciaron sus trabajos, entendiendo cómo funciona la organización y teniendo claridad sobre el ambiente.

Si la primera impresión fue positiva y la empresa consigue mantenerla durante el periodo de actividad, el nuevo empleado se sentirá bien y no querrá irse, generando una retención natural del talento.

Disminución del turnover

El onboarding permite reducir el turnover. Esto sucede porque la empresa deja claro al nuevo empleado lo que encontrará en su rutina de trabajo: procesos, culturas y métricas buscadas por los especialistas de RRHH, gerentes y jefes de equipo.

Paso a paso de un Onboarding eficiente

Comenzar en un nuevo empleo no es algo fácil, ni para el empleado ni para sus superiores. Es muy importante no arrojar de golpe una gran cantidad de información al profesional. La información debe presentarse de forma sencilla y capaz de facilitar la comprensión y, consecuentemente, su ejecución.

Usar la siguiente plantilla de etapas es una excelente forma de realizar un onboarding eficiente:

  • Aclara todo en la contratación.
  • Prepara la entrada.
  • Crea un evento de bienvenida.
  • Haz un tour por la empresa.
  • Muestra el lugar de trabajo.
  • Organiza el ambiente de trabajo.
  • Escoge a un empleado para ayudar.
  • Crea un entrenamiento personalizado.

Además de estos puntos, puedes destacar las siguientes etapas:

1. Crear un e-mail para el empleado.

No esperes a que el nuevo colaborador llegue para crear su correo electrónico. Es importante que la información del empleado se transmita a los responsables del sector, para que cuando llegue ya tenga la herramienta a su disposición.

2. Configurar los accesos necesarios.

Es importante que en su primer día, el nuevo empleado ya tenga acceso a los equipos y software necesarios para su trabajo. En caso de que haya sistemas que requieran contraseñas para acceder, se debe crear un nuevo usuario antes de que llegue el empleado.

3. Registros de accesos al local de trabajo.

¿La empresa utiliza datos biométricos? ¿Es necesario un carnet de identificación para pasar por el torniquete?

Independientemente de la forma de acceso al puesto de trabajo, es necesario que todo esto ya esté funcionando cuando llegue el nuevo empleado el primer día de trabajo.

4. Salario y beneficios.

La empresa debe informar al empleado del banco que realizó el pago y remitirle la documentación e información importante para abrir la cuenta.

Los paquetes de beneficios ofrecidos también deben solicitarse el primer día de trabajo, como vales de comida y vales de transporte, por ejemplo.

¿Cómo hacer un Onboarding digital?

También es posible hacer onboarding digital, haciendo el proceso de integración aún más ágil, además de minimizar la burocracia de RRHH. Este modelo es ideal en este período de crecimiento del trabajo remoto. A continuación te damos algunos consejos:

Automatiza los procesos.

Para tener mayor eficiencia en el proceso de onboarding digital, es importante utilizar herramientas que faciliten y aceleren los pasos, como la firma de contratos online o la reducción de la burocracia. La mejor solución es optar por el uso de un software de gestión y selección, como: JobConvo, donde es posible crear un onboarding de una manera más efectiva y asertiva.

A través de la herramienta, el equipo de RRHH optimiza el proceso de admisión e integración de nuevos talentos. Además, reduce el tiempo y la burocracia de los trámites, lo que también ahorra recursos.

Haz video llamadas.

Las videollamadas son excelentes alternativas para humanizar el proceso de incorporación digital, que cuando se realizan a través de correo electrónico o mensajes, hacen que los pasos sean más fáciles de ver para los empleados.

El uso de videollamadas reduce el impacto de la distancia física, ayudando a la relación entre la empresa y el profesional, creando un ambiente agradable para los involucrados, incluso en trabajos que se realizan de forma remota.

Envía la información necesaria.

Reúne información relevante sobre la cultura, tu equipo y la estructura operativa de la empresa, envíala de forma clara y explicativa al nuevo empleado. Esta etapa es fundamental para el proceso de onboarding digital.

En el proceso presencial, esta práctica se vuelve más natural durante el día a día en el entorno laboral, sin embargo, no es tan sencillo en el entorno digital. Por lo tanto, el equipo de recursos humanos debe producir presentaciones explicativas con contenido relevante e informativo sobre determinados temas.

Crea un cronograma de actividades.

Es importante crear un cronograma de actividades exclusivamente para el onboarding digital, enfocándose en la adaptación de los nuevos talentos del equipo. Para eso, es posible desarrollar una agenda con actividades que ayuden en la integración de los profesionales.

Tips importantes para más eficacia del Onboarding

Montar un onboarding eficiente es algo que requiere cierto grado de esfuerzo, pero a medio plazo empieza a dar resultados positivos para la empresa. 5 consejos para una incorporación más eficiente:

Contrata al candidato ideal.

Aunque parezca obvio, siempre es bueno recordar que esto es fundamental para un onboarding eficiente. Y para ser eficaz en este asunto, el momento de la entrevista es de gran importancia. Observa bien si la personalidad del candidato encaja con los valores y la misión de la empresa, investiga cuidadosamente las razones por las que dejo su último trabajo y trata de encontrar cuál sería un escenario laboral ideal para el candidato.

Ofrece entrenamientos adecuados.

Por muy preparado que esté el candidato, la fase de adaptación siempre es delicada. En este momento, simplemente comenzar a delegar trabajo sin realizar primero una capacitación puede no ser una buena idea.

Sé paciente

El candidato puede tener excelentes referencias y mucha experiencia, pero sé paciente y no introduzcas trabajos con una gran carga de responsabilidad. Respeta la etapa de adaptación y sé gradual con las exigencias hacia tus empleados.

Esmerate en la recepción.

Una nueva contratación es ese momento en el que ambas partes están felices, así que da una buena bienvenida el primer día al nuevo empleado.

Ideas creativas para un onboarding de éxito.

Para un onboarding aún más efectiva, puedes usar ideas creativas para implementar el proceso, haciéndolo aún más interesante. Eso mejora más la experiencia inicial del nuevo empleado. Continua leyendo:

Crea un evento para recibir al nuevo empleado.

Crear un evento de bienvenida para el nuevo empleado puede ser una gran sorpresa. Para eso, invite a los miembros del equipo a una cálida bienvenida, demostrando el celo de su empresa con cada profesional que llega.

Este momento puede ser usado para compartir la historia de la empresa y la cultura del lugar, dando una muestra de la experiencia que vivirá el trabajador dentro del ambiente de trabajo.

Monta un kit de bienvenida creativo

La segunda idea es montar un kit de bienvenida. Éste puede ser creativo y convertirse en una parte clave del onboarding. Entre la lista de materiales, están:

  • Checklist de tareas.
  • Carnet de identificación.
  • Carta de bienvenida por parte del CEO.
  • Regalos personalizados con la marca de la empresa.
  • Utensilios de oficina como bolígrafo, agenda y block de notas.
  • Guía del empleado, con información sobre recursos humanos, beneficios, cultura de la empresa y los procesos de la organización.

Ejemplos de éxito de Onboarding

Muchas empresas destacan por sus procesos y ganan fama por utilizar metodologías innovadoras y eficaces para trabajar en la integración y adaptación de sus nuevos empleados. Generalmente, las grandes corporaciones van un paso por delante en sus estrategias y prácticas.

A continuación te mostraremos algunas empresas conocidas que tienen onboardings exitosos:

LinkedIn

LinkedIn tiene un ritual para hacer muy especial el primer día del nuevo profesional.

El nuevo empleado llega a su lugar de trabajo y recibe un kit de bienvenida, con un cuaderno y una copia del libro – Start with You, escrito por el fundador de la empresa – Reid Hoffman.

Además, los kits varían según la persona que se incorpore a la empresa, así como los roles que desempeñará.

Facebook

La red de Mark Zuckerberg también es destacada en onboarding. Los nuevos empleados pasan por un entrenamiento de seis semanas, donde aprenden cuál será su rol en la empresa y cuál es la cultura de la organización al mismo tiempo.

En lugar de charlas, el objetivo es brindar a los nuevos miembros las herramientas necesarias para que puedan desarrollar sus actividades, facilitando la productividad dentro de la empresa.

Apple

El gigante tecnológico obsequia a sus nuevos empleados con un iMac, que debe ser configurado por el propio empleado. Además, el profesional recibe una camisa estampada con el año en el que inicia su carrera en la empresa, indicando que estarán juntos por mucho tiempo.

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