¿Por qué crear un proceso de admisión digital de empleados?

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El tiempo entre una oferta de empleo recibida por el candidato contratado y la fecha de inicio real en la empresa contratante puede estar lleno de ansiedad por los aprobados en el proceso. Y la mejor manera de evitar que el inicio de la admisión y la integración tarde más de lo necesario es manteniendo a los contratados comprometidos durante este período.

Optimizar el tiempo en la integración de su nuevo empleado considerando mantenerlo realmente entusiasmado con su empresa, departamento y equipo beneficiará a ambas partes. Diseñar un proceso de admisión digital de empleados es una forma eficaz de hacer esto.

¿Qué es un proceso de admisión digital?

En lugar de pasar los primeros días completando y diligenciando formularios con su nuevo empleado, ¿por qué no hacer todo esto antes de empezar?

La integración en línea le permite comunicarse con sus nuevos empleados a través de un portal en línea, sin tener que perder tiempo (el suyo y el de ellos) en el primer día crucial. Y eso no se limita a justo antes de que el contratado inicie el nuevo empleo. Él también puede seguir haciendo esa integración durante el primer mes en la empresa. No hay necesidad de tener una función específica para realizar el proceso. Mantener la información generalizada y organizada (asuntos de RRHH, salud y seguridad, etc.) significa que sólo es necesario crear un recurso para cada persona que participe en la admisión digital.

Considerando un proceso de admisión digital con una documentación exhaustiva, eliminará cualquier confusión sobre las nuevas responsabilidades de su candidato.

Los beneficios de la admisión digital

1. Digital hace menos trabajo

Simple, la admisión digital es sinónimo de organización y menos trabajo. Con la plataforma adecuada, las empresas pueden evitar un montón de papeleo que mata el espíritu de un nuevo empleado en el primer día. En cambio, las empresas que están actualizadas con sus procesos digitales pueden distribuir formularios electrónicos que requieren menos tiempo y esfuerzo para que ambas partes se preparen.

Mejor aún, puede dar a los nuevos empleados acceso a un “nuevo portal de empleados” en donde los documentos pueden ser diligenciados, firmados digitalmente y entregados antes de que pisen en su nueva oficina. Cuando se pone en práctica este proceso – llamado pre-admisión – las empresas tienen 1,6 veces más probabilidades de tener un costo menor por contratación.

Las plataformas de integración digital permiten a las empresas ahorrar dinero en costosos paquetes de RRHH e integrarse con todas las plataformas de RRHH de su empresa (nómina, seguridad social, etc.) para facilitar la vida de su equipo. Lo más importante, es que hacen que el primer día sea más fácil – y más emocionante – para sus nuevos empleados.

2. Se vuelve más personal

Es raro que usted vea las palabras “digital” y “más personal” en la misma frase, pero la integración digital libera más tiempo en el proceso para el contacto cara a cara, que ayuda a los nuevos empleados a entrar en confianza y enfocarse rápidamente en sus funciones.

En el primer día de un nuevo empleado, la integración digital ayuda a reducir el tiempo invertido en papeleo, liberando tiempo para discusiones más personales acerca de la cultura de la empresa, responsabilidades relacionadas con el trabajo, Workflow o flujo de trabajo y la dinámica del equipo.

En los siguientes días, la integración digital permite que los nuevos empleados y sus gerentes supervisen el progreso de la capacitación, se comuniquen abiertamente sobre las expectativas, desarrollen metas de productividad y, al hacerlo, reduzcan las métricas de tiempo para productividad.

3. Convierte la integración más inmersiva

¿Preferiría sentarse y mirar mientras el profesional de RRHH de su nueva compañía pasa por los valores, misión y visión de la empresa? ¿O prefiere ver una presentación interactiva y rica en medios de comunicación que resalte esta cultura a través de videos en vivo, ejemplos y testimonios de las personas con las que va a trabajar?

La primera opción parece… típica. Este último es sólo un ejemplo de cómo las organizaciones pueden aprovechar la tecnología actual para crear una estrategia de integración digital más atractiva.

Todavía…

  • Evita largas reuniones y folletos en papel.
  • Coloca a los nuevos contratados en una posición de cooperación para cumplir con los valores, misión y metas de la empresa.
  • Se puede realizar en tareas pequeñas y específicas.
  • Preparará al nuevo empleado para comenzar su trabajo cuanto antes.

Es posible que le parezca importante que todas las comunicaciones se produzcan cara a cara o por teléfono, pero la participación en línea puede implicar aspectos personales, si eso va de la mano con la cultura de su organización.

Usted también puede estar preocupado con el costo de diseñar un proceso de integración en línea. Esto depende de la organización, pero muchos empleadores consideran que el costo inicial de la creación e implementación está más que compensado por la productividad y resultados.

Los resultados del proceso de admisión digital

Sus empleados son los mejores embajadores de su marca, por lo que es vital tener una impresión positiva en su primer encuentro con su empresa.

Es muy común que los candidatos sientan que han perdido el contacto con el nuevo empleador durante el intervalo entre la recepción de la oferta y la fecha oficial de inicio. Los procesos de integración que empiezan antes de la fecha de inicio ayudan a facilitar la entrada del nuevo empleado a los negocios, por lo que llegan con más confianza y esto se verá reflejado desde el primer día en sus actividades.

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