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Solicitud de personal: Qué es y cómo hacerlo

Solicitud de personal: Qué es y cómo hacerlo

La gestión de personas es una de las áreas del sector de recursos humanos que lidia con diversas rutinas que involucran a los empleados. El reclutamiento y selección de personal es una de las rutinas. Los profesionales de RRHH son responsables por recibir solicitudes de personal por parte de otros sectores de la empresa que desean contratar nuevos empleados.

Las solicitudes son el punto de partida para todas las otras etapas de R&S. Ellas deben ser solicitadas por medio de un formulario conteniendo todas las informaciones necesarias para la ocupación de una nueva vacante.

Pero, al final, ¿cómo se realiza esto? Es lo que veremos en este artículo. Continua acompañando la lectura y conoce cómo funciona todo el proceso de solicitud de personal.

¿En cuáles situaciones debo contratar nuevos trabajadores?

Como señalamos en la introducción, la solicitud de personal es el inicio del R&S, proceso responsable por contratar nuevos empleados. Normalmente, los principales motivos para contratar nuevos empleados en una empresa son:

  • Aumento de cuadro: es cuando el equipo del gerente aumentará de tamaño debido a las necesidades del área, ya sea por un nuevo proyecto, un nuevo cliente o una situación similar;
  • Substituición de empleados: esta situación ocurre siempre que un empleado renuncia o fue despedido por su superior inmediato.
  • Transferencia de trabajadores: Es una situación común que ocurre cuando el empleado es promovido. Las promociones de los trabajadores pueden ser verticales, cuando este va para un cargo superior al que se encuentra, o puede ser horizontal, cuando el empleado mantiene el mismo nivel de cargo, sin embargo, en una área adyacente.

¿Cómo funciona el proceso de solicitud de personal?

Para hacer la solicitud de nuevos empleados, es necesario llenar un formulario de solicitud de vacantes Este seguirá un flujo de aprobación y cuando se apruebe, la solicitud de empleados se envía al departamento de recursos humanos para ser manejada por el reclutador. El reclutador, en seguida, inicia el proceso de reclutamiento y selección.. Y comienza alineando las informaciones pertinentes junto con el gerente que abrió la solicitud de vacante de empleo.

¿Para qué sirve la solicitud de personal?

Vea a continuación para qué sirve la solicitud de personal:

  • Mejora la colaboración y dirige mejor el proceso de contratación.
  • Coloca a toda la organización a cargo de la búsqueda de candidatos, ya sea por recomendación o publicando el puesto en sitios de publicación de trabajos.
  • Reduce errores en el proceso de selección al tener en un único lugar las informaciones consolidadas del profesional deseado.
  • Reduce e tiempo de solicitud y de contratación.
  • Crea un registro del proceso de reclutamiento desde el inicio.
  • Los requisitos y la descripción del trabajo son más claros para el reclutador que realiza el proceso selectivo.

Además de estos puntos principales, también existen otras cuestiones de gran importancia. La contratación de grandes equipos es llevada a cabo por la contratación conjunta. La solicitud de vacantes permite la colaboración y una óptima comunicación entre los departamentos de su empresa, especialmente en el lanzamiento del nuevo empleo. Esto garantiza que la solicitud sea aprobada y lista para ser publicada, haciendo el proceso mucho más fácil y sin complicaciones. El reclutador o el departamento de recursos humanos puede mantener la solicitud archivada, para cuando la necesite nuevamente, ya tener una referencia de como fue hecha, tanto en planificación como en ejecución.

Si el trabajo involucra más de lo que está señalado en la descripción de la vacante, el responsable de la contratación podrá ver esto en la solicitud. La solicitud de la vacante califica los requisitos del trabajo y garantiza que los reclutadores completen la posición para la satisfacción del gerente de contratación.

¿Qué debe incluirse en el formulario de solicitud de la vacante?

La información principal que debe incluir la solicitud de personal es:

  • Título del cargo.
  • Tipo de trabajo/campo.
  • Descripción de la vacante.
  • Rango salarial.
  • Beneficios.
  • Requisitos (Educación y Experiencia).
  • Perguntas adicionales, preocupaciones.
  • Motivo de la solicitud.

La importancia de hacer la solicitud de personal de forma correcta

Cuando las solicitudes de vacantes son parte del proceso de reclutamiento y selección, la organización puede medir la eficiencia de sus esfuerzos de reclutamiento. Los gerentes de RRHH revisan periódicamente las solicitudes de empleo, el proceso para atraer candidatos calificados, y el tiempo necesario para acompañar al proceso de reclutamiento y selección hasta que una oferta de trabajo sea hecha.

Estas informaciones pueden ser convertidas enmétricas útiles para el departamento de RRHH. Por ejemplo, si la compañía tiene un promedio de 10 solicitudes de vacantes por mes y necesita 25 horas para el equipo completar cada cargo, el tiempo total que el equipo necesitará será de 250 horas. Usando esta medida, el departamento de recursos humanos puede justificar la contratación de reclutadores adicionales o el corte de su equipo de reclutamiento.

Además de eso, las solicitudes de empleo se se vuelven parte de los archivos de la sección de empleos que indica cuántos cargos la empresa reclutó y cuántos puestos fueron ocupados con éxito. Si hay alguna duda del porqué el reclutador está adquiriendo candidatos, la solicitud de personal puede justificar los esfuerzos del reclutamiento.

Esto es particularmente importante en cargos difíciles de llenar, que pueden requerir de un trabajoarduo para los reclutadores. Las solicitudes de trabajo crean una pista de papel, en caso de que la organización necesite revisar las etapas de reclutamiento o modificar el lanzamiento de la vacante.

¿La solicitud de personal puede ser tercerizada?

Las métricas relacionadas con las solicitudes de trabajo también pueden ayudar a determinar si la organización debe considerar la tercerización de sus funciones de reclutamiento. La decisión de mantener el reclutamiento interno o contratar los servicios externos de un reclutador corporativo puede depender de cuántas solicitudes de empleo maneja la compañía y cuánto tiempo toma para completar cada posición o cargo.

Si un proveedor tercerizado dice que puede reducir el tiempo de ocupación de una vacante, puede ser interesante para el empleador tercerizar sus funciones de reclutamiento. El tiempo de finalización se refiere al número de días entre la solicitud de trabajo y el que el candidato que acepta una oferta de trabajo, dividido por el número de vacantes.

Los beneficios de la solicitud de personal con el software JobConvo

El proceso de solicitud de personal puede ser facilitado con el uso de la tecnología. Existen plataformas ATS (Software de Reclutamiento e Selección) en el mercado que auxilian (y mucho) esta solicitud.

El software JobConvo, por ejemplo, puede ser usado para publicar en varios canales de empleo con tan solo algunos clics. El software organiza y clasifica a los candidatos con la información relevante para la vacante, de modo que el profesional de recursos humanos pueda emparejar al candidato con el cargo fácilmente. También mejora la colaboración entre departamentos mencionada anteriormente con herramientas dentro de la plataforma, como mensajes, notas, observaciones. Conoce los beneficios de utilizar la plataforma JobConvo para hacer la solicitud de personal:

1. Asertividad

Como otros gerentes pueden realizar la solictud de personal, estos pueden definir los aspectos técnicos exactos y las competencias específicas que el área requerida. Con esto, disminuyen las oportunidades de contratar a la persona equivocada o de que los aspectos necesarios no sean respetados por los reclutadores.

Esto también ocurre porque, con el software, es posible hacer mejores filtros de acuerdo con lo que realmente la vacante necesita. El área demandante puede definir mejor las competencias necesarias. Además, el software también incluye a las áreas demandadas en el proceso. Así, él responsabiliza a los sectores que están requiriendo una definición mejor de la vacante. O sea, la plataforma permite que el gerente que está haciendo la solicitud de personal pueda encontrar lo que realmente necesita.

2. Agilidad

Además de todas las ventajas citadas en el tópico anterior, el software permite que todo esto sea hecho de forma práctica y eficiente, lo que hace el proceso mucho más agil. Esta es la gran ventaja del RRHH digital. Permite que las tareas que antes demandaban mucho tiempo, puedan ser hechas con tan solo algunos clics. Así, la solicitud será rápida, agilizando todas las etapas del proceso selectivo.

3. Disminución del papeleo

Anteriormente, los procesos de recursos humanos debían realizarse en numerosos roles, lo que dejaba la oficina llena de papeles e incluso podía correr el riesgo de perder documentos importantes o dañarlos. Las solictudes hechas por el software acaban con este problema. Todo es hecho de forma online, práctica y sin mucha burocracia.

 

¿Te gustó el artículo? No hay dudas de que el uso de una plataforma de RRHH puede facilitar la vida del trabajador de recursos humanos. Si deseas probar todos los beneficios de un software de reclutamiento y selección en la práctica, puedes solicitar una muestra gratis del software JobConvo.

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