O que é admissão digital e como fazer? Benefício do software

Muitos se fala no processo, mas o que é admissão digital? A admissão digital reflete na produtividade dos funcionários, na diminuição dos custos e nas responsabilidades de todos os setores da organização. Proporcionada pelos avanços tecnológicos, a automação de processos de admissão e demissão, está transformando as empresas.

A área de Recursos Humanos precisa lidar com todas as exigências da CLT. Com isso, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários. O processo manual exige que a empresa faça o arquivamento das cópias dos documentos, junto a diversos formulários e fichas. O que requer o dobro de cuidado, tanto para não esquecer de copiar nenhum documento, quanto para que nenhum papel seja perdido ou incluído na pasta de outro funcionário.

Com isso, a desburocratização dos processos RH se torna cada vez mais necessária. E, a admissão digital é uma das alternativas mais indicadas. O processo exige apenas uma ferramenta: software de RH para o armazenamento de todos os documentos e informações dos funcionários.

Aqui, vamos mostrar o que é admissão digital, como ela funciona e os seus benefícios, tanto para a empresa, como para os novos colaboradores. Continue acompanhando!

O que é admissão digital?

Resumindo, é a solução de RH amparada por processos tecnológicos para proporcionar o primeiro contato das empresas com os recém-contratados, de forma online.

O processo foi desenvolvido para evitar momentos em que, após o processo seletivo, o profissional de RH marque o dia da admissão com o novo colaborador e, por ventura, ele entregue todos os documentos solicitados, mas perceba que esqueceu algo e, precise voltar ao escritório, em um outro dia, para entregar o que falta.

Além disso, a automação também foi idealizada para evitar que o RH precise conferir cada documento, arquivar, digitalizar, cadastrar o novo funcionário no sistema e solicitar para a área de TI os novos acessos.

A admissão digital surgiu não apenas para evitar esse cenário, mas também é essencial para:

Eliminar os riscos de alguma falha no sistema;
Minimizar o processo de admissão e a demanda de atenção que ele exige;
Eliminar o espaço físico para guardar todos os documentos;
Otimizar a dinâmica da empresa, evitando que os colaboradores do RH fiquem focados em tarefas repetitivas, em vez de questões priorizar estratégicas de maior retorno para a organização;
A automação dos processos torna a admissão e demissão mais simples e eficaz.

Por fim, para entender o que é admissão digital, é importante destacar que só é possível realizá-la por meio das funcionalidades disponibilizadas por um software de RH, como o do JobConvo, que possibilita a importação e o armazenamento das informações dos novos funcionários em nuvem.

Lei sobre o uso de Plataforma de admissão digital

Aqui, é importante ressaltar que o uso de plataforma para admissão é respaldado por lei: a medida provisória nº 2200-2/2001, garante que o processo de admissão seja realizado eletronicamente, sem o risco da empresa sofrer com processos trabalhistas. Para isso, os funcionários fazem uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.

Porém, não é possível eliminar 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Na lista dos obrigatórios para a admissão, estão alguns que precisam ter uma versão física armazenada na empresa, como os atestados de saúde ocupacional.

Como funciona a admissão online?

Depois de entender o que é admissão digital, é fácil assimilar como o processo deve ser realizado. Para isso, acompanhe a descrição abaixo:

Colaborador preenche formulário e envia documentos digitalmente

Após informar ao colaborador sua aprovação no processo seletivo, o RH deve enviar um link com o formulário para que o colaborador possa preencher com suas informações e anexar os documentos solicitados.

O software permite que essa etapa seja realizada de qualquer computador ou smartphone e em qualquer horário. Ou seja, não é necessário que ele compareça pessoalmente na empresa.

RH finaliza o processo

O RH é notificado quando a etapa é finalizada, realizando a validação dos dados, em seguida. Como todas as informações do novo admitido estão no sistema, é rápido e fácil enviá-las para o Departamento Pessoal incluí-lo na folha de pagamento.

Quais são os benefícios da admissão digital?

Como falamos, a admissão digital traz benefícios não apenas para a empresa, mas para os novos funcionários também. Conheça alguns deles:

1. Maior segurança, redução de custos e de armazenamento

Falamos anteriormente sobre isso, mas não podíamos deixar de destacar aqui. Pois, o armazenamento de documentos dos funcionários, requer um espaço dedicado para essa função na empresa. Então, a redução da quantidade de papel usado para as fichas, contratos e cópias que são comuns no processo convencional, é um dos benefícios do software a curto, médio e longo prazo.

Além disso, a admissão digital permite que todas as informações sejam armazenadas na nuvem, guardando os dados do servidor online. Dessa forma, os documentos ficam em segurança e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar mediante login e senha. Reduzindo custos com papéis e aumentando a segurança da informação.

2. Sustentabilidade

O uso de software impacta diretamente nas políticas sustentáveis. Pois, a diminuição da quantidade de papel utilizada no dia a dia das empresas é um dos benefícios mais visíveis com a implementação da admissão digital.

3. Aumento da produtividade e engajamento interno

A admissão digital influencia diretamente na produtividade dos funcionários, pois ela simplifica e agiliza o processo de admissão e demissão, permitindo que menos pessoas sejam responsáveis por organizar, verificar e arquivar os documentos. Além disso, o uso de tecnologia para a desburocratizar os processos e otimizar o tempo dos funcionários gera efeitos positivos em toda a empresa.