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O que o seu RH precisa saber sobre a nova LGPD

O que o seu RH precisa saber sobre a nova LGPD
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A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) está em vigor desde 2018. O principal objetivo dessa lei é proteger os direitos de liberdade e de privacidade das pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas. As empresas precisam se adaptar a essas novas regras, inclusive o setor de RH, uma vez que é um dos setores mais afetados. Mas o que em si o seu RH precisa saber sobre a nova LGPD?

Primeiro, é muito importante saber que essa lei foi aprovada em agosto de 2018. Porém, as medidas sobre sanções administrativas só terão validade a partir de agosto de 2021, em virtude da pandemia causada pelo Covid-19.

O RH lida diretamente com dados pessoais de colaboradores. Como a lei obrigatoriamente precisa ser aplicada para a segurança das empresas, o setor deve estar atento continuamente aos riscos em não cumpri-la. Continue acompanhando a leitura e saiba mais sobre!

O que é LGPD?

LGPD (prevista na lei 13.709/2018) é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados. Ela consiste em uma série de regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo mais proteção e penalidades para aqueles que não cumprirem. As multas são bem expressivas e chegam  até 2% do faturamento da empresa.

Dados pessoais são aquelas informações únicas, relacionadas  ao indivíduo, como data de nascimento, número de CPF, atestados médicos, exames admissionais, imagens dos colaboradores e até dados gerados por meio do People Analytics. Ou seja, dados pessoais e intransferíveis. 

É importante lembrar que a LGPD garante mais liberdade, segurança e transparência aos usuários, informando sobre o porquê da coleta de informações  e como os dados serão aplicados. 

Continue a leitura e descubra o que o setor de RH precisa saber sobre a lei. 

Por que cuidar dos dados da sua empresa?

Hoje em dia, dados pessoais são a base do trabalho dos profissionais de recursos humanos. Por isso, essas informações precisam ser utilizadas de forma transparente e dentro da finalidade da empresa. 

Os  dados coletados são aqueles usados em diferentes práticas dentro do setor de RH, como: 

No RH atual, é impossível um gestor realizar suas atividades dentro do setor sem ter dados importantes sobre seus colaboradores, como produtividade, fit cultural, resultados em testes, projetos desenvolvidos, etc.

É a partir da análise dessas informações que o RH consegue traçar ações estratégicas e promover treinamentos, identificar líderes natos, processos defasados e colaboradores que precisam de qualificação.  

Os profissionais do setor precisam ter muito cuidado com essas informações, que apesar de essenciais para o seu trabalho, se caírem nas mãos de cibercriminosos, podem ser usadas para prejudicar seus colaboradores e até mesmo a empresa. 

Quais processos de RH mudam com a LGPD?

Podemos dizer que, com as regras da LGPD, a maioria dos processos de RH terão que se adaptar de acordo com a legislação vigente.

Contudo, algumas práticas do setor precisam de um pouco mais de atenção, como o processo de R&S e a gestão de benefícios. 

Agora, toda forma de sigilo é importante e o profissional de RH deve coletar apenas a informação necessária no momento da contratação, evitando a coleta de informações pessoais que não sejam relevantes para o processo. 

Outra grande mudança é que o profissional de RH precisa informar ao entrevistado o porquê da coleta de determinados dados e o que será feito com eles. Com a chegada da LGPD, todo o armazenamento de dados das pessoas envolvidas com a organização deve conter o termo de consentimento. Nestes documentos, deverão constar de forma detalhada a forma como os dados serão coletados, armazenados e utilizados, além de especificar a finalidade.  

Da mesma forma, a organização deve informar ao colaborador se os seus dados serão compartilhados com outras empresas parceiras, como seguradoras, empresas de saúde, empresas de benefícios, etc.

Ao término do trabalho, o colaborador pode revogar o consentimento ao uso de seus dados. Contudo, nem todos os dados serão eliminados devido à obrigação de documentos trabalhistas e previdenciários que defendem a preservação de alguns dados para uso restrito do Ministério do Trabalho. 

Então, mesmo que a coleta de dados seja uma tarefa indispensável para o setor, ele agora precisa lidar com três questões: finalidade, adequação e necessidade. Todos esses pontos são explicados na lei.

Como adaptar minha empresa à LGPD?

O primeiro passo que a sua empresa precisa tomar para se adequar à LGPD é a conscientização e treinamento de todos os colaboradores e setores sobre a nova lei e práticas de conduta que agora devem ser executadas.

Cabe ao setor de RH promover um treinamento ou palestra para informar a todos sobre a nova LGPD, seus impactos para a empresa e como todos podem se beneficiar dela. 

Agora, os profissionais que lidam diretamente com os dados dos colaboradores devem passar por um treinamento intensivo de boas práticas para o uso e coleta de dados. Além de saber o que é e quais são os impactos da lei, eles também devem saber na prática como a LGPD altera a sua rotina e seu dia a dia no trabalho. 

A partir do conhecimento da nova lei, a organização com certeza precisa rever políticas internas como segurança das informações, backup de arquivos, armazenamento de dados e tudo que esteja ligado ao consumo de dados dentro da empresa.  

Essa adequação pode ser feita por um especialista em compliance trabalhista, que a princípio irá precisar trabalhar em parceria com a empresa em processos diários para evitar qualquer tipo de problema. 

A necessidade de contratação de um DPO

Outra ideia é a contratação de um DPO (Data Protection Officer). Esse profissional trabalha com dados em larga escala. Além disso, o DPO pode ter total liberdade para aplicar a legislação. Sua responsabilidade inclui monitorar o uso dos dados e ter uma interação direta com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) para reportar possíveis falhas e aplicar as alterações que forem solicitadas pela agência.

Além do alinhamento do RH com encarregado da LGPD, é necessário que o DPO esteja em constante comunicação com o responsável pelo TI e jurídico. 

Esse colaborador irá ter muita responsabilidade nessa fase, pois será responsável pela proteção dos dados de toda a empresa, o que inclui os outros colaboradores, gestores, fornecedores, funcionários terceirizados, clientes, candidatos às vagas, etc.

Entre as funções do DPO, estão:

  • Garantir o cumprimento  das normas da LGPD;
  • Atuar em conjunto com setores que lidam com alto volume de dados (como o RH) a fim de traçar as melhores práticas de segurança;
  • Evitar ataques e invasões nos sistemas da organização;
  • Assegurar que as informações armazenadas nos bancos de dados fiquem em segredo;
  • Propor políticas adequadas para coleta, armazenamento e aproveitamento das informações;
  • Impedir que colaboradores e qualquer pessoa faça mal uso de dados da empresa.

Como fica a aplicação da LGPD no cenário do home office?

O modelo de trabalho home office passou a fazer cada vez mais parte do cenário de muitas empresas brasileiras. E as pesquisas já apontam que o número de vagas home office cresceram cerca de 85% no início de 2021 se comparado aos primeiros meses de 2020. A tendência do trabalho remoto veio para ficar e já ganhou uma nova modalidade chamada de anywhere office, que é possibilidade do trabalhador ser de qualquer lugar do Brasil e do mundo.    

Diante disso, entenda agora como fica a aplicação da LGPD dentro dessa modalidade de trabalho:

  • Todas as comunicações entre RH e candidatos, ou colaboradores precisam ser registradas e documentadas depois para serem conferidas; 
  • Realizar treinamentos com os funcionários sobre boas práticas no uso dos dados internos, a fim de evitar que ocorra perda de algum dado importante da empresa; 
  • Adotar soluções seguras para armazenamento de dados, o que evita  invasões de hackers e roubos de informações;
  • Determinar políticas de segurança da informação para os colaboradores em home office para que nenhum dado seja perdido; 
  • Todas as autorizações dos usuários precisam ser registradas.

E agora, quais são os próximos passos?

Se o seu RH ainda não se adaptou segundo as normas da LGPD, você precisa correr para não ficar para trás e nem colocar em risco a segurança de suas informações. 

Por fim, construa suas políticas de proteção de dados junto ao jurídico, que também será responsável por criar os termos de consentimento que precisarão ser assinados pelos colaboradores. Esse documento será essencial para permitir que todos os funcionários estejam de acordo com as leis LGPD e atuem de acordo com suas diretrizes. 

Como a tecnologia pode ajudar na adaptação à LGPD?

Não há dúvidas que os softwares de RH se tornaram um elemento crucial no setor. Mas afinal, como eles ficam nesse processo de adaptação à LGPD?

Você precisa contar com softwares que já atuem de acordo com a nova lei. A plataforma JobConvo é referência em gestão de processos de R&S e garante a privacidade do usuário e dos dados coletados, sempre em conformidade com a legislação.

Se você deseja experimentar o software JobConvo para atuar de acordo com a LGPD, clique aqui para solicitar uma demonstração GRATUITA!

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