Onboarding: o que é e como implementar?

Onboarding: o que é e como implementar?

A necessidade da abertura de uma nova vaga na empresa pode vir acompanhada com uma preocupação: organizar de maneira eficaz o início do trabalho dos novos colaboradores. Afinal, as etapas de uma nova contratação são – ou deveriam ser – apenas o começo de uma série de fases a serem concluídas para, aí sim, o colaborador se efetivar. Esse processo é chamado de onboarding.

Por mais que seja tentador não acompanhar e organizar a entrada do funcionário, são essas ações que se mostram cada vez mais eficazes quando o objetivo é reter talentos. Pensando na melhor maneira de te ajudar nessa integração, preparamos esse conteúdo. Continue acompanhando a leitura e saiba mais sobre! 

O que é Onboarding?

Onboarding é o processo que engloba diversas ações que têm como objetivo diminuir o tempo que um novo colaborador leva para atingir seu potencial em uma organização, integrando-o à equipe, cultura e forma de trabalho da empresa, além de assegurar a sua adaptação.

A integração dos novos talentos em uma organização garante que eles tenham os conhecimentos, competências e comportamentos exigidos, tornando-os, de fato, parte da equipe.

O onboarding envolve diversas etapas, como: orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O período indicado para a aplicação desse processo é logo após a contratação, momento em que o profissional está mais motivado, interessado em demonstrar suas aptidões, fazer um bom trabalho e aberto a receber direcionamentos e feedbacks.

Benefícios do Onboarding para a empresa

Para uma compreensão mais detalhada do onboarding, vamos mostrar agora os seus principais benefícios para a empresa: 

Motivação

Colaboradores que passam por um processo de integração se sentem mais motivados. Isso porque eles passam a se sentir realmente como parte da empresa, deixando a ansiedade e a insegurança de lado, dando lugar a motivação. Um novo colaborador motivado pode contagiar toda a equipe!

Integração

O onboarding é favorável para promover a integração do recém-contratado ao time. Uma ótima forma de fazer isso é realizando um encontro para a apresentação de novos colaboradores do mês, promovendo assim uma aproximação, capaz de quebrar o desconforto e a timidez.

Retenção de talentos

Talentos integrados e motivados normalmente permanecem na empresa. Isso pelo fato de já terem iniciado seus trabalhos, compreendendo a forma como a organização funciona e tendo clareza sobre o ambiente. 

Se a primeira impressão foi positiva e a empresa conseguir manter isso durante o período de atividade, o novo colaborador se sentirá bem e não vai querer mais ir embora, gerando uma retenção natural de talentos. 

Diminuição do turnover

O onboarding permite ainda a redução do turnover. Isso acontece porque a empresa deixa claro para o novo colaborador o que ele encontrará na sua rotina de trabalho: processos, culturas e métricas procuradas pelos especialistas de RH, gestores e chefes de equipes. 

Passo a passo de um Onboarding eficiente

Começar em um novo emprego não é algo fácil, nem para o colaborador, tampouco para os seus superiores. É muito importante não jogar uma grande quantidade de informações de uma só vez para o profissional. As informações devem ser apresentadas de maneira simples e capazes de facilitar a compreensão e, consequentemente, suas execuções.

Usar o seguinte modelo de etapas é uma ótima forma de fazer um onboarding eficiente:

  • Esclareça tudo na contratação;
  • Prepare a chegada;
  • Crie um evento de boas-vindas;
  • Faça um tour pela empresa;
  • Apresente o local de trabalho;
  • Organize o ambiente de trabalho;
  • Escolha um funcionário para ajudar;
  • Crie um treinamento personalizado.

Além desses pontos, podemos destacar as seguintes etapas:

1. Criação de e-mail para o colaborador

Não espere que o novo colaborador chegue para criar seu e-mail. É importante que as informações do funcionário sejam repassadas aos responsáveis do setor, para que quando ele chegue, já tenha a ferramenta à sua disposição. 

2. Configuração de acessos necessários

É importante que no seu primeiro dia, o novo colaborador já tenha acesso aos equipamentos e softwares necessários para seu trabalho. Caso haja sistemas que necessitam de senhas para serem acessados, um novo usuário precisa ter sido criado antes da chegada do funcionário.

3. Registros de acesso ao local de trabalho

A empresa faz uso de biometria? É necessário crachá de identificação para passar pela catraca? 

Independente da forma de acesso ao local de trabalho, é necessário que tudo isso já esteja funcionando quando o novo colaborador chegar ao primeiro dia de trabalho. 

4. Salário e benefícios

A empresa deve informar ao colaborador o banco que realizou o pagamento e encaminhar a documentação e informações importantes para a abertura da conta. 

Pacotes de benefícios oferecidos também devem ser solicitados no primeiro dia de trabalho, como o vale-refeição e o vale-transporte, por exemplo.

Como fazer um Onboarding digital?

Também é possível fazer o onboarding digital, tornando o processo de integração ainda mais ágil, além de minimizar a burocracia do RH. Esse modelo é o ideal nesse período de crescimento do trabalho remoto. Confira abaixo as nossas dicas:

Automatize os processos

Para trazer maior eficiência ao processo de onboarding digital, é importante utilizar ferramentas que facilitam e aceleram as etapas, como assinar contratos online ou reduzir a burocracia. A melhor solução é optar pelo uso de softwares de gestão e seleção, como a JobConvo, onde é possível criar um onboarding de forma mais efetiva e assertiva.

Através da ferramenta, a equipe de RH otimiza o processo de admissão e integração dos novos talentos. Além disso, reduz o tempo e a burocracia que envolve as etapas, o que também economiza recursos.

Faça chamadas de vídeo

As chamadas de vídeo são ótimas alternativas para humanizar o processo de onboarding digital, que quando feito por meio de e-mail ou mensagens, tornam as etapas mais frias ao olhar dos colaboradores.

Utilizar chamadas de vídeo reduz o impacto da distância física, ajudando no relacionamento entre sua empresa e o profissional, criando um clima agradável aos envolvidos, mesmo em trabalhos que acontecem remotamente.

Envie as informações necessárias

Junte informações relevantes sobre a cultura, seu time e a estrutura de funcionamento da empresa, enviando de forma clara e explicativa para o novo colaborador. Essa etapa é fundamental para o processo de onboarding digital.

No processo presencial, essa prática se torna mais natural durante o dia a dia no ambiente de trabalho, porém, não é tão simples no ambiente digital. Por isso, a equipe de RH precisa produzir apresentações explicativas com conteúdo relevante e informativo sobre determinados tópicos.

Crie um cronograma de atividades

É importante criar um cronograma de atividades exclusivas para o onboarding digital, focando na adaptação dos novos talentos da equipe. Para isso, é possível desenvolver uma agenda com atividades que auxiliam na integração dos profissionais.

Dicas importantes para a maior eficácia do Onboarding

Montar um onboarding eficiente é algo que demanda um certo grau de esforço, mas que em médio prazo passa a apresentar resultados positivos para a empresa. Confira cinco dicas para um onboarding mais eficiente:

Contrate o candidato ideal

Embora pareça óbvio, é sempre bom lembrar que isso é algo fundamental para um onboarding eficiente. E para ser eficaz nessa questão, o momento da entrevista é de grande importância. Observe bem se a personalidade do candidato se encaixa com os valores e a missão da empresa, investigue com atenção os motivos pelos quais aconteceu a saída do último emprego e tente encontrar o que seria um cenário ideal de trabalho para o candidato.

Ofereça treinamentos adequados

Por mais preparado que o candidato possa ser, a fase de adaptação sempre é delicada. Nesta hora, simplesmente já começar a delegar trabalho sem antes realizar treinamento, pode não ser uma boa ideia.

Seja paciente

O candidato pode ter excelentes referências e bastante experiência, mas seja paciente e não introduza trabalhos com alta carga de responsabilidades. Respeite a fase de adaptação e seja gradativo nas exigências.

Capriche na recepção

Uma nova contratação é aquele momento onde ambos os lados estão felizes, por isso, recepcione bem no primeiro dia e acolha o novo colaborador. 

Ideias criativas para um onboarding de sucesso

Para um onboarding ainda mais eficaz, é possível utilizar ideias criativas para implementar o processo, tornando-o ainda mais interessante e criativo. Isso melhora ainda mais a experiência inicial do novo colaborador. Confira abaixo:

Crie um evento para receber o novo colaborador

Criar um evento de boas-vindas para o recém-contratado pode ser uma ótima surpresa. Para isso, convide os membros de sua equipe para uma recepção calorosa, demonstrando o zelo da sua empresa com cada profissional que está chegando.

Esse momento pode ser utilizado para compartilhar a história da empresa e a cultura do local, dando um aperitivo da experiência que o colaborador viverá dentro do ambiente de trabalho.

Monte um kit de boas-vindas criativo

A segunda ideia é montar um kit de boas-vindas. Ele pode ser criativo e se tornar uma peça fundamental em seu onboarding. Dentre a lista de materiais, estão:

  • Checklist de tarefas;
  • Crachá de identificação;
  • Carta de boas-vindas do CEO personalizada;
  • Brindes personalizados com a marca da empresa;
  • Utensílios para escritório, como caneta, agenda e bloco de notas;
  • Guia do colaborador, com informações sobre o RH, benefícios, cultura da empresa e os processos da organização.

Exemplos de sucesso de Onboarding

Muitas empresas se destacam pelos seus processos e ganham fama por usar metodologias inovadoras e eficazes para trabalhar a integração e adaptação de seus novos colaboradores. Geralmente, grandes corporações estão um passo à frente em suas estratégias e práticas. 

Vamos mostrar abaixo algumas empresas conhecidas que têm onboardings de sucesso:

LinkedIn

O LinkedIn tem um ritual para tornar o primeiro dia do novo profissional muito especial.

O novo colaborador chega ao seu local de trabalho e recebe um kit de boas-vindas, com um caderno e uma cópia do livro – Comece por Você, escrito pelo fundador da empresa – Reid Hoffman.

Além disso, os kits variam de acordo com a pessoa que está entrando na empresa, assim como as funções que irá desempenhar. 

Facebook

A rede de Mark Zuckerberg também é destaque no onboarding. Os novos colaboradores passam por um treinamento de seis semanas, onde aprendem qual será o seu papel na empresa e qual é a cultura da organização ao mesmo tempo. 

Ao invés de palestras, o objetivo é dar aos novos membros as ferramentas necessárias para que eles desenvolvam suas atividades, facilitando a produtividade dentro da empresa. 

Apple

A gigante tecnológica presenteia seus novos colaboradores com um iMac, que deve ser configurado pelo próprio funcionário. Além disso, o profissional ganha uma camiseta estampada com o ano em que ele está começando sua carreira na empresa, indicando que ficarão juntos por muito tempo.

Gostou deste artigo? Com um software de gestão e seleção, é possível criar um Onboarding eficiente para sua empresa. A JobConvo é líder mundial nesse tipo de programa. Agende sua demonstração gratuita clicando aqui e torne sua empresa ainda mais eficiente.

Sobre o autor

JobConvo

A JobConvo foi desenvolvida para crescer com a sua empresa – fornecendo os recursos e a flexibilidade de que você precisa em cada estágio. Se a sua empresa possui 1 ou 10.000 funcionários, pode contar conosco. Atualmente nossas soluções abrangem plataforma de Gestão para Processos de Recrutamento e Seleção e admissão digital, onde você pode gerir todo o processo com um sistema com inteligência artificial.

Sobre a JobConvo

Plataforma Líder em Gestão para Processos de Recrutamento e Seleção

  • Crie requisições;
  • Personalize e automatize as etapas dos processos;
  • Compartilhe as vagas em diversos canais;
  • Aplique testes técnicos;
  • Faça o Fit Cultural e a tendência de comportamento dos candidatos;
  • Analise as vídeo entrevistas;
  • Compartilhe os finalistas com gestores;
  • Analise os relatórios;
  • Faça a admissão digital.

Saiba mais