O onboarding é um processo de grande importância para a integração de funcionários na empresa. E por isso, deveria ser adotado por absolutamente todos os negócios. Tendo em vista que, faz real diferença no processo de adaptação do novo colaborador e pode ser decisivo para que os primeiros resultados da integração surjam o quanto antes.
Pensando nisso, trouxemos mais informações sobre o processo de integração e como aplicá-lo no cotidiano do negócio. Confira tudo a seguir e se inspire para usar a estratégia em sua empresa, beneficiando o seu time e a interação entre os colaboradores a partir de medidas que podem ser adotadas pela equipe de gestão de pessoas.
O onboarding é o processo de integração de um novo funcionário na empresa, e sua principal finalidade é facilitar e agilizar a adaptação do colaborador ao ambiente de trabalho e a cultura organizacional. A estratégia começa a ser aplicada no momento em que o novo funcionário é contratado e se estende durante os primeiros dias, semanas ou até mesmo meses de trabalho, dependendo da complexidade da função e do ambiente de trabalho.
Por isso mesmo, o processo de integração desempenha um papel fundamental no sucesso do novo funcionário na organização. Uma vez que, a estratégia é responsável por garantir que essa adaptação possa ser facilitada. Bem como, o colaborador se sinta rapidamente parte da equipe e tenha uma performance positiva desde os primeiros dias atuando na empresa.
Objetivos do onboarding
Existem inúmeros objetivos que podem ser alcançados pela estratégia do onboarding. Confira quais são os principais para entender como a estratégia pode impactar a sua empresa:
1. Facilitar a adaptação
O onboarding visa ajudar o novo funcionário a se adaptar ao novo ambiente de trabalho, a cultura organizacional, as normas e aos valores da empresa. Isso é essencial para que ele se sinta confortável e engajado em seu novo papel dentro da corporação. Portanto, todas as empresas deveriam usar a estratégia.
2. Acelerar a produtividade
Um processo de integração eficiente pode acelerar a curva de aprendizado do novo funcionário, permitindo que ele se torne produtivo mais rapidamente. Isso é benéfico tanto para o colaborador, que se sente confiante e capaz, quanto para a empresa, que começa a colher os benefícios do trabalho do novo funcionário mais cedo.
3. Reduzir a rotatividade
Um onboarding bem-sucedido está associado a níveis mais baixos de rotatividade de funcionários. Ao fornecer um ambiente de trabalho positivo e apoiar o novo colaborador desde o início, a empresa pode aumentar a probabilidade de retenção desse profissional, evitando que perca tempo e recursos com novas contratações.
4. Engajar e motivar
Durante o processo existe uma oportunidade para criar um vínculo entre o novo funcionário e a empresa, promovendo seu engajamento e motivação. Um processo de integração bem estruturado demonstra ao novo colaborador que ele é valorizado e faz parte importante do time. Portanto, é um cuidado relevante após a contratação.
5. Esclarecer expectativas
A integração é o momento adequado para esclarecer as expectativas em relação ao desempenho do novo funcionário. Definir metas e objetivos claros ajuda o colaborador a entender o que se espera dele e como sua contribuição é valiosa para a empresa, o que desenvolve o senso de pertencimento e auxilia nos resultados.
6. Fomentar o alinhamento cultural
Durante a integração existe uma oportunidade para introduzir o novo funcionário a cultura organizacional da empresa. Isso inclui explicar os valores, a missão e a visão da organização, permitindo que o colaborador compreenda a identidade e o propósito da empresa, para que possa adotar para si a conduta mais adequada como funcionário do local.
7. Promover o desenvolvimento profissional
Durante o onboarding, o novo funcionário deve ter a oportunidade de identificar suas necessidades de desenvolvimento profissional. Isso pode incluir treinamentos específicos, cursos ou oportunidades de crescimento dentro da empresa. Dessa forma, não haverá nenhuma dificuldade na integração, por preparar o novo membro da equipe para o time.
Relação do onboarding com a cultura organizacional
A relação entre a integração e a cultura organizacional é estreita e fundamental para a integração bem-sucedida do novo funcionário na empresa. O onboarding desempenha um papel importante na introdução do novo colaborador a cultura, valores, normas e práticas da organização. Por isso, a estratégia permite o alinhamento de valores e introdução a cultura organizacional da empresa. Contribuindo para que o profissional tenha uma atuação conforme o esperado pela empresa. Trazendo benefícios e boa produtividade desde o dia que é integrado ao time.
Se o processo não é feito corretamente, a equipe vai perdendo de vista a cultura organizacional a medida que novos colaboradores são contratados. Portanto, é de suma importância que todos os colaboradores tenham essa experiência. O que vai garantir que mesmo os novos membros sejam integrados ao time com consciência de qual é seu papel, importância e uma série de outras informações relevantes para que possam vestir a camisa da empresa.
Quais são as etapas do onboarding?
O processo onboarding é dividido em etapas, confira como fazer:
1. Etapa de pré-integração
Antes do primeiro dia do novo funcionário, a equipe de Recursos Humanos ou o gestor responsável pelo onboarding devem preparar toda a documentação necessária para a admissão, como contrato de trabalho, formulários de benefícios e documentos relacionados à conformidade legal, para que não fique nenhuma pendência que possa penalizar a empresa.
2. Boas-vindas e apresentação da empresa
No primeiro dia de trabalho, o novo funcionário é recebido com uma calorosa boas-vindas. Um membro da equipe de RH ou do gestor imediato deve apresentá-lo a empresa, explicar a estrutura organizacional e apresentar os colegas de trabalho, de modo que, a introdução não deixe espaço para dúvidas.
3. Treinamento e capacitação
O novo funcionário passa por treinamentos e capacitações específicas relacionadas ao seu cargo e a empresa. Isso pode incluir treinamentos em sistemas internos, procedimentos de trabalho, políticas de segurança e outros tópicos relevantes. Afinal, mesmo colaboradores experientes precisam de orientações sobre como exercer o cargo que estão assumindo na empresa.
4. Integração com a equipe e demais colaboradores
A integração exige que o novo funcionário seja apresentado ao departamento no qual vai trabalhar. A partir da apresentação, é importante dar ao novato a oportunidade de conhecer seus colegas de trabalho e entender as dinâmicas de trabalho do setor, para que possa ser integrado ao time. Em resumo, a apresentação é parte fundamental da integração.
5. Acompanhamento e suporte contínuo
Durante as primeiras semanas ou meses, o novo funcionário deve receber feedback regular sobre seu desempenho. Isso permite que ele saiba como está se saindo e receba orientações para ajustar seu trabalho, se necessário. Mesmo não existindo uma cobrança intensa do colaborador nos primeiros meses, o feedback permite ajuste na conduta que deve ser adotada.
O que deve conter em um onboarding?
1. Apresentação da empresa e sua história
Inicie o processo com uma mensagem de boas-vindas da equipe de liderança, destacando a importância do novo colaborador e sua contribuição para a empresa e na sequência, apresente a empresa e sua história.
De modo que, o profissional saiba mais detalhes sobre a marca, seu impacto no mercado e a importância da atuação de cada colaborador para que a empresa possa continuar fazendo história ao longo dos anos.
2. Visão, missão e valores
Explique a missão, visão e valores da empresa, destacando a cultura organizacional e o que a empresa valoriza, para que o funcionário adote o que é esperado em seu comportamento e postura profissional. Dessa forma, é possível que o novo colaborador entenda a importância daquilo que está sendo apresentado para que possa adotar a conduta desejada.
3. Políticas e procedimentos internos
Apresente as políticas da empresa, como código de conduta, políticas de recursos humanos, políticas de segurança e outras diretrizes relevantes para que o novo profissional possa adotá-las no dia a dia. Dessa forma, o colaborador não irá destoar dos demais. Afinal, se o profissional não é orientado ele pode adotar as práticas que eram comuns no local onde trabalhava anteriormente, o que pode ser diferente do ideal da empresa.
4. Informações sobre benefícios e recursos disponíveis
Explique os benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde, férias, licenças, etc., e esclareça qualquer dúvida relacionada a remuneração. Bem como, deixe claro quais são os recursos disponíveis para os novos membros da equipe. Afinal, são detalhes importantes e que impulsionam o engajamento do colaborador.
5. Introdução à equipe e aos colegas de trabalho
Facilite a integração do novo colaborador apresentando-o à equipe, mostrando quem é quem e explicando as funções de cada pessoa. Além disso, sempre que possível incentive a socialização do novo colaborador com outros membros da equipe por meio de eventos ou atividades sociais dentro da empresa.
6. Treinamento específico para o cargo
É importante solicitar que um dos profissionais da equipe ofereça o treinamento específico para o cargo. Justamente para que seja possível fazer a integração orientando o colaborador em relação às práticas da empresa especificamente. Além disso, discuta oportunidades de crescimento e desenvolvimento dentro da empresa, incluindo programas de treinamento contínuo e perspectivas de carreira para que o profissional possa se engajar.
Como fazer um bom onboarding?
Fazer um bom processo de integração requer alguns cuidados, para que a equipe consiga ter eficiência no processo. Entenda como fazer:
Planejamento e organização prévia
É impossível fazer o processo de forma que funcione corretamente sem que exista um planejamento prévio. Por isso, é preciso organizar as etapas antes mesmo de selecionar um candidato para o cargo em aberto. Identifique o perfil ideal de profissional, planeje sua contratação e defina qual membro da equipe fará o onboarding. De modo que, todo o processo possa ser executado da melhor maneira possível.
Personalização do processo de acordo com o colaborador
O processo sempre deve ser personalizado para o profissional. Afinal, lembre-se que será preciso apresentar os novos colegas de trabalho dele, suas metas e outras informações que são pertinentes para sua integração. Por isso mesmo, é interessante ter o cuidado de estruturar o processo de acordo com o profissional que está sendo contratado, sua função e em qual setor ele irá atuar. Dessa forma, é possível personalizar os detalhes para que o processo de integração seja eficiente.
Acompanhamento próximo e suporte contínuo
Ao menos as primeiras semanas de trabalho exigem do time que ocorra um acompanhamento próximo do colaborador que está em integração. Afinal, no período de adaptação é importante que o colaborador se sinta respeitado e acolhido. É necessário que tenha para quem perguntar caso tenha alguma dúvida em relação a dinâmica de trabalho ou tenha até mesmo algum apontamento para fazer. O acompanhamento é parte da integração.
Quando a integração não é feita com eficiência, o colaborador recém contratado poderá ter dificuldades de lidar com o novo cargo e funções, bem como, estará suscetível a cometer erros que poderiam ser evitados. É óbvio que é preciso dar espaço para que a pessoa mostre seu trabalho, se sinta a vontade para desempenhar suas funções e possa dar o seu melhor. No entanto, o ideal é que o suporte exista.
Criação de um ambiente acolhedor e inclusivo
Toda empresa deve se preocupar com a criação de um ambiente acolhedor e inclusivo. Afinal os profissionais tendem a render mais quando atuam em um ambiente com o qual se identificam e se sentem bem. Por isso mesmo, é interessante promover o ambiente acolhedor inclusivo dentro da empresa. De modo que, os profissionais possam se sentir livres para ser autênticos, deixando a própria criatividade aflorar e oferecendo o seu melhor em cada demanda.
Avaliação regular do processo de onboarding
Assim como todos os outros processos de uma empresa, o onboarding precisa ser regularmente avaliado para que possa ser ajustado. Tendo em vista que, é um processo que precisa evoluir assim como os outros na empresa. Isso significa dizer que é importante adotar cuidados para que a empresa tenha bons resultados ao integrar profissionais.
Benefícios do onboarding para a empresa
Quando falamos em benefício, é interessante entender que não nos referimos só para o novo colaborador que se sente respeitado e acolhido, como também, para a equipe e empresa, entenda os motivos pelos quais isso ocorre:
Motivação dos colaboradores
Um onboarding bem planejado demonstra ao novo funcionário que a empresa valoriza sua contratação e está comprometida em apoiá-lo em seu crescimento profissional. Isso pode aumentar o engajamento e a motivação do colaborador, pois ele se sente parte essencial do time desde o início, o que é muito importante para o sucesso na empresa.
Integração eficiente
A cultura empresarial desempenha um papel importante no desempenho e sucesso da empresa como um todo. O onboarding proporciona a oportunidade de apresentar a cultura da empresa ao novo funcionário, garantindo que ele entenda os valores e objetivos compartilhados pela organização.
Retenção de talentos
O processo ajudará a aumentar a probabilidade de o novo funcionário permanecer na empresa a longo prazo. Quando os colaboradores se sentem bem-vindos e preparados para desempenhar suas funções, estão mais propensos a ficar satisfeitos com o emprego e, consequentemente, permanecer na empresa.
Redução do turnover
Com profissionais bem integrados e que se sentem parte da equipe, é natural que os pedidos de demissão sejam reduzidos. Isso é importante para evitar perda de tempo com contratações que geram pedidos precoces de demissão. Contribuindo para que a empresa tenha ótimos resultados na retenção de talentos.
Qual a importância da integração de novos funcionários?
Se a sua empresa ainda não incluiu a cultura de integrar os novos funcionários ao time, saiba que o processo pode proporcionar ótimos resultados. Entendendo sua importância, será possível implementar a estratégia para a obtenção de resultados, confira alguns pontos essenciais:
1. Rapidez na adaptação ao novo ambiente de trabalho
A rapidez da adaptação ao novo local de trabalho é positiva para todos os membros da equipe. Afinal, a empresa precisa que os colaboradores atuem com eficiência e entendam que são parte de um time. Quando todos atuam no mesmo ritmo e em sintonia, o time se torna como uma engrenagem em pleno funcionamento.
A rapidez de adaptação ao novo ambiente de trabalho é ainda mais importante para profissionais que vão atuar como líderes ou em posições que demandam tomada de decisões assertivas que impactam nos resultados da empresa. Quanto mais alto é o cargo, mais importante é que a adaptação seja rápida, por causa do impacto da atuação do profissional na empresa.
2. Engajamento e produtividade
Um profissional que entende a cultura da empresa, se sente acolhido e passa por treinamento, naturalmente irá manter seu engajamento em alta. O que é importante por impactar diretamente na produtividade e possibilitar ótimos resultados para todos os envolvidos. O engajamento de um colaborador tende a contagiar todo o time.
3. Prevenção de erros e conflitos
A integração bem executada faz com que todos entrem em sintonia. Aspecto que faz com que erros possam ser evitados e o time consiga trabalhar em conjunto, da melhor maneira possível. Evitar erros e conflitos entre os profissionais da equipe é importante para que seja possível evitar que o ambiente de trabalho fique desagradável. Afinal, conflitos são prejudiciais para a sintonia da equipe.
Quais são os 4 C’s do onboarding?
Nota: Utilize o recurso visual acima com a ferramenta de infográfico online da Venngage.
O que não pode faltar em um onboarding?
Para que não cometa erros, trouxemos tudo aquilo que não pode faltar em um onboarding eficiente, visando que faça um checklist para que possa implementar com maior eficiência em seu negócio:
Apresentação da empresa e sua cultura: É fundamental apresentar a empresa e sua cultura aos novos integrantes do time. Afinal, todos os membros da equipe precisam entender e adotar a cultura da empresa em cada um de seus posicionamentos ao longo do expediente.
Introdução à equipe e aos colegas de trabalho: O novo membro da equipe precisa ser recebido por todos os colegas, é importante ter o cuidado de fazer essa apresentação e garantir um ambiente acolhedor para todos.
Treinamento específico para o cargo: Por mais que o colaborador contratado seja qualificado, eficiente e dê o seu melhor, é necessário que o profissional seja treinado para atuar da forma como a empresa espera que ele atue. Uma vez que, cada empresa tem sua própria cultura e isso faz toda a diferença na forma como o colaborador deve atuar.
Acompanhamento e suporte contínuo: É importante que os responsáveis pelo setor deem o acompanhamento e suporte contínuo, para que todas as dúvidas e necessidades do novo colaborador sejam atendidas. Afinal, é necessário que os primeiros passos sejam dados na empresa com assertividade.
Feedback regular e avaliação de desempenho: O profissional precisa receber feedback regular para que sua avaliação revele quais caminhos precisa adotar, assim como ocorre com todos os colegas de setor. É interessante não cobrar excessivamente do colaborador desde o início, mas dar direcionamentos que viabilizam boa performance.
Quanto tempo dura um processo de onboarding?
O onboarding deve ser um processo contínuo, com suporte ao colaborador mesmo após a fase inicial de primeiros dias na empresa. É importante ter em mente que, ocorre uma variação de duração de acordo com a complexidade do cargo e da empresa. No entanto, é um processo que pode durar de algumas semanas a alguns meses, garantindo que a integração se dê da melhor forma possível. Afinal, um profissional que tem suporte de seus líderes tende a performar com excelência.
É interessante destacar que, o suporte aos colegas deve fazer parte da cultura da empresa. O processo de adaptação deve ser feito também quando o colaborador faz uma mudança de setor dentro da empresa, para que possa garantir a adaptação a nova rotina de trabalho, visando se identificar com o cargo e a equipe.
Quais as melhores práticas para tornar o onboarding atraente?
As etapas do onboarding precisam ser desenvolvidas de modo que o processo seja entendido como atraente e relevante aos olhos dos novos colaboradores. Justamente para que eles sintam interesse em passar por todo o processo. Confira algumas dicas de como fazê-lo:
Personalização do processo para atender às necessidades individuais
Cada setor da empresa precisa de um processo claro e eficiente, capaz de integrar o time da melhor forma. Afinal, em cada área há uma linguagem, demandas próprias e uma série de fatores que exigem dos profissionais a capacidade de personalizar a experiência. Por isso mesmo, é importante que os responsáveis pela integração de novos colaboradores se preparem com antecedência. Sempre analisando cada processo e personalizando para que seja uma integração realmente eficiente.
Utilização de recursos multimídia e interativos
A utilização de recursos multimídia permite aos envolvidos que a empresa seja apresentada de uma forma mais interessante e convidativa. Deixando a plateia encantada com todos os recursos que são usados. Dessa forma, a apresentação se torna muito mais agradável, evitando que fique massiva para os colaboradores assistirem.
Envolvimento da liderança e dos colegas de trabalho
É importante que todos os profissionais estejam envolvidos com o processo. O que significa dizer que a liderança e os colegas de trabalho precisam estar dispostos a auxiliar. Os líderes são fundamentais para inspirar os demais colegas, visando a adoção de uma postura acolhedora que é transmitida por todos na equipe ao recém chegado.
Oferecimento de um mentor ou padrinho para o novo colaborador
Sempre que possível, é interessante que a empresa disponibilize um padrinho ou mentor que possa ser a pessoa procurada pelo colaborador quando houver necessidade de tirar dúvidas ou obter esclarecimentos. Dessa forma, haverá um responsável que poderá realmente ajudar na integração e que consequentemente irá se aproximar do novo colega. Aspecto que é interessante por criar vínculos sociais na empresa.
Incentivo a participação ativa do colaborador no processo de onboarding
Ao contratar um novo funcionário, é importante que eles realmente participem ativamente do processo, esclarecendo suas dúvidas e vivenciando a integração em todas as etapas idealizadas para recebê-lo. De modo que, demonstrem que valorizam a oportunidade e que estão dando o melhor de si desde os primeiros dias na empresa.
Como fazer um onboarding digital?
Sabia que é possível fazer um onboarding digital com eficiência? O processo é diferente da versão presencial. Por isso, é importante estar atento a alguns fatores, como:
Utilização de plataformas e ferramentas online
É preciso usar plataformas e ferramentas online, contando com plataformas eficientes que vão auxiliar no processo de integração do novo colaborador. A JobConvo é uma plataforma completa que auxilia sua empresa a fazer o onboarding digital de forma eficiente.
Com a admissão digital é possível ter um processo de qualidade. É importante fazer uma contratação virtual que respeita os profissionais. A contratação digital auxilia a reduzir os custos envolvidos e possibilita que o processo de contratação seja completamente otimizado para a parte contratante e para o candidato.
Criação de vídeos e conteúdos interativos
Conteúdos interativos e vídeos são excelentes para transmitir informações relevantes para a atuação dos novos colaboradores. Dessa forma, existe uma comunicação clara e objetiva, que ao mesmo tempo é envolvente e ajuda a substituir a interação que seria feita presencialmente. Portanto, é um excelente recurso. A partir disso, a equipe terá uma integração virtual eficiente, mesmo sem nenhuma interação feita presencialmente.
Comunicação virtual eficiente e clara
Para que o processo de onboarding virtual seja eficiente, é importante ter uma comunicação eficiente e clara, que não dê espaço para dúvidas ou dificuldade de entendimento dos pontos abordados pela equipe. Toda empresa deve construir um ambiente de trabalho onde dúvidas são esclarecidas sem nenhum tipo de constrangimento entre os colegas.
Dessa forma, a adaptação ao ambiente de trabalho será efetiva, contribuindo para que todas as etapas da estratégia possam se dar da melhor forma possível. O que propicia um ambiente laboral de colaboração, respeito mútuo e aprendizado. Principalmente por não existirem restrições em relação a troca de informações entre os membros da equipe.
Oferecimento de treinamentos online e recursos digitais
É possível desenvolver material de treinamento online e disponibilizar para os novos contratados. De modo que, eles possam acessar o material e aproveitar a integração organizacional.
Afinal, os treinamentos online e recursos digitais permitem que o profissional se desenvolva com eficiência para ocupar a vaga, garantindo que tenha uma boa performance desde o início de sua jornada na empresa. Aspecto que faz toda a diferença para que os resultados sejam positivos.
Estabelecimento de canais de suporte e interação virtual
É extremamente importante que a empresa disponibilize canais de suporte que possibilitem a troca de mensagens rápida e garanta uma interação eficiente em caso de dúvida ou problemas de adaptação. Uma vez que, o acolhimento ao novo funcionário deve ser feito com eficiência em todas as formas de contratação de novos membros para a equipe.
Dessa forma, esse colaborador poderá ter uma experiência agradável, se sentir respeitado e parte do time, aspectos que são fundamentais para que a integração ocorra com eficiência. Em resumo, a integração de novos funcionários deve ser feita com excelência até mesmo quando se dá somente no ambiente virtual. Afinal, esse acolhimento inicial faz toda a diferença para os resultados que se pretende alcançar como equipe.
São diversas as facilidades que o onboarding digital oferece para as organizações. Cada um dos benefícios só é possível por meio de um software de admissão digital como o do JobConvo. Com ele, você realiza todo o processo e evita transtornos futuros. Quer experimentar? Solicite uma demonstração gratuita, clique aqui!
