Dentro das empresas, é comum que os colaboradores tenham alguma tarefa em prol do trabalho, como viagem, treinamentos, eventos fora do escritório, dentre outras que envolvem custos. Costumam ser viagens, almoços corporativos, visitas aos clientes, eventos, entre vários outros compromissos corporativos. Todas elas acabam fazendo com que os colaboradores acabem usando do seu próprio dinheiro para arcar com essas despesas. É aí que entra o processo de reembolso de despesas.
Normalmente, as equipes responsáveis pelo reembolso aos colaboradores acabam recebendo dezenas de notas fiscais que podem ser facilmente perdidas ou sem identificação.
É muito comum que os funcionários reclamem que não foram reembolsados corretamente e, ao mesmo tempo, o financeiro fica confuso se realmente os valores estão corretos. Continue acompanhando a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Mas afinal, quais despesas são reembolsáveis ou não?
É muito importante que o profissional de RH saiba sobre o reembolso de despesas corporativas, o que pode incluir viagens, cursos, assistência médica e outros reembolsos específicos de cada setor.
De acordo com a legislação vigente na CLT, a diária de viagem (desde que não ultrapasse 50% do valor do salário) e as ajudas de custo não fazem parte do salário do colaborador e dessa forma não podem ser computadas como contribuição previdenciária e FGTS.
Por esse motivo, devem ser reembolsadas todas as vezes que o colaborador utilizá-las como parte de seu trabalho, o que acontece nos casos já citados aqui.
Porém, nem todas as despesas corporativas em viagens e deslocamento do trabalhador são passíveis de reembolso. Nos próximos tópicos, iremos listar as que precisam ser reembolsadas ou não pela empresa. Continue a leitura!
Despesas reembolsáveis pela empresa
Confira agora as despesas que devem ser reembolsáveis pela empresa:
1. Transporte até o local da viagem e durante a viagem
As despesas de trabalho nas viagens corporativas costumam ser arcadas pela empresa e possuem caráter indenizatório.
Muitas vezes, o colaborador pode fazer viagens em seu próprio automóvel. Nesse caso, a empresa precisa reembolsar despesas como quilometragem, combustível gasto, manutenção do carro e seguro.
Se o colaborador viaja de avião, quando chegar ao destino, ele precisa se locomover e esses gastos com aluguel de carro, táxi, uber, dentre outros, precisarão ser reembolsados pela empresa também.
2. Acomodação durante a viagem
Ainda falando sobre viagens (como palestras e eventos em outras cidades), é comum que o colaborador precise pernoitar. Nesta situação, a sua acomodação precisa ser reembolsada pela empresa.
No entanto, a empresa precisa estipular um valor máximo para as acomodações, de modo que exageros não sejam permitidos pelos colaboradores, como por exemplo, alugar um quarto de luxo.
3. Alimentação
Outro quesito no qual o colaborador precisa ser reembolsado pela empresa é a alimentação. Geralmente, durante uma viagem de trabalho, uma ou mais refeições principais serão necessárias no reembolso.
4. Outras despesas
As despesas citadas acima são as que devem ser reembolsadas de acordo com a lei. Porém, cada empresa pode apresentar aos seus colaboradores critérios próprios a respeito de outras despesas reembolsáveis ou não.
Despesas não reembolsáveis
Em linhas gerais, as despesas acima (as que costumam ocorrer durante uma viagem corporativa) seguem o bom senso. Nenhuma empresa é obrigada a reembolsar gastos com festas, despesas pessoais, gastos com bebidas alcoólicas, refeições intermediárias como lanches da tarde, frigobar, dentre outras situações que ocorrem além do necessário.
A melhor forma de não gerar conflito entre a empresa e o colaborador é sempre deixar claro as normas da política de reembolso da empresa.
Essas políticas podem criar regras que definem prazos, teto de valores e categorias de reembolso, o que facilita o entendimento dos colaboradores, além de também facilitar o financeiro para a própria empresa.
Por exemplo, em viagens de funcionários, muitas empresas estipulam um valor fixo e diário do que eles podem gastar. Esta solução é a ideal para minimizar possíveis problemas e gastos excessivos.
Como melhorar o seu processo de reembolso de despesas?
Como abordado na introdução deste artigo, o processo de reembolso pode causar muita dor de cabeça para a empresa.
Para tentar auxiliar e aliviar a desorganização nesse momento, resolvemos oferecer uma planilha de reembolso de despesas para você baixar e ter a liberdade de personalizar conforme for necessário.
