Reuniões Produtivas: passo a passo

Reuniões Produtivas: passo a passo

Os objetivos das reuniões produtivas têm como foco direcionar novas ações da empresa, estabelecer metas, realizar uma apresentação, entre outros. Entretanto, nem sempre ela é concluída com o resultado esperado.

Isso acontece devido a diversos aspectos anteriores à reunião como, por exemplo, a não elaboração de um objetivo, a falta de colaboradores que são importantes para o resultado da reunião, além do conflito. Tudo isso corrobora para que uma reunião passe longe de ser produtiva e se torne um verdadeiro caos.

Por essa razão, neste post, vamos abordar com você as principais dicas de como deixar as suas reuniões produtivas de verdade e como obter o resultado que você deseja a partir dela. Vamos lá?

 

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Quais são os tipos de reuniões produtivas que existem?

– Reunião de decisão:

A reunião de decisão é autoexplicativa né? Ela é feita com o objetivo de reunir as pessoas certas, ou seja, os tomadores de decisão em um único lugar para tomar a decisão a respeito de um determinado tema.

Normalmente, essas reuniões não costumam tomar muito tempo, já que o tema foi antecipado e o motivo do encontro é a tomada de decisão final da equipe.

Assim, o tempo médio de uma reunião de decisão é de 15 até 60 minutos.

– Reunião de discussão:

A reunião de discussão tem como objetivo abordar um tema definido e procurar uma resposta final a respeito dele. Assim, é esperado que nesse tipo de reunião, todos os membros discorram a própria opinião.

Mesmo que seja uma reunião que visa discutir um assunto em questão e pode divergir opiniões, a média de tempo para ela é de uma hora.

Entretanto, para que a reunião termine dentro do tempo previsto é preciso controle do líder, pois, é comum que os participantes acabem divagando e fugindo dos pontos que estão em pauta, de fato.

– Reunião de apresentação:

Por fim, temos a reunião de apresentação. Essa apresentação pode ser a respeito de diversas coisas. Esse é um espaço onde os participantes têm a chance de tirar suas dúvidas, se necessário.

Assim, uma reunião de apresentação é aquela mais tradicional, onde uma única pessoa fala enquanto as outras ouvem, caso surjam dúvidas elas podem ser feitas no final da apresentação.

Assim como os modelos anteriores, o tempo de reunião é de 30 a 60 minutos. Além disso, é preciso determinar um tempo para perguntas.

Aqui é preciso tomar muito cuidado quanto à apresentação. Se ela for muito cansativa, demorar para acabar e não deixar um espaço para perguntas, isso pode acarretar problemas futuros.

Passo a passo de como fazer reuniões produtivas?

– Dê o tom da reunião:

Para começar é fundamental que quem vai controlar a reunião consiga se organizar, pois, será necessário um facilitador para promover uma interação saudável entre os participantes.

Assim, é importante que se prepare para a reunião determinando o objetivo de ela existir e revise aos poucos, assim como os resultados que você está esperando ao final do encontro.

Além disso, como mediador você vai precisar manter o grupo focado, principalmente em situações de dispersão, além de avançar até encontrar uma solução para o problema abordado.

– Reuniões produtivas – Avise o tema antes:

Não dá para você buscar por reuniões produtivas se a sua equipe é pega de surpresa e não faz a menor ideia do porquê você decidiu realizar uma reunião, né?

O ideal é que você faça uma tática pré-trabalho, avisando a todos alguns dias antes da reunião. Se tiver tarefas para serem feitas, então dê uma para cada um e forneça informações complementares se for o caso.

Logo no início da reunião faça referência as informações complementares e as tarefas que comentou, para que a equipe sintonize com o que você está falando e foque no que será abordado a seguir.

– Use o material enviado anteriormente para a equipe na reunião:

Durante a reunião comece usando itens do trabalho como um fio condutor para guiar toda a reunião.

Caso em algum momento acabe entrando para outro assunto, então peça, de maneira gentil, que o grupo volte ao assunto que está sendo pautado.

O mesmo deve ser feito se um tema é adiantado por algum membro do grupo. Lembre-os que o assunto será abordado mais tarde e eles precisam ser pacientes.

– Reniões produtivas – Faça com que todos os integrantes participem:

Apesar de você ter chamado somente as pessoas necessárias para participar da reunião e que se interessam pelo assunto, cada membro tem uma personalidade, como:

  •       Os mais tranquilos;
  •       Apressados;
  •       Aqueles que tentam controlar o assunto e passar na frente dos outros;
  •       Os tímidos que só ouvem e pouco falam.

Para fazer uma reunião produtiva durante essa situação é preciso engajar todos os participantes realizando algumas ações como:

  •       Anote o que cada um está dizendo e aquele que não falar pergunte o que ele acha;
  •       Coordene um espaço de tempo para que todos possam falar;
  •       Invista uma atenção aos tímidos realizando perguntas a eles;
  •       Acalme os mais apressados e dominadores.

Com as anotações em mãos você terá um belo resumo do que foi dito, o que vai ajudar a encontrar a solução do qual trouxe vocês a esse momento.

– Coloque as pautas da reunião em ação:

Com todas as pautas mencionadas na reunião, você precisa tornar o momento o mais objetivo possível. Para isso, pontue tudo o que deve ser feito após o final da reunião.

Relate o que deve ser feito e defina quem será a pessoa que deve realizar a tarefa até a próxima reunião. É importante que marque uma data final para que a atividade seja feita.

Depois disso, confirme todos os detalhes para que nada saia fora do planejado ou ela tenha sido interpretada de forma diferente.

– Discuta os cenários e os possíveis desafios:

É bem provável que as ações que deverão ser realizadas depois da reunião não apresentarão cenários perfeitos e que existem desafios que precisam ser lidas ao longo dos dias.

Lembre sua equipe que essas situações são naturais e apresente possíveis soluções que podem ajudar durante o percurso como um todo.

Além disso, é importante que se coloque à disposição para resolver algumas situações e ajudá-los a passar pelas dificuldades.

– Determine uma data para uma nova reunião:

Por fim, é muito importante que você marque uma data para a próxima reunião. Caso não seja possível, dê uma opção, pelo menos, aproximada, para que eles possam ter algumas ações de avanço.

Caso encontre com eles, faça algumas referências em relação à próxima reunião e peça atualizações de como estão as tarefas.

Dicas extras de como deixar as suas reuniões produtivas

– Deixe o motivo da reunião bem claro:

Para ser possível comprovar e determinar se uma reunião foi ou não produtiva, é preciso saber se ela atingiu o objetivo esperado, ou seja, se foi realizado nela o que se era esperado.

Se ela começou sem nenhum motivo aparente, então, ela nem deveria ter sido realizada. Isso porque, reuniões produtivas são aquelas que têm um objetivo específico para existir.

Portanto, antes de você marcar qualquer tipo de reunião é fundamental que você tenha um objetivo bem claro do porquê ela deve ser feita. Algumas perguntas que podem ser feitas são:

  •       Qual problema você deseja resolver?
  •       O que será discutido na reunião?
  •       Quais são os resultados que você precisa ter ao final da reunião?

Realizar esse tipo de questionamento vai te ajudar a entender muito melhor o problema que você tem e o que você está pretendendo resolver durante a reunião.

– Só chame para a reunião quem deve estar nela:

Um dos erros muito comuns das reuniões são a convocações de pessoas que não fazem nenhuma diferença se estão ou não nela serem chamadas. Inclusive, essa era uma das premissas da Apple na época de Steve Jobs em suas reuniões. Somente pessoas que precisam estar lá, deveriam estar.

Inclusive, Jobs já havia colocado uma funcionária para fora da sala, porque ela não participava durante a conversa e, portanto, a presença dela não era necessária quanto eles imaginavam.

Claro, o ideal não é expulsar os colaboradores da sala, mas evitar esse tipo de erro e convocar para a reunião somente as pessoas que precisam estar nela, para que assim, ela se torne produtiva.

– Reuniões produtivas tem um tempo para cada tema:

Mesmo as reuniões produtivas e pontuais tendem a ter muitos temas a serem abordados e está tudo bem. O que não está tudo bem é que cada uma das pautas tome tempo demais.

Quando isso acontece, é comum faltar tempo para falar sobre outros assuntos que eram tão importantes quanto os anteriores.

Por essa razão, é fundamental evitar que esse tipo de situação aconteça e para isso, uma alternativa é organizar um tempo para cada um dos temas, começando sempre pelos mais importantes.

É importante que cite a pauta e dê um tempo para que todos possam falar um pouco sobre o assunto e, se no final ele ainda não tenha sido finalizado, busque agendar para finalizá-lo em um outro momento e então falar apenas desta pauta.

Controlando o horário, você evita que a sua equipe acabe dispersando, falando sobre temas que não estão relacionados, o que de fato está sendo conversado.

 

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