Rotinas de departamento pessoal: veja 7 principais + checklist

Rotinas de departamento pessoal: veja 7 principais + checklist

Uma empresa que gerencia com excelência as questões voltadas aos seus colaboradores é uma empresa muito mais apta a crescer e ter sucesso. As rotinas de departamento pessoal são de grande importância e responsabilidade para o bom funcionamento de qualquer organização.

Afinal, essas rotinas garantem o cumprimento dos direitos e deveres de toda a equipe da empresa. Essa dedicação e organização trará satisfação aos funcionários, gerando um melhor desempenho e crescimento. 

Mas, quais são essas rotinas? Se você quer conhecer melhor as principais atividades e funções que compõem o departamento pessoal, continue acompanhando a leitura!

Quais são as funções do departamento pessoal?

Desde a admissão ao desligamento, o departamento pessoal é responsável por toda a trajetória dos colaboradores na empresa. Portanto, as suas rotinas englobam todos os registros documentais relacionados aos funcionários.

O objetivo do DP é prevenir e evitar os problemas trabalhistas. Além de contribuir para a organização da empresa, garantindo todos os direitos dos funcionários e contribuindo para que se sintam seguros quanto a responsabilidade e cuidado da empresa em relação a eles. Assim, eles podem gerar uma melhor atuação e contribuição. 

Qual a diferença de RH e departamento pessoal?

Antes de entender as rotinas de departamento pessoal, é importante primeiro não confundir o DP com a área de recursos humanos. Há muitas dúvidas e confusão quanto a isso. Apesar de trabalharem juntos e os dois lidarem com os colaboradores, o departamento pessoal é uma subárea do setor de RH e possui uma função mais específica. Confira a diferença:

Departamento Pessoal 

O departamento pessoal é responsável por todas as partes burocráticas que envolvem os funcionários e precisa garantir que todos os direitos e deveres sejam cumpridos. É preciso estar atento às leis de rotinas trabalhistas e ter conhecimentos em administração. 

Recursos Humanos

Já o RH tem foco mais na área comportamental. Sua atuação é na seleção de profissionais, sua valorização e desenvolvimento dentro da empresa. Precisa saber gerenciar as relações que existem no ambiente de trabalho e alinhar toda a equipe com a cultura da empresa. 

Quais são as principais rotinas de departamento pessoal?

Existem diversas tarefas que ficam sobre a responsabilidade do departamento pessoal. As principais são: 

1. Processos de admissão e demissão de funcionários

Este são os registros que mais se destacam no departamento pessoal. Os processos de admissão e desligamento exigem muitos cuidados com a parte burocrática, para que não gere problemas trabalhistas. Além do mais, o setor precisa sempre estar com todos os documentos e informações dos funcionários para realizar esses procedimentos.

Em casos de admissão, é preciso fazer o registro trabalhista, preencher a carteira de trabalho de acordo com a lei, encaminhar o colaborador para o exame admissional, incluí-lo no relógio de ponto, entregar o crachá e por fim, fazer a sua integração na equipe.

Já nos desligamentos, o setor recebe toda a documentação necessária, faz o encaminhamento ao processo demissional e faz o cálculo para o pagamento das verbas rescisórias. Além de verificar o motivo da saída para planejar melhorias e encaminhar a empresa a um novo processo seletivo.

2. Administração da folha de pagamento

Neste processo se faz os cálculos de salário, vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde, além de outros benefícios e descontos trabalhistas. O cuidado e atenção nesta etapa é essencial, pois é uma tarefa mensal que demanda muito trabalho e não pode conter erros. Assim, não há prejuízos a empresa ou ao colaborador.

3. Controle de jornada de trabalho

Neste processo, o departamento pessoal gerencia a jornada de trabalho dos funcionários. Através de planilhas e relatórios, é preciso controlar os horários dos pontos batidos do início ao fim do expediente, calcular horas extras e os adicionais noturnos. 

Mas lembre-se que tudo precisa estar de acordo com o contrato específico de cada colaborador, analisando se existem irregularidades em relação às demandas trabalhistas. 

Através deste procedimento, é possível criar escalas de trabalho e avaliar a produtividade da equipe.

4. Controle de férias, licenças e afastamentos

Quando se trata de férias, é imprescindível que exista um bom planejamento e logística. Assim, a organização não ficará sobrecarregada e a ausência de algum profissional não irá atrapalhar projetos importantes. As férias também necessitam ser compatíveis com os planos do colaborador. Neste processo, o DP precisa estar atento aos vencimentos para não pagar multas.

Além das férias, também é preciso controlar as licenças e afastamentos. Elas não podem interferir na eficiência da equipe. Caso haja imprevistos, a companhia precisa estar preparada para tomar decisões rápidas e estratégicas.

5. Gerenciamento de impostos, taxas e contribuições

Existem encargos trabalhistas que precisam estar sempre quitados para a empresa estar de acordo com a lei e garantir sua tranquilidade. Entre eles estão o gerenciamento de parcelas do FGTS, INSS e outras taxas.

Além disso, o DP também fica responsável pelo contato com os sindicatos de cada categoria. Assim, o setor pode repassar aos colaboradores o imposto anual das suas áreas de atuação e estar ciente das possíveis convenções.

6. Acompanhamento da legislação trabalhista

É de suma importância que o setor de DP tenha um bom conhecimento de todas as leis trabalhistas e da CLT. Com a reforma trabalhista em 2017, muitas leis mudaram e é preciso estar atento a cada mudança para evitar que a empresa sofra com processos. Mas, caso ocorra alguma ação na justiça, o setor de departamento pessoal é o que irá representar a companhia e defender os seus interesses.

7. Prestar informações aos órgãos públicos

O departamento pessoal também fica encarregado em prestar informações aos órgãos públicos. Segue alguns exemplos:

  • Declaração ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Entrega da Relação Anual de Informações sociais (RAIS).

Como organizar as rotinas de departamento pessoal?

São inúmeras as tarefas, não é mesmo? Por isso é muito importante que haja organização, cuidado e dedicação a cada uma delas. Para isso, é importante utilizar cronogramas, fluxogramas e calendários para não cometer faltas. 

A dica é utilizar ferramentas digitais para auxiliar o RH. Assim, há redução no trabalho manual, menos falhas e otimização nos processos. Alguns softwares já oferecem recursos como a automação de processos que manualmente demandam muito tempo e atenção, como por exemplo os de admissão e desligamento.

Checklist: rotinas de departamento pessoal

Preparamos um checklist para você com as principais rotinas do departamento pessoal que possuem prazos e não podem ser esquecidas. Confira: 

  • Emissão da folha de pagamento até o 5º dia útil do mês;
  • Entrega do CAGED referente ao mês anterior até 7º dia do mês;
  • Entrega do GFIP/SEFIP até o 7º dia do mês seguinte referente à remuneração paga;
  • Entrega da cópia da GPS mensalmente;
  • Pagamento da DARF conforme o prazo de cada tributo;
  • Pagamento da GRCSU Patronal no mês de janeiro;
  • Envio dos dados ao e-Social conforme o prazo do grupo da empresa;
  • Entrega da declaração de DIRF conforme o prazo estabelecido pela receita;
  • Envio da RAIS até o mês de março;
  • Pagamento da GRCSU em abril;
  • Pagamento das 2 parcelas do 13º salário em novembro e dezembro.

Agora que você já sabe tudo sobre as rotinas de departamento pessoal, é hora de escolher uma plataforma que pode te auxiliar em processos importantes do DP. Caso queira experimentar a automação dos processos de admissão e desligamento, o software JobConvo oferece esses recursos e você pode solicitar uma avaliação GRATUITA! Clique aqui

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