Para realizar a seleção de candidatos de maneira específica, correta e pontual, tem sido cada vez maior a utilização de tecnologias que funcionam de modo integrado com todas as ferramentas necessárias para este processo. O sistema de recrutamento e seleção é uma dessas tecnologias. 

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O setor de recursos humanos vem se tornando cada vez mais moderno. De acordo com pesquisas, mais de 55% das empresas em todo o mundo estão mudando seus processos de gestão de pessoas e migrando para o uso de ferramentas digitais, tais como sistemas de recrutamento e seleção, por exemplo. 

Ao analisar isso, percebe-se que não se trata de uma tendência, mas sim de uma necessidade. No Brasil, mais de 80% dos empregadores consideram o setor de recursos humanos como muito importante e também analisaram ser fundamental poder contar com a tecnologia para acelerar e otimizar seu funcionamento. 

É por isso que hoje vamos falar mais a fundo sobre o sistema de recrutamento e seleção! Se você quer saber sobre o assunto, não deixe de conferir o nosso artigo a seguir. Confira!

O QUE É UM SISTEMA DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?

O sistema de recrutamento e seleção é uma ferramenta tecnológica única e completa. Ele funciona de maneira integrada a outras plataformas, como páginas de emprego, por exemplo. Com suas funcionalidades, o sistema é capaz de estruturar todo o processo de contratação e simplificar a vida de profissionais que trabalham na área de recursos humanos. 

De maneira simplória, podemos afirmar que é um software que otimiza o controle de processo seletivo. Ele facilita as etapas iniciais, como a requisição de vagas pelos gestores de linha e também as etapas finais, como a mensuração de métricas e indicadores de contratação. 

Suas principais funções podem ser consideradas as seguintes:

  • Busca e requisição de novas vagas;
  • Veiculação de modo direcionado nos principais portais de vagas;
  • Triagem automatizada de candidatos com base em suas competências;
  • Criação de cronogramas;
  • Mensuração de indicadores de recrutamento e seleção. 

COMO FUNCIONA UM SISTEMA DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?

Depois dessa breve introdução sobre o funcionamento do sistema de recrutamento e seleção, é hora de entendermos como ele funciona de forma mais específica. Veja abaixo quais são as suas principais funcionalidades:

1. REQUISIÇÃO DE VAGAS 

Durante muito tempo, o processo de requisição de vagas era feito de modo analógico, ou seja, era preenchido à mão, entregue ao departamento pessoal e depois era necessário esperar pelo feedback. Um processo trabalhoso e pouco eficiente. 

Com um sistema de recrutamento e seleção, o primeiro passo é a requisição de pessoal de forma digital, sem nenhum tipo de burocracia e papelada. Essa solicitação dá início a todo fluxo de trabalho, que depende da aprovação digital de outros gestores para dar continuidade ao processo. 

O software atua também no processo de arquivamento automático de todas as informações e dados, deixando um histórico de ações e aprovações de todo o processo de R&S. Assim, se torna possível ter mais segurança e eficiência. 

2. DIVULGAÇÃO 

A divulgação de vagas abertas através dos meios digitais se tornou algo muito comum nos últimos tempos. Redes sociais e páginas de emprego possibilitam interações cada vez maiores entre profissionais e empresas.

Dessa forma, o sistema de seleção atua de modo a gerir as vagas abertas, fazendo com que os profissionais que possuem mais compatibilidade com a vaga sejam colocados em contato direto com as empresas. 

3. TRIAGEM

Com um processo de recrutamento bem-sucedido, provavelmente o RH vai se deparar com muitos currículos. Isso levará os profissionais a realizarem um processo de triagem, que tradicionalmente é demorado, uma vez que todos as informações devem ser analisadas e classificadas para selecionar alguns candidatos. 

A boa notícia é que um sistema de recrutamento e seleção facilita todo esse processo de maneira automática. Ou seja, a triagem pode ocorrer com o mínimo de interferência humana por meio do auxílio de filtros avançados. Isso faz com que os melhores candidatos sejam identificados pelo sistema, fator que contribui para a otimização do tempo gasto pelos gestores nesta etapa.  

4. ESTRUTURAÇÃO

A seleção é composta por uma série de etapas, afinal, ela visa a contratação de profissionais que sejam realmente competentes e estejam alinhados à política da empresa. 

Essas etapas podem ser agendadas, organizadas e enfim, aprovadas pelos gestores através do  sistema de recrutamento e seleção. Essa estruturação garante que o tempo seja otimizado e também um retorno satisfatório à empresa por meio da contratação dos melhores candidatos disponíveis. 

5. LEVANTAMENTO DE DESEMPENHO

E por fim, é importante destacar uma função importante desse sistema: o levantamento de desempenho. Ele auxilia os profissionais na identificação de posições abertas, finalizadas no prazo, canceladas, entre outras. 

Cada vez mais o uso de indicadores vem sendo utilizado pelos departamentos de recursos humanos, ajudando a identificar o que acontece em tempo real e o que precisa ser melhorado para atingir os melhores resultados. 

A IMPORTÂNCIA DA INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL NO PROCESSO DE R&S

Uma das grandes vantagens do sistema de recrutamento e seleção é o uso da inteligência artificial. Ela tem sido cada vez mais utilizada no RH das empresas. Por isso, vamos começar destacando a sua importância na automação de processo seletivo. 

Muitas etapas deixam de ser feitas manualmente e passam a ser geridas pelo sistema de recrutamento e seleção. O principal exemplo disso pode ser visto na triagem automática de candidatos. Além disso, é possível citar o registro das informações ou a aprovação automática de requisições de pessoal. 

Outro ponto de grande importância está na redução de custos operacionais, que podem ser realocados em outras atividades estratégicas dentro do departamento de recursos humanos. A inteligência artificial contribui diretamente para a redução de desperdícios de recursos, erros e problemas ao longo da seleção que podem causar gastos e prejuízos à empresa. 

Por fim, é possível ainda proporcionar uma melhor experiência aos próprios candidatos, que participam de uma seleção mais agradável e facilitada. Nesse caso, a inteligência artificial torna o processo mais objetivo, assegurando uma comunicação mais direta com os candidatos. 

Veja abaixo as principais vantagens da inteligência artificial no sistema de recrutamento e seleção:

  • Aumento da automação de diversas tarefas;
  • Redução de custos operacionais;
  • Fit Cultural;
  • Permite maior flexibilidade ao funcionário;
  • Garante personalização.

VANTAGENS DO SISTEMA DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO PARA O RH

Já vimos que um sistema de recrutamento e seleção possui muitas funcionalidades e pode trazer muitos benefícios. Veja abaixo quais são as principais vantagens do seu uso nas empresas:

MODERNIZAÇÃO DO RH

A modernização das atividades do setor de RH tem se tornado cada vez mais essencial. Afinal, o mercado está em constante transformação. Os processos tradicionais não são mais o suficiente para ter uma gestão de pessoas eficaz e esse modelo pode causar prejuízos para a organização. Por isso, o setor precisa fazer o uso de ferramentas digitais para otimizar os processos, conseguir acompanhar mudanças e não ficar para trás em meio a competitividade do mundo corporativo. 

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

Com a automação dos processos de R&S, os procedimentos passam a ter mais agilidade, organização e eficiência. Afinal, os processos que antes demandavam muito tempo e recursos, agora são realizados de forma digital e com muito mais rapidez. Além disso, as fases também passam a ser mais estruturadas e organizadas para que não haja confusões e pouco aproveitamento. Assim, há um aumento na produtividade dos colaboradores sem perder a qualidade dos seus resultados.

CONTRATAÇÃO DE MELHORES PROFISSIONAIS

Conseguir contratar os melhores talentos do mercado não costuma ser uma das tarefas mais fáceis dos gestores. Muitos podem pensar que o erro está apenas na falta de profissionais talentosos, mas os processos mal-estruturados também podem dificultar esta missão. 

Com um sistema de recrutamento e seleção, é possível ter um processo bem estruturado e atrair profissionais a altura da expectativa da organização. Isso porque suas funcionalidades auxiliam a empresa a ter uma melhor divulgação de vagas e também a encontrar pessoas com maior compatibilidade com o cargo em aberto.

TRIAGEM SIMPLIFICADA COM O FIT CULTURAL

Uma das maiores vantagens de um sistema de recrutamento e seleção é o uso do Fit Cultural. É uma ferramenta que consiste na contratação de profissionais com o perfil alinhado à cultura e aos valores da empresa. Ele vai além da intuição dos gestores, tornando a triagem dos candidatos mais ágil e eficiente através das competências já pré-estabelecidas pelo RH. 

RH ESTRATÉGICO

Com todas as vantagens anteriores, o RH pode assumir um papel mais estratégico no R&S e em toda a organização, fator essencial no atual mundo corporativo. Os gestores passam a gastar menos tempo com os processos manuais e passam a ter mais tempo para lidar com análises mais completas sobre os candidatos, com novas técnicas para alcançar melhores resultados, entre outras soluções estratégicas.

COMO ESCOLHER O SEU SISTEMA DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?

Por fim, com base em tudo o que foi falado até agora, é hora de saber o que levar em conta na hora de escolher seu sistema de recrutamento e seleção. Vamos lá? É só seguir as dicas abaixo:

1. NÃO SE ATENTE AO PREÇO

Embora o preço seja importante, não é preciso utilizá-lo como fator decisivo principal. Os valores são importantes para fechar o negócio, mas busque um sistema de recrutamento que realmente se encaixe nas necessidades da sua empresa. Nem sempre o sistema mais caro oferece as melhores funcionalidades. Por isso, lembre-se sempre de avaliar o custo-benefício para tomar a melhor decisão. 

2. BUSQUE UM FORNECEDOR DE CONFIANÇA 

Ao comprar um sistema dessa natureza, naturalmente você iniciará um relacionamento com um novo fornecedor. Por isso, é importante encontrar alguém que transmita confiança, afinal, você recorrerá a ele sempre que surgirem dúvidas ou problemas técnicos.

Por isso, analise a qualidade desde o primeiro atendimento, as garantias oferecidas, o tipo de suporte disponibilizado e as intenções do fornecedor de educar e dar início a um relacionamento com seus funcionários.

3. OUÇA FEEDBACKS DE CLIENTES

Embora na prática o sistema pareça ser tudo o que sua empresa necessita, é preciso ter cautela. 

Busque a opinião de outros profissionais que já fizeram uso do sistema. Avalie a aprovação, tanto das funcionalidades quanto do relacionamento com o fornecedor. Assim, será possível ter uma visão mais ampla do produto. 

Caso não conheça nenhum cliente com acesso ao sistema de recrutamento e seleção ao qual você está inclinado a comprar, peça referências ao fornecedor. Isso aumenta as chances de você encontrar um case de sucesso.

4. ANALISE AS FUNCIONALIDADES 

Avalie se as funcionalidades do sistema estão adequadas e alinhadas às necessidades do setor de recursos humanos. Cada empresa funciona com suas peculiaridades e demandas diferentes. É fundamental buscar um sistema que se adeque o mais próximo possível do que o RH precisa.

Por exemplo: a principal necessidade atual do RH é otimizar o tempo gasto nos processos de R&S? Se sim, escolha um sistema de recrutamento e seleção que irá proporcionar toda essa agilidade. 

Talvez a dificuldade do RH seja a divulgação de vagas em locais estratégicos para atrair os melhores profissionais. Caso seja essa a demanda, busque um sistema que irá te oferecer essa funcionalidade. Lembre-se também de verificar a compatibilidade de integração com outros programas já utilizados pela empresa. Isso facilitará as rotinas de RH.

Seja quais forem as demandas, a escolha deve ser sempre baseada nas verdadeiras necessidades do setor. Um software pode conter muitos recursos e a maioria deles não ser útil aos gestores. Portanto, atente-se às funcionalidades! 

5. ESCOLHA UM SISTEMA QUE FACILITE O USO DOS PROFISSIONAIS

É sempre importante ter em mente que o sistema deve facilitar todas as etapas do processo de contratação, melhorar a interação entre candidatos e gestores, além de centralizar o comando de plataformas externas. Quanto mais simples e funcional o sistema mostrar em seu uso, melhor ele será. Por isso, não escolha sistemas que demonstram ter um uso difícil e complexo. 

6. SOLICITE UMA DEMONSTRAÇÃO

E por fim, em hipótese alguma compre um sistema de recrutamento e seleção sem nenhum tipo de teste ou demonstração. Esse é um erro que em hipótese nenhuma deve ser cometido. Procure uma empresa que forneça essa demonstração gratuita e com grande nível de suporte. Assim, é possível avaliar melhor as funcionalidades, usabilidade, modernidade e todos os recursos oferecidos. 

Lembre-se também de sempre esclarecer todas as suas dúvidas com o profissional do suporte técnico do sistema. Com todas essas dicas, você terá uma experiência positiva e de sucesso na hora de escolher o melhor sistema de recrutamento e seleção para a sua empresa!

O SISTEMA DA JOBCONVO PODE TE AJUDAR!

Nós, da JobConvo, temos um software de recrutamento e seleção repleto de funcionalidades capazes de otimizar todos os passos do processo de R&S. Isso desde a atração até a contratação de um colaborador através de sistemas totalmente configuráveis de acordo com as necessidades individuais de cada empresa. 

A JobConvo é considerada a plataforma líder em gestão para processo de seleção e recrutamento. Ao usar nosso sistema, você será capaz de:

Criar requisições

Tenha processos de requisições de vagas automatizados, podendo configurar fluxos de aprovação e editar aprovadores a qualquer momento. Visualize com facilidade quem está pendente para ser aprovado, qual o prazo para cada pessoa aprovar, quando as mensagens foram enviadas e o nível de serviço correspondente. 

A automatização dessa etapa permite que as informações necessárias para iniciar um processo seletivo estejam em um único lugar, podendo ser utilizadas novamente para os novos processos. Caso algum requisito mude, é só anexar os dados alterados.

Personalizar e automatizar etapas dos processos

O sistema de R&S da JobConvo é o mais completo do mercado. Com ele, é possível personalizar e automatizar cada etapa do processo. Além disso, é o único que permite ir da requisição até a admissão em um único lugar. E tudo isso 100% digital. Com isso, ele é capaz de reduzir até 40% do tempo médio gasto em processos de recrutamento e seleção.

Gestão com Inteligência Artificial

A JobConvo utiliza a inteligência artificial em seu sistema, evitando assim o uso de planilhas no Excel e processos manuais que demandam muito tempo do RH. O software conta com o parsing de currículos, OCR e Processamento de Linguagem Natural. 

Compartilhar vagas em diversos canais

O sistema JobConvo permite que o RH compartilhe as vagas em diversos canais de trabalho de forma simultânea, garantindo maior agilidade ao setor. Além disso, é possível configurar canais personalizados como universidades, blogs e sites. Por fim, os gestores também podem configurar grupos de canais por região, cidade ou até mesmo por assunto. Todos esses fatores otimizam o processo de divulgação.

Página de carreiras

Outra funcionalidade do sistema são as páginas de carreiras, que podem ser customizadas em poucos cliques. O recrutador possui dois links que irão auxiliar na atração de talentos: um para candidatos externos e outro apenas para candidatos internos.

Aplicar testes técnicos

Com o sistema JobConvo, os gestores conseguem aplicar testes técnicos e de personalidade, além de realizar a triagem com os resultados de forma ágil e eficiente. São disponibilizados testes prontos e também há a possibilidade do recrutador criar seus próprios testes, customizando-os com notas de corte e o tempo para cada resposta.

Fazer o Fit Cultural

O software também conta com a aplicação do Fit Cultural, analisando se os candidatos e colaboradores possuem o perfil ideal para trabalhar na organização. É importante lembrar que o sistema não só avalia a compatibilidade com os valores gerais da empresa, mas também de acordo com cada área específica.

Realizar e analisar vídeo entrevistas

Crie um roteiro estruturado de entrevista para que os candidatos respondam por vídeo ou faça uma videoconferência. Esses vídeos ficarão salvos, facilitando a análise e comparação entre os candidatos, o que consequentemente auxilia na tomada de decisão.

Analisar relatórios

Os relatórios e análises podem ser utilizados para refinar o processo de recrutamento. Os gestores têm acesso a indicadores importantes, como a fonte de onde vem os candidatos mais qualificados. Além disso, eles podem analisar relatórios de atividades para ajudar a equipe a melhorar ao longo do tempo no R&S.

Realizar a admissão digital

Com a JobConvo, é possível realizar a admissão 100% digital e online. Os profissionais podem enviar os documentos com mais facilidade e agilidade. Os gestores passam a contar com carta proposta online, contratos com assinatura digital, gestão dos contratados temporariamente, recebimento de alertas para os contratos que estão para vencer, dentre outras funcionalidades. 

Segurança

O sistema JobConvo é o mais seguro do mercado e todos os processos são regidos conforme as leis de proteção de dados, tanto Brasileira quanto internacional, a GDPR. 

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